Организация оперативного хранения документов
С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и ответственные за делопроизводство этих подразделений обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
При смене руководителя ОДО проводится прием-передача дел, формируемых и хранящихся в ОДО, по номенклатурам дел за соответствующие годы. Прием-передача оформляется актом (приложение 40).
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя таможенного органа по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя таможенного органа с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
|
|
В целях своевременного приема от структурных подразделений и хранения документов Государственной части Архивного фонда Российской Федерации, документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, обеспечения их учета, упорядочения, сохранности, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение таможенный орган образует архив, который обеспечивается необходимыми помещением, оборудованием и кадрами.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу ОДО и ответственных за делопроизводство структурных подразделений по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел, актов о выделении к уничтожению документов и дел.
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ
1. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания, экспертизы и т.д.)
2. Архивная копия
3. Архивная справка
4. Доверенности (на получение товарно - материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.)
5. Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно - техническом сотрудничестве, аренде помещений, производстве работ и т.д.)
6. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.)
7. Заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.)
8. Командировочные удостоверения
9. Образцы оттисков печатей и подписей сотрудников, имеющих право совершения финансово - хозяйственных операций
|
|
10. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.)
11. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные - сводные, в банк, на получение инвалюты со счетов, перевод валюты, на импорт и т.д.)
12. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.)
13. Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк)
14. Сметы расходов (на содержание аппарата управления, калькуляцию к договору и т.д.)
15. Соглашения
16. Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований на зарплату, начисленной и причитающейся зарплате и т.д.)
17. Спецификации (изделий, продукции и т.д.)
18. Титульные списки
19. Удостоверения
20. Штатные расписания
Коллегия Коллегия
(наименование таможенного управления) (наименование организации)
ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ
___________ N ____ ___________ N ____
РЕШЕНИЕ
Москва
Заголовок
Текст
Наименование должности, Наименование должности,
подпись, инициалы, подпись, инициалы,
фамилия фамилия
Образец оформления совместного решения коллегий
таможенного управления и другой организации
ЗАКАЗ N _____
НА МАШИНОПИСНЫЕ РАБОТЫ
Фамилия исполнителя ____________________ N телефона ______________
Отдел ____________________________________________________________
__________________________________________________________________
(наименование работы)
напечатать ______________ экз. с интервалом ______________________
Подпись руководителя отдела ___________________ Дата _____________
Исполнила машинистка __________________________ Дата _____________
Форма оригинала __________________________________________________
(рукопись, печатный текст)
Количество напечатанных страниц __________________________________
Категория сложности работы _______________________________________
Расписка в получении _________________________________________
Зав. машбюро
00.00.00. подпись расшифровка подписи
Форма бланка заказа на машинописные работы
Приложение 11
к п. 3.6.16
ЗАКАЗ - НАРЯД N _______
НА РАЗМНОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
Отдел _____________________ Исполнитель __________________________
Краткое наименование документа | Номер документа | Кол-во листов | Тираж | Примечание |
Начальник отдела подпись
Начальник отдела
документационного
обеспечения подпись
Начальник отдела специнформации
(для документов с грифом
"Для служебного пользования") подпись
Форма бланка заказа на размножение документов
Приложение 12
к п. 3.6.16
N п / п | Показания счетчика - накопителя | Наименование документа или его реквизиты | Кол-во стра- ниц ориги- нала | Тираж | Объем | Работу выпол- нил | Оригинал и копии получил | |
начало работы | конец работы | |||||||
Форма журнала регистрации поступления
и выполнения заказов на копировально - множительные
работы
Приложение 13
к п. 3.8.2
ЗАМ. НАЧАЛЬНИКА МОСКОВСКОЙ ВЫСТАВОЧНОЙ ТАМОЖНИ
ТРОФИМЕНКО Ю.И.=
ВАМ РАЗРЕШАЕТСЯ ОТПУСК 10 АВГУСТА 387
ЗАМ. НАЧАЛЬНИКА МТУ СЕМИЖЕН- (подпись)
─────────────────────────────
31.07.95
Фамилия исполнителя 000 00 00
Образец телетайпограммы
Приложение 14
к пп. 3.8.2 и 3.8.3
ЖУРНАЛ
РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ТЕЛЕТАЙПОГРАММ (ФАКСОГРАММ)
NN п / п | Адресат (куда, кому) | Составитель документа (наименование подразделения, фамилия исполнителя) | Содержание | Расписка исполнителя в получении копии |
ЖУРНАЛ
РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ТЕЛЕТАЙПОГРАММ (ФАКСОГРАММ)
N п/ п | Время приема | Откуда (наименование организации) | Кому (наименование подразделения) | Содержание | Расписка в получении |
Приложение 15
к п. 3.8.4
ТЕЛЕФОНОГРАММА
00.00.00 N ___ 12 ч. 30 м.
(для исходящих)
|
|
Заместителю директора
издательства........
Фамилия И.О.
тел.: 211 00 00
Прошу направить 15 июля 1998 года к 10 часам утра представителя для согласования условий договора.
Заместитель начальника
управления подпись В.Г.Крылов
Передал: _____________________________________
(должность, фамилия, номер телефона)
Принял: ______________________________________
(должность, фамилия, номер телефона)
Дата, время
(для входящих)
Образец телефонограммы
Приложение 16
к пп. 4.3.2 и 4.3.3
ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ ОТДЕЛОМ
(ОТДЕЛЕНИЕМ) ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
И ПЕРЕДАВАЕМЫХ В СТРУКТУРНЫЕ
ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ПО РЕЕСТРУ
1. Письма - ответы на запросы таможенного органа <*>.
--------------------------------
<*> Данные об ответном документе фиксируются в порядке дополнения к регистрируемым записям на соответствующий инициативный документ.
2. Письма, присланные в копии для сведения.
3. Копии постановлений по делам о контрабанде, заводимых в таможнях <**>.
4. Копии протоколов и постановлений о нарушениях таможенных правил <**>.
5. Решения арбитражных и народных судов <**>.
6. Телеграммы и письма о разрешении командировок, отпусков.
7. Сводки и информации, присланные для сведения.
8. Бухгалтерские документы <**>.
9. Научные отчеты по темам.
10. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты <**>.
--------------------------------
<**> Документы, перечисленные в п. п. 3 - 5, 8, 10, подлежат специальному учету в соответствующих подразделениях таможенного органа (бухгалтерии, отделе по борьбе с контрабандой и др.).
Приложение 17
к п. 4.3.3
__________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения управления, таможни)
__________________________________________________________________
Наименование документа | Номер документа | От кого получен документ | Фамилия сотрудника структурного подраз- деления, получившего документ для исполнения <*> | Подпись |
Сдал: Принял:
Дата
--------------------------------
<*> Указанная графа заполняется в структурном подразделении на 2-м экземпляре реестра.
Форма реестра учета документов
|
|
Приложение 18
к пп. 4.3.2 и 4.3.3
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ В ОТДЕЛЕ
(ОТДЕЛЕНИИ) ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И СЛУЖБОЙ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ДРУГИХ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ
1. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
2. Графики, наряды, заявки, разнарядки <*>.
3. Учебные планы, программы. Копии <*>.
4. Аттестационные листы, кадровые справки и т.п. <*>.
5. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т.п.
6. Прейскуранты, курсы валют. Копии.
7. Нормы расхода материалов.
8. Поздравительные письма и пригласительные билеты.
9. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени) <*>.
10. Формы статистической отчетности <*>.
--------------------------------
<*> Документы, перечисленные в п. п. 2 - 4, 9, 10, подлежат специальному учету в соответствующих подразделениях таможенного органа (службе снабжения, отделе кадров, юридическом отделе, бухгалтерии и др.).
Приложение 19
к п. 4.3.6
_________ 001 _________ 011 ________ 021 ________ 031 ________ 041
_________ 002 _________ 012 ________ 022 ________ 032 ________ 042
_________ 003 _________ 013 ________ 023 ________ 033 ________ 043
_________ 004 _________ 014 ________ 024 ________ 034 ________ 044
_________ 005 _________ 015 ________ 025 ________ 035 ________ 045
_________ 006 _________ 016 ________ 026 ________ 036 ________ 046
_________ 007 _________ 017 ________ 027 ________ 037 ________ 047
_________ 008 _________ 018 ________ 028 ________ 038 ________ 048
_________ 009 _________ 019 ________ 029 ________ 039 ________ 049
_________ 010 _________ 020 ________ 030 ________ 040 ________ 050
Форма "шахматки" для регистрации входящих и исходящих документов
Приложение 20
к п. 4.3.7
┌─────────┬──────────────┬─────────────────────┬─────────────────┐
│N док-та │Дата док-та │ Дата поступл. │ Вход. N │
├─────────┴──────────────┴─────────────┬───────┴─────────────────┤
│Корреспондент │N дела, в которое подшит │
│ │документ после исполнения│
├──────────────────────────────────────┤(отметка о направлении в │
│Кому │дело) │
├──────────────────────────────────────┴─────────────────────────┤
│Наименование вида документа, заголовок или краткое содержание │
│ │
│ │
│Кол-во листов │
├────────────┬─────────────────────────┬─────────────────────────┤
│Резолюция │ Срок исполнения │ Расписка и дата │
│ ├─────────────────────────┤ │
│ │ Исполнитель │ │
└────────────┴─────────────────────────┴─────────────────────────┘
Лицевая сторона
┌───────────────────────┬────────────────────┬───────────────────┐
│Исполнитель │ Дата │ Исх. N │
├───────────────────────┴──────────────┬─────┴───────────────────┤
│Кому │N дела, в которое подшит │
│ │исх. документ (отметка о │
├──────────────────────────────────────┤направлении в дело) │
│Кем подписан │ │
├──────────────────────────────────────┴─────────────────────────┤
│Наименование вида документа, заголовок, содержание или отметка │
│об исполнении │
│ │
│Кол-во листов │
├──────────────────────────────────────┬─────────────────────────┤
│Отметки о ходе исполнения │ Расписка и дата │
│ │ │
└──────────────────────────────────────┴─────────────────────────┘
Оборотная сторона
ПРАВИЛА
ЗАПОЛНЕНИЯ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ РЕГИСТРАЦИОННОЙ
КАРТОЧКИ
┌──────────────────────────────┬─────────────────────────────────┐
│ Реквизиты │ Пояснения по заполнению │
├──────────────────────────────┼─────────────────────────────────┤
│Автор (корреспондент) │При регистрации поступающего│
│ │документа записывается│
│ │наименование организации (лица) -│
│ │автора документа. При регистрации│
│ │отправляемых документов│
│ │записывается наименование│
│ │таможенного органа (должностного│
│ │лица) - корреспондента. │
│ │ │
│Дата документа │Дата, присвоенная документу│
│ │организацией - автором: число,│
│ │месяц, год - тремя парами│
│ │арабских цифр. │
│ │ │
│N документа │Номер, присвоенный документу│
│ │организацией - автором,│
│ │переносится с поступившего│
│ │документа. │
│ │ │
│Дата поступления │Дата поступления документа в│
│ │таможенный орган переносится с│
│ │регистрационного штампа. │
│ │ │
│Вход. N (номер поступления) │Номер, присвоенный документу│
│ │таможенным органом - получателем,│
│ │переносится из регистрационного│
│ │штампа. │
│ │ │
│Наименование вида документа, │Заполняется в соответствии с│
│заголовок или краткое │наименованием вида│
│содержание │регистрируемого документа (кроме│
│ │писем). Переносится заголовок,│
│ │сформулированный на документе. │
│ │ │
│Резолюция │Переносится с документа основное│
│ │содержание поручения, автор и│
│ │дата резолюции, исполнитель. │
│ │ │
│Срок исполнения │Проставляются число, месяц, год -│
│ │тремя парами арабских цифр. При│
│ │регистрации отправляемого│
│ │инициативного документа│
│ │записывается дата ожидаемого│
│ │ответа. │
│ │ │
│Отметки о ходе исполнения │Фиксируются отметки о контроле за│
│ │сроками исполнения (даты проверки│
│ │и причины задержки исполнения│
│ │документа). Графа может быть│
│ │использована для отражения│
│ │движения документа. │
│ │ │
│N дела, в которое подшит │Номер дела, в которое подшит│
│документ после исполнения │после исполнения входящий│
│(отметка о направлении в дело)│документ в соответствии с│
│ │номенклатурой дел ("В дело│
│ │N..."). │
│ │ │
│Исх. N (номер отправления) │Номер, присвоенный документу│
│ │таможенным органом -│
│ │отправителем, переносится с│
│ │отправляемого (ответного)│
│ │документа. │
│ │ │
│Наименование вида ответного │Заполняется в соответствии с│
│или инициативного документа, │наименованием вида│
│заголовок, содержание или │регистрируемого документа (кроме│
│отметка об исполнении │писем). Переносится заголовок,│
│ │сформулированный на документе,│
│ │или краткая запись решения│
│ │вопроса по существу. │
│ │ │
│N дела, в которое подшит │Номер дела, в которое подшит│
│исходящий документ (отметка о │исходящий ответный или│
│направлении в дело) │инициативный документ в│
│ │соответствии с номенклатурой дел│
│ │("В дело N..."). │
└──────────────────────────────┴─────────────────────────────────┘
Приложение 21
к п. 4.5.3
СВЕДЕНИЯ
о документообороте _______________________________________________
(наименование управления, таможни, таможенного
____________________________________ за _______ квартал 199_ г.
поста со статусом юридического лица)
┌────────────────────────────────┬────────────┬─────────────┬────┐
│ Вид документа │ Квартал │ Квартал │ %% │
│ │ предыдущего│текущего года│ │
│ │ года │ │ │
├────────────────────────────────┼────────────┼─────────────┼────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │
├────────────────────────────────┼────────────┼─────────────┼────┤
│1. Входящие документы │ │ │ │
│ │ │ │ │
│1.1. Законы, решения,│ │ │ │
│постановления, распоряжения и│ │ │ │
│иные нормативные правовые акты│ │ │ │
│субъекта Российской Федерации,│ │ │ │
│органов местного самоуправления │ │ │ │
│ │ │ │ │
│1.2. Документы вышестоящих│ │ │ │
│таможенных органов: │ │ │ │
│ │ │ │ │
│- приказы ГТК России │ │ │ │
│- распоряжения ГТК России │ │ │ │
│- письма, телеграммы,│ │ │ │
│телетайпограммы, факсограммы ГТК│ │ │ │
│России │ │ │ │
│- приказы РТУ │ │ │ │
│- распоряжения РТУ │ │ │ │
│- письма, телеграммы,│ │ │ │
│телетайпограммы, факсограммы РТУ│ │ │ │
│ │ │ │ │
│1.3. Другие документы: │ │ │ │
│- письма, телеграммы,│ │ │ │
│факсограммы организаций,│ │ │ │
│учреждений, государственных и│ │ │ │
│иных предприятий, банков, др.│ │ │ │
│структур │ │ │ │
│- письма, телеграммы,│ │ │ │
│телетайпограммы, факсограммы│ │ │ │
│организаций таможенной системы │ │ │ │
│- обращения граждан (письма,│ │ │ │
│заявления, жалобы) и депутатов │ │ │ │
│ │ │ │ │
│1.4. Документы с грифом "Для│ │ │ │
│служебного пользования" │ │ │ │
│ │ │ │ │
│Итого │ │ │ │
│ │ │ │ │
│2. Исходящие документы │ │ │ │
│ │ │ │ │
│2.1. Письма в органы местного│ │ │ │
│самоуправления │ │ │ │
│ │ │ │ │
│2.2. Документы в вышестоящие│ │ │ │
│таможенные органы: │ │ │ │
│ │ │ │ │
│- письма, телеграммы,│ │ │ │
│телетайпограммы, факсограммы в│ │ │ │
│ГТК России │ │ │ │
│- письма, телеграммы,│ │ │ │
│телетайпограммы, факсограммы в│ │ │ │
│РТУ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│2.3. Другие документы: │ │ │ │
│ │ │ │ │
│- письма, телеграммы,│ │ │ │
│факсограммы, направленные│ │ │ │
│организациям, учреждениям,│ │ │ │
│государственным и иным│ │ │ │
│предприятиям, банкам, др.│ │ │ │
│структурам │ │ │ │
│- письма, телеграммы,│ │ │ │
│телетайпограммы, факсограммы,│ │ │ │
│направленные организациям│ │ │ │
│таможенной системы │ │ │ │
│- письма гражданам и депутатам │ │ │ │
│ │ │ │ │
│2.4. Документы с грифом "Для│ │ │ │
│служебного пользования" │ │ │ │
│ │ │ │ │
│Итого │ │ │ │
│ │ │ │ │
│3. Внутренние документы: │ │ │ │
│- приказы по основной│ │ │ │
│деятельности │ │ │ │
│- приказы по личному составу │ │ │ │
│- распоряжения │ │ │ │
│- протоколы заседаний коллегии │ │ │ │
│- протоколы совещаний, заседаний│ │ │ │
│- докладные записки │ │ │ │
│- грузовые таможенные декларации│ │ │ │
│- декларации таможенной│ │ │ │
│стоимости │ │ │ │
│- лицензии │ │ │ │
│- постановления по делам о НТП │ │ │ │
│- справки, заключения, отчеты,│ │ │ │
│сводки │ │ │ │
│- документы с грифом "Для│ │ │ │
│служебного пользования" │ │ │ │
│- и др. │ │ │ │
│ │ │ │ │
│Итого │ │ │ │
│ │ │ │ │
│Всего <*> │ │ │ │
│ │ │ │ │
│4. Количество документов и│ │ │ │
│листов (через дробь),│ │ │ │
│отпечатанных в машбюро │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│5. Количество документов и│ │ │ │
│листов (через дробь),│ │ │ │
│размноженных на ксероксе │ │ │ │
│ │ │ │ │
└────────────────────────────────┴────────────┴─────────────┴────┘
--------------------------------
<*> По каждой группе документов целесообразно учитывать и их тираж, цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах.
Начальник отдела (отделения) расшифровка
документационного обеспечения подпись подписи
Форма примерной сводки о документообороте
таможенного органа
Приложение 22
к п. 5.3.1
ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ КОНТРОЛЮ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ,
С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ИСПОЛНЕНИЯ
Запросы, письма членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, выборных органов местного самоуправления
- безотлагательно (не требующие дополнительного изучения и проверки);
- до 20 дней - для членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов выборных органов местного самоуправления.
Приказы, распоряжения ГТК России и др. таможенных органов
- согласно указанному в них сроку;
Решения коллегий ГТК России и таможенных управлений
- согласно указанному в них сроку;
Письма - поручения и письма - запросы ГТК России и др. таможенных органов
- к указанному в них сроку или в течение 10 дней;
Письма учреждений, организаций и предприятий с резолюцией руководства таможенного органа
- 10 дней (не требующие дополнительной проработки с участием других таможенных органов и т.п.);
Исходящие инициативные документы по основным вопросам деятельности таможенного органа
- согласно указанному в них сроку;
Обращения граждан
- безотлагательно (не требующие дополнительного изучения и проверки);
- до 1 месяца;
Заявления, жалобы военнослужащих и членов их семей
- безотлагательно, не позднее 7 дней со дня поступления (не требующие проверки);
- до 15 дней;
Телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы
- от 2 до 5 дней;
Сообщения, опубликованные в средствах массовой информации, теле- и радиопередачах
- не позднее двух недель.
Приложение 23
к п. 5.4.2
СВЕДЕНИЯ
ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТОВ ПО СОСТОЯНИЮ
НА _______________
N п/ п | Наименование вида, N и дата, заголо- вок (краткое со- держание) докумен- та (неисполненно- го, исполненного с нарушением срока и т.п.) | Всего поставлено на контроль | Исполнено | Находятся на исполнении | ||
в срок | с нару- шением срока | всего | с истекшим сроком исполнения | |||
Примечания. 1. Последовательность расположения граф может меняться.
2. Сведения, отраженные в графах и 2 и 3, могут быть представлены в различных формах и вариантах:
в виде отдельных самостоятельных таблиц;
по структурным подразделениям; по входящим и внутренним (приказам, протоколам, докладным запискам) документам; с различными процентными соотношениями - сколько всего поступило документов (из них взято на контроль, по сравнению с предыдущим периодом) и т.д.;
или с сочетанием различных вариантов.
Примерная форма справки о состоянии исполнения документов
Приложение 24
к п. 7.7.2
ФОРМА
РЕГИСТРАЦИОННО - КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОЧКИ
(указания по заполнению прилагаются)
ОБРАЗЕЦ РЕГИСТРАЦИОННО - КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОЧКИ
┌────────┬───────────┬─────────────┬─────────────────────────────┐
│N док-та│Дата док-та│Дата поступл.│Вход N │
├────────┴───────────┴─────────────┴─────┬───────────────────────┤
│Корреспондент │N дела, в которое │
│ │подшита жалоба после │
│ │исполнения │
├────────────────────────────────────────┤(отметка о │
│Кому │направлении в дело) │
│ │ │
├────────────────────────────────────────┴───────────────────────┤
│Наименование вида документа и краткое содержание │
│ │
│Кол-во листов │
├────────────┬───────────────────────────┬───────────────────────┤
│Резолюция │Срок исполнения │Расписка и дата │
│ │ │ │
│ ├───────────────────────────┤ │
│ │Исполнитель │ │
│ │ │ │
└────────────┴───────────────────────────┴───────────────────────┘
Лицевая сторона
┌────────────────────┬──────────────┬────────────────────────────┐
│Исполнитель │Дата │Исх. N │
├────────────────────┴──────────────┼────────────────────────────┤
│Кому │N дела, в которое подшит │
│ │ответ на жалобу (отметка о │
├───────────────────────────────────┤направлении в дело) │
│Кем подписан │ │
│ │ │
├───────────────────────────────────┴────────────────────────────┤
│Краткое содержание или отметка об исполнении │
│ │
│Кол-во листов │
├────────────────────────────────────────┬───────────────────────┤
│Отметки о ходе исполнения │ Расписка и дата │
│ │ │
└────────────────────────────────────────┴───────────────────────┘
Оборотная сторона
УКАЗАНИЯ
ПО ЗАПОЛНЕНИЮ РЕГИСТРАЦИОННО - КОНТРОЛЬНОЙ
КАРТОЧКИ (РКК) <*>
-------------------------------
<*> При необходимости отражения в карточке сведений о предыдущих (повторных) обращениях, ходе исполнения, отметок о промежуточном ответе или дополнительном запросе, контрольных отметок (о напоминаниях, состоянии исполнения и т.п.) заводится продолжение регистрационно - контрольной карточки (заполняется еще один экз. РКК).
Лицевая сторона регистрационно - контрольной карточки
Корреспондент - фамилия, имя, отчество, место
жительства или работы, телефон
заявителя или заявителей; для писем
без подписи делается запись - "без
подписи", для коллективных - "Гр".
N документа - номер и дата сопроводительного
Дата документа письма организации, переславшей
обращение.
Дата поступления - дата поступления обращения и его
Вход. N регистрационный номер.
Наименование вида документа - предложение, заявление или жалоба
и краткое содержание (если прислано с сопроводительным
письмом, то указывается наименование
организации, переславшей обращение)
и их краткое содержание.
Резолюция - переносится с документа. Здесь же
указывается автор резолюции -
должность, фамилия и инициалы
руководителя, дата.
Срок исполнения - указывается в соответствии с
резолюцией или сроками исполнения,
устанавливаемыми законодательством.
Исполнитель - наименование таможни, таможенного
поста или отдела, отвечающих за
разрешение обращения.
Оборотная сторона регистрационно - контрольной
карточки
Исполнитель - фамилия, инициалы и телефон
непосредственного исполнителя.
Дата - дата и регистрационный номер
Исх. N документа, содержащего окончательное
решение.
Кому (адресат) - указываются все адресаты, которым
послан документ с окончательным
решением.
Краткое содержание или - заголовок ответного документа с
отметка об исполнении указанием принятого решения
(удовлетворено, отказано,
разъяснено).
N дела, в которое подшит - должность, фамилия и инициалы
ответ на обращение (отметка руководителя, принявшего решение о
о направлении в дело) направлении в дело обращения; номер
дела по номенклатуре (проставление
после завершения разрешения и
подшивки в дело).
Приложение 25
к п. 7.9.2
СВЕДЕНИЯ
О ПОСТУПИВШИХ ОБРАЩЕНИЯХ (ПРЕДЛОЖЕНИЯХ, ЗАЯВЛЕНИЯХ,
ЖАЛОБАХ) ГРАЖДАН ЗА ___ КВ. 199_ Г.
Всего посту- пило обра- щений | В том числе | Результаты исполнения | |||||||||
от граж- дан РФ | от инос- тран- ных граж- дан | пов- тор- ных | кол- лек- тив- ных | конт- роль- ных | поло- жи- тель- ный ответ | от- ка- за- но | разъ- ясне- но | направ- лено в тамо- женные органы и дру- гие органи- зации для испол- нения и ответа | рас- смот- рено с вы- ездом на место | дру- гие | |
Основные вопросы, затронутые в обращениях
┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│1. │
│ │
│ │
│2. │
│ │
│ │
│3. │
│ │
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘
СВЕДЕНИЯ
О ПРИЕМЕ ГРАЖДАН
ЗА ___ КВ. 199_ Г.
Всего при- нято граж- дан | В том числе | Результаты приема | |||||
граж- дан РФ | инос- тран- ных граж- дан | пов- тор- ный прием граж- дан | принято заявлений (жалоб) | разъ- ясне- но | направлены в таможенные органы и другие органи- зации | ||
из них | |||||||
поло- жи- тель- ное реше- ние | от- ка- за- но | ||||||
Основные вопросы, затронутые на личном приеме
┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 1. │
│ │
│ │
│ 2. │
│ │
│ │
│ 3. │
│ │
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Приложение 26
к п. 8.2
Наименование таможенного органа ______________________________
Наименование отдела __________________________________________
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
______________________________
(место составления)
НА ____ ГОД
Название раздела | ||||
Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню <*> | Примеча- ние |
--------------------------------
<*> Название перечня и его выходные данные.
Наименование должности подпись расшифровка
руководителя отдела подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Заведующий архивом Подпись расшифровка
подписи
Дата
Форма номенклатуры дел отдела таможенного органа
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году в отделе
По срокам хранения | Всего | В том числе | |
переходящих | с отметкой "ЭПК" | ||
постоянного
──────────────────────────────────────────────────────────────────
временного
(свыше 10 лет)
──────────────────────────────────────────────────────────────────
временного
(до 10 лет включительно)
──────────────────────────────────────────────────────────────────
Итого:
──────────────────────────────────────────────────────────────────
Наименование должности подпись расшифровка
ответственного за подписи
делопроизводство
Дата
Итоговые сведения переданы в отдел (отделение)
документационного обеспечения.
Наименование должности подпись расшифровка
передавшего сведения подписи
Дата
Форма итоговой записи к номенклатуре дел
отдела таможенного органа
Приложение 27
к п. 8.2
Наименование таможенного органа УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ руководителя
__________________________ таможенного органа
(место составления)
подпись инициалы,
фамилия
на ____ год дата
____________________________________
Название раздела
Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню <*> | Примеча- ние |
--------------------------------
<*> Название перечня и его выходные данные.
Начальник отдела (отделения) подпись расшифровка
документационного обеспечения подписи
Дата
Виза зав. архивом
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК таможенного Протокол ЭПК архивного
органа учреждения
от ___________ N _______ от ___________ N _____
Форма номенклатуры дел таможенного органа
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году в таможенном органе
По срокам хранения | Всего | В том числе | |
переходящих | с отметкой "ЭПК" | ||
постоянного
──────────────────────────────────────────────────────────────────
временного
(свыше 10 лет)
──────────────────────────────────────────────────────────────────
временного
(до 10 лет включительно)
──────────────────────────────────────────────────────────────────
Итого:
──────────────────────────────────────────────────────────────────
Начальник отдела (отделения) подпись расшифровка
документационного обеспечения подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности подпись расшифровка
передавшего сведения подписи
Дата
Форма итоговой записи к номенклатуре дел таможенного органа