Организация деловых совещаний, стили его проведения

Телефонные разговоры

Телефон является наиболее часто используемым и наиболее утомляю­щим средством коммуникации. Искусство пользования телефоном состоит в том, чтобы максимально реализовать предоставляемые им возможности.

Некоторые рекомендации по телефонным разговорам:

- если телефонный звонок отвлекает от важного дела, то следует либо
сразу снять трубку и вежливо попросить перезвонить, либо отключить теле­фонный аппарат;

- телефонную трубку по звонку снимает секретарь. В общей комнате с
подчиненными телефон помещают на столе младшего по должности, присое­динив параллельные аппараты;

- телефонную трубку следует снимать после первого звонка, но не поз­же четвертого;

- вести телефонный разговор следует вполголоса;

- сняв телефонную трубку, следует представиться или назвать органи­зацию, подразделение;

- если разговор с посетителем заканчивается, а в это время зазвонил те­лефон, то следует попросить телефонного собеседника немного подождать и
не вешать трубку;

- если разговор продлится еще долго и он достаточно серьезен, то сле­дует попросить звонящего перезвонить;

- не следует хранить молчание, слушая телефонного собеседника, а
подтверждать участие в беседе краткими нейтральными репликами;

- если во время телефонного разговора произошел сбой, то перезвани­вает тот, кто звонил.

Деловой телефонный разговор следует вести:

- вежливо как в храме;

- информативно как подача данных на компьютер;

- кратко как команда в атаку.

Деловое совещание - это процесс выработки коллективных управлен­ческих решений при участии нескольких лиц. Совещание отличается от соб­рания лишь количеством участников.

Классификация деловых совещаний:

- по тематике (административные, технические, кадровые, финансовые и др.);

- по основной задаче совещаний (проблемные, рабочие, информацион­ные, разъяснительные, учебные, инструктивные, оперативные);

- по форме (диктаторские, автократические, сегрегативные, дискусси­онные, свободные).

Основные правила подготовки и проведения совещаний:

- повестка дня заседания сообщается заранее и предоставляется доступ
к нужным материалам;

- выясняется мнение всех по обсуждаемым вопросам;

- относительно людей, чьи мнения противоречат, не делают оргвыводов;

- руководитель не обязательно председательствует на совещании сам;

- не должно быть многословия, повторения уже высказанных мыслей;

- затягивание заседаний для того, чтобы люди, устав спорить, приняли нужное решение, является запрещенным приемом;

- совещание - это не способ коллективной защиты от персональной от­ветственности;

- выступление, не законченное предложением, - пустая трата времени;

- на совещание приглашается минимальное число людей;

- на совещании не обязательно присутствие руководитель подразделе­ния, его может заменить заместитель;

- совещание - один из самых дорогостоящих видов управленческой
деятельности;

- регламент - закон совещания.