Документация органа местного самоуправления

Местного самоуправления. Общие требования

Рассматриваемый стандарт должен помочь органу местного самоуправления определить элементы, необходимые для документирования, внедрения и поддержки в рабочем состоянии системы менеджмента качества, постоянного повышения ее результативности и прозрачности.

Орган местного самоуправления должен определить область применения системы менеджмента качества. При определении процессов, необходимых для достижения запланированных результатов, постоянного улучшения и повышения удовлетворенности потребителей/граждан, поставляемая продукция и предоставляемые услуги должны быть идентифицированы и дифференцированы.

Орган местного самоуправления должен:

a) определять процессы, необходимые для поставки продукции и предоставления услуг, устанавливать критерии приемки (где применимо) и оценивать полученные результаты;

b) определять процессы, необходимые для системы менеджмента качества, обеспечивать их совместное, надежное и результативное функционирование;

c) определять последовательность и взаимодействие этих процессов (их взаимосвязь в терминах вход-выход);

d) определять критерии и методы, необходимые для обеспечения результативности как при осуществлении этих процессов, так и при управлении ими;

e) обеспечивать доступность ресурсов и информации, необходимых для поддержки этих процессов и их мониторинга;

f) проводить мониторинг, измерение и анализ этих процессов;

g) предпринимать меры, необходимые для достижения запланированных результатов и постоянного улучшения этих процессов.

Руководство органа местного самоуправления должно нести полную ответственность за процессы, в которых к выполнению работ привлечены третьи лица.

Например, некоторые услуги могут быть предоставлены неправительственными организациями, такими как коммерческие и некоммерческие товарищества.

При планировании документации системы менеджмента качества орган местного самоуправления должен учесть следующие факторы (при необходимости список может быть дополнен):

a) термины и определения, используемые органом местного самоуправления в соответствии с установленными требованиями;

b) политику органов власти различных уровней (включая местную, региональную и государственную политику);

c) применимые законы, стандарты и другие обязательные требования;

d) компетентность служащих;

e) разрабатываемые проекты, поставляемую продукцию и предоставляемые услуги.

Руководство по качеству органа местного самоуправления. Руководство по качеству - документ высшего уровня системы менеджмента качества. Основной его функцией является интерпретация и внедрение требований ИСО 9001 применительно к каждому органу местного самоуправления.

Руководство по качеству должно описывать область применения системы менеджмента качества, процессы органа местного самоуправления и их взаимодействие. Руководство по качеству должно включать в себя все установленные документированные процедуры или ссылки на них, необходимые для результативного функционирования системы менеджмента качества.

Руководство по качеству должно включать в себя:

- документированные процедуры, требуемые ИСО 9001;

- любые документированные процедуры, требуемые в соответствии с законодательством, установленными законодательными и/или обязательными требованиями к поставке продукции и предоставлению услуг (включая проекты);

- документированные процедуры и/или другую документацию, предоставляющие свидетельства прозрачности процессов органа местного самоуправления (например, при закупках).

Управление документацией органа местного самоуправления. Целью управления документацией является обеспечение доступности и сохранности документации системы менеджмента качества. Орган местного самоуправления должен установить документированную процедуру, предусматривающую:

a) обеспечение выпуска, пересмотра и одобрения внутренних документов, включая их идентификацию и статус пересмотра;

b) обеспечение управления внешними документами (например, политика применения юридических документов, действия в случае чрезвычайных ситуаций и другие); эти документы должны быть доступны общественности (при необходимости);

c) обеспечение доступа к документам подрядчиков (и других заинтересованных сторон) органа местного самоуправления, персонала (при необходимости).

Большинство документов, выпущенных органами местного самоуправления, - это общественные документы, поэтому увеличивается потребность в надежной процедуре управления документацией. Для снижения бюрократических процедур документы допускается вести в электронном виде. Документы могут быть в любых формах и на любом носителе: бумаге, видеозаписи, электронных и электромагнитных носителях и др.

Документация, необходимая для определения, руководства и управления поставкой продукции, предоставлением услуг, разработкой и внедрением проектов органа местного самоуправления, также подлежит управлению. Выпущенная ранее внутренняя документация должна быть проанализирована, пересмотрена и одобрена для обеспечения ее адекватности и применимости.

Информация о пересмотре публикаций, инструкций, дополнительных форм или других источников данных, необходимая для предоставления услуг, подлежит управлению и прослеживанию в соответствии с процессом проектирования и разработки или управления изменениями.

Процедуры управления рабочими программами, планами или услугами, применяемые формы для услуг, пропусков или платежей, инструкции по заполнению форм, подготовке отчетов и т.д. следует поддерживать в рабочем состоянии для того, чтобы необходимая документация была актуализирована и доступна в полном объеме.

Все вышеизложенные меры позволяют сократить срок обработки документов (см. Рис. 3.12)

Рисунок 3.12 Сокращение сроков обработки документов

Управление записями в органе местного самоуправления. Запись - специальный вид документа, обеспечивающий информацию о деятельности, выполненной органом местного самоуправления, и обычно сохраняемый как доказательство результатов, полученных на каждой стадии функционирования процессов органа местного самоуправления. Это особенно важно для органа местного самоуправления, который должен демонстрировать прозрачность своей деятельности и нести за нее ответственность перед потребителями/гражданами.

Орган местного самоуправления должен обратить внимание на время задержки и доступность записей, установленные в соответствии с законодательными или обязательными требованиями.

Для органа местного самоуправления может возникнуть необходимость в определении руководящих принципов, ориентированных на обеспечение конфиденциальности записей о некоторых потребителях/гражданах и/или записей других видов (например, пропуска, залоговое удержание, льготы оплаты, штрафы и т.д.).

Примеры записей, которые могут быть частью системы менеджмента качества органа местного самоуправления:

a) данные о потребностях населения;

b) выходные данные процесса проектирования и разработки;

c) заполненные контрольные листки:

- достижения и заключительные отчёты по планам, программам и проектам;

- предоставленные пропуска;

- предоставленные льготы по оплате;

- оценка персонала;

- оценка поставщиков;

- оценка инфраструктуры;

- продвижение работ;

d) оценка влияния деятельности органа местного самоуправления;

e) утеря, порча или неадекватное использование документации;

f) заявления или претензии.

Из опыта муниципального управления г. Шахты известно, что принимаемые меры сокращают рассмотрение заявлений и документов, выполнение топографических работ, подготовку распоряжений их распечатку и подготовку договора аренды