Документальная проверка является ведущим методом контроля. Проверка документов это не только изолированное их рассмотрение. Из документов следует сделать ряд выводов и обобщений, основанных на увязке различных документов друг с другом, на их группировке, сопоставлении и противопоставлении.
При сплошной (несистематизированной) проверке документов в первую очередь подвергаются несистематизированному рассмотрению все документы по мере совершения операций, что позволяет, прежде всего, ознакомиться с предприятием и конкретным составом хозяйственных операций.
Это лишь начальная стадия работы, позволяющая установить отдельные неблагополучные места, выяснить те направления и пункты, по которым необходимо произвести в дальнейшем углубленную проверку. Вместе с тем несистематизированный сплошной просмотр документов позволяет ознакомиться с качеством документации, проверить подлинность и законность документов, выявить недоброкачественные документы, подлоги и нарушения.
|
|
Недоброкачественные документы, подлежащие выявлению, подразделяются на следующие группы;
а) неправильно или неполно оформленные документы (отсутствие необходимых реквизитов, в частности подписей; нарушение формы документа; нарушение требований, установленных законодательством – ФЗ «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ от 21.11.1996г.);
б) документы подложные, являющиеся орудием злоупотреблений и подлежащие исчерпывающему анализу.
Подложные документы не только не отражают действительность, но, наоборот, искажают ее. В зависимости от характера подложных документов складываются методы их рассмотрения и проверки. В этом плане большое значение имеет различие между подлогом материальным и интеллектуальным.
Подлог материальный заключается в обработке подлинного документа в целях изменения его содержания (подчистки, изменение или дополнение цифровых данных, исправление номера, даты, фамилии, подписание подлинного документа задним числом и т. д.) либо в изготовлении документа лицами, которые не имеют права его составить (фиктивные печати и подписи). Следовательно, при материальном подлоге должностные лица, имевшие право оформления документа, составили его правильно либо не участвовали в его составлении, а другие лица незаконно подчистили и изменили подлинный документ или сфабриковали новый документ, на что они не имели права.
Интеллектуальный подлог обычно содержится в документе, составленном формально правильно теми должностными лицами, которые имеют на это право: бухгалтерский отчет подписан начальником и главным бухгалтером, сводка подписана начальником планового отдела и начальником организации, справка выдана табельщиком, расчетно-платежная ведомость составлена бухгалтером и подписана руководителем и главным бухгалтером организации. Но недоброкачественность документов, в которых содержится интеллектуальный подлог, заключается в том, что эти данные носят заведомо неправильный характер и сознательно в преступных целях искажают действительность.
|
|
Подлог интеллектуальный требует для своего разоблачения более глубокого исследования; здесь необходимо сопоставление документов и учетных данных, относящихся к разным операциям, и сравнение их с действительностью.
Материальный подлог раскрывается методами анализа самого документа и его оснований с применением в отдельных случаях и более глубоких методов проверки. Нельзя противопоставлять эти две формы недостоверности документов: за дефектами оформленных документов может скрываться и интеллектуальный подлог.
Внешние признаки злоупотреблений
Внешние признаки недоброкачественных документов многообразны и не укладываются в какие-нибудь шаблоны. И, тем не менее, можно указать ряд общих признаков, выявленных в опыте ревизионной работы, которые могут быть симптомами злоупотреблений.
Документы без реквизитов или с упущениями в реквизитах (отсутствие номера и даты документа, каких-либо наименований, подписей и т. д.). Отсутствие номера и даты документа может означать повторное использование ранее проведенного, старого документа, сознательно составленного без номера и даты. Отсутствие адресов учреждений и лиц может означать подложный характер счетов, актов, нарядов и т. д., составление их от имени вымышленных лиц или организаций; попытка проверить отсутствующий на счете адрес приводит во многих случаях к выявлению вымышленного характера лица или организации либо установлению отсутствия их в данный момент.
Отсутствие номеров автомашин в документах о перевозке грузов может свидетельствовать о фиктивности или неправильном содержании документа, в котором эти номера не проставлены сознательно, чтобы не дать материалов для быстрой проверки.
По фактам нарушения соответствующих правил следует производить тщательную проверку с применением разных приемов.
Документы, оформленные не на бланке, без печати или с неясной печатью должны проверяться непосредственно в той организации, от которой они исходят. В особенности это относится к доверенностям, счетам, квитанциям и др.
Случай подчистки, изменения цифр (номеров, дат, сумм), следы прежней подшивки документа или внешний вид, свидетельствующий о давности документа, должны вызывать настороженность. Это может свидетельствовать о повторном незаконном использовании документа.
Взаимное несоответствие отдельных реквизитов: углового штампа и круглой печати, номера и даты документа (большой номер в начале года или, наоборот, малый номер в конце года), внутренние противоречия в содержании документа.
Хозяйственная жизнь и реально оформленный документ имеют свою определенную логику, которая в действительности обеспечивается автоматически; в подлоге же внутренняя логичность документа требует особой находчивости.
В подложных документах часто обнаруживались излишества в оформлении: большое количество виз, резолюций, подписей, не вызываемых необходимостью и требованиями инструкций. Лицо, совершающее подлог, стремится прикрыть внутреннюю несостоятельность документа внешними признаками законности и обоснованности.
Обстоятельством, сопутствующим подлогу, является отсутствие и должных приложений: первичных документов — при сводной ведомости, оснований для расчета — при соответствующей расчетной ведомости и т. п.
|
|
Отсутствие приложений может свидетельствовать о двух возможных явлениях: либо документов вовсе не было, и, следовательно, сводная ведомость была составлена без должного основания, либо подлинные документы изъяты, повторно использованы и находятся при другом ордере. Особенно распространены случаи неполноты имеющихся приложений, не выявленные потому, что ревизор пренебрег простой арифметической проверкой.
В различных документах, представленных одним и тем же лицом, но якобы исходивших от разных лиц и организаций, обнаруживались один и тот же почерк и схожие подписи. В расчетно-платежной ведомости, где перечислялись разные лица, были сходные расписки, которые, как показал опрос этих лиц, были фиктивными и учинены кассиром, присвоившим соответствующие суммы. Потом это было подтверждено графологической экспертизой.
Хотя ревизор — не графолог, а графическая экспертиза в случае необходимости должна производиться в особом порядке, тем не менее даже при самом беглом просмотре были обнаружены, следы подлогов: документы были сфабрикованы подотчетным лицом.
Решающим мероприятием по выявлению подлогов являются отбор сомнительных документов и фиксация на них внимания ревизора. Дальнейшая проверка уже не представляет больших трудностей. Подлоги остаются не разоблаченными лишь в случаях, когда к ним не было привлечено внимание ревизора.