Принципы создания и классификация экономических информационных систем
При создании ЭИС применяют соответствующие принципы.
Первым и основополагающим из них является принцип системного подхода. Системный подход сосредоточивает внимание на объекте как на едином целом, а не на частях, взятых отдельно. При таком подходе в процессе создания любой ЭИС выполняются следующие этапы:
• определение целей системы;
• выработка требований к системе, т.е. границ объекта управления;
• определение функциональных подсистем, их структуры и задач в общей системе управления;
• выявление и анализ связей между подсистемами;
• установление порядка функционирования всей системы в целом и ее динамики.
Принцип решения новых задач означает, что эффективность ЭИС повышается при решении задач, которые при традиционной ручной технологии управления невозможно решить или можно решить с недостаточной точностью. К числу этих задач относятся задачи оптимизации, а также задачи, решаемые вручную приближенно и по упрощенной методике.
Принцип первого руководителя состоит в том, что разработку и внедрение ЭИС нужно проводить под непосредственным руководством первого руководителя объекта. Всякая попытка передоверить создание ЭИС второстепенным лицам неизбежно приводит к тому, что система не дает ожидаемого эффекта.
Согласно принципу непрерывного развития системы при проектировании ЭИС необходимо предусмотреть возможность быстро реагировать на возникновение новых задач управления и совершенствовать уже внедренные задачи в процессе изменения объекта.
Принцип согласованности пропускных способностей отдельных частей системы означает необходимость достижения такого условия, при котором пропускная способность каждого последующего звена должна быть не меньше пропускной способности предыдущего звена.
Принцип типизации предполагает максимальное использование при создании ЭИС экономически оправданных типовых проектных решений.
В соответствии с принципом автоматизации документооборота следует автоматизировать не только расчеты, но и оформление документов, сбор и передачу исходных данных и результатов расчетов.
Принцип однократности ввода данных в ЭВМ, согласно которому предусматривается однократный ввод данных и многократное их использование.
Кроме этих основных принципов при разработке ЭИС руководствуются также принципами координации усилий разработчика и заказчика, единства дальних и ближних целей создания ЭИС, гибкости разработки различных средств, предназначенных для сбора, обработки и выдачи информации.
Для большинства ЭИС особое значение имеет проблема надежности и живучести системы. ЭИС должна обладать способностью компенсировать последствия нарушений и повреждений отдельных элементов системы.
В основу классификации ЭИС можно положить следующие признаки:
• уровень действия (государственные, региональные, муниципальные, системы объединений, предприятий или фирм);
• сфера применения или предметная область (бухгалтерские, статистические, налоговые информационные системы и т.д.);
• степень интеграции (многоуровневая или корпоративная);
• назначение или характер объектов управления (административное, производственное, социальное и др.);
• степень автоматизации (ручные, автоматизированные и автоматические);
• способ обработки информации (централизованная, децентрализованная и др.);
• характер получаемой информации (информационно-справочная, информационно-советующая, управляющая).
Выделяют функциональную и обеспечивающую части ЭИС.
Функциональная часть ЭИС, реализующая экономико-организационную модель управления объектом, состоит из ряда подсистем. Декомпозиция ЭИС на отдельные подсистемы базируется на двух подходах.
При структурном подходе декомпозиция выполняется исходя из структурной организации объекта управления, т. е. подсистемы выделяются в соответствии с подразделениями и службами на объекте управления (например, отдел маркетинга, бухгалтерия, производственные цеха и т. д.)
При функциональном подходе выделяют подсистемы по одному или нескольким признакам, характеризующим функции управления. К ним относятся фазы управления (планирование, учет, анализ, регулирование и т.п.), периоды (циклы) управления, уровни управления, вид управляемого ресурса и др.
Обеспечивающая часть ЭИС представляет собой комплекс взаимосвязанных средств определенного вида, состоящих из информационного, лингвистического, технического, программного, математического, организационного, правового и эргономического обеспечения.
Информационное обеспечение ЭИС включает в себя систему классификации и кодирования информации, систему нормативно-справочной и оперативной документации, а также информационную базу.
Всю информацию ЭИС подразделяют на входную, выходную и промежуточную. Входную информацию составляют исходные данные для решения задач ЭИС, в том числе первичные и нормативно-справочные. Выходная информация представляет результат решения задач и используется для решения других задач ЭИС как входная.
Входная и промежуточная информация составляет информационную базу ЭИС, которая содержит данные, необходимые для управления объектом.
При разработке информационного обеспечения выполняются следующие основные работы: предпроектное обследование, разработка технического и рабочего проектов, подготовка нормативно-справочной информации (НСИ) и формирование информационной базы ЭИС.
Лингвистическое обеспечение Э ИС представляет собой совокупность языковых средств, используемых в ЭИС, а также правил формализации естественного языка при общении персонала с вычислительными средствами в целях повышения эффективности машинной обработки информации.
Лингвистическое обеспечение ЭИС содержит следующие элементы:
• информационные языки для описания структурных единиц информационной базы ЭИС (документов, показателей, реквизитов и др.);
• языки управления и манипулирования данными информационной базы ЭИС;
• языковые средства информационно-поисковых систем;
• языковые средства систем автоматизации проектирования ЭИС;
• диалоговые языки специального назначения и другие языки;
• системы терминов и определений, используемые в процессе разработки и функционирования ЭИС.
Техническое обеспечение ЭИС включает весь комплекс технических средств по сбору, обработке и распространению информации.
Структурными элементами технического обеспечения являются технические средства, техническая документация и персонал.
В состав технических средств включаются средства сбора и регистрации информации, ввода, обработки и вывода информации, подготовки данных, средства передачи данных и линии связи, средства диспетчеризации и устройства автоматического съема информации, средства оргтехники и другое вспомогательное оборудование.
В состав персонала включаются разработчики периферийных средств, систем телеобработки данных, организационно-технического обеспечения, смежных частей проекта, а также монтажно-наладочный, эксплуатационный и обслуживающий персонал.
Программное обеспечение Э ИС представляет собой совокупность программ, позволяющих осуществлять функционирование комплекса технических средств и реализующих решение задач в различных ЭИС. В него входят общесистемные и специальные программы, а также инструктивно-методические материалы по применению средств программного обеспечения.
К общесистемному программному обеспечению относятся операционные системы вычислительного комплекса, предназначенные для расширения функциональных возможностей ЭВМ, автоматизации планирования очередности вычислительных работ, контроля и управления процессом обработки данных, а также автоматизации работ программистов.
Специальное программное обеспечение представляет систему программ, в том числе пакетов прикладных программ, осуществляющих организацию и обработку данных.в целях функций управления.
Математическое обеспечение ЭИС включает совокупность математических методов, моделей и алгоритмов для решения задач управления и обработки информации. Математическое обеспечение делится на средства математического обеспечения и методы выбора математического обеспечения ЭИС.
К средствам математического обеспечения относятся средства моделирования процессов управления, типовые задачи управления, методы многокритериальной оптимизации, методы математического программирования, методы математической статистики, методы теории массового обслуживания и др.
К методам выбора математического обеспечения ЭИС относятся методы определения типа задач, методы оценки вычислительной сложности алгоритмов и методы оценок допустимых отклонений получаемых решений от оптимальных.
Организационное обеспечение ЭИС представляет собой совокупность методов и средств, регламентирующих деятельность персонала в условиях функционирования ЭИС. Организационное обеспечение реализует следующие функции:
• анализ существующей системы управления и формулировку направлений повышения ее эффективности;
• выбор направлений совершенствования существующей системы управления;
• выбор и постановку задач управления, повышающих эффективность разрабатываемой системы;
• формулировку требований к комплексу технических средств для решения выбранных задач;
• разработку организационных решений по составу, структуре, организации и методологии решения задач управления
• внедрение методов решения задач управления.
К технической документации организационного обеспечения относятся техническое задание на разработку ЭИС, ее технико-экономическое обоснование, технические документы по стадиям разработки и внедрения ЭИС. Персонал включает специалистов по разработке и обеспечению функционирования ЭИС, в том числе и внутри функциональных подразделений объекта управления.
Правовое обеспечение ЭИС представляет собой совокупность правовых норм, регламентирующих отношения при создании и внедрении ЭИС и определяющих правовой статус результатов ее функционирования.
Правовое обеспечение этапов разработки ЭИС включает нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика в процессе создания ЭИС, с правовым регулированием различных отклонений в ходе этого процесса, а также с реализацией процесса разработки ЭИС различными видами ресурсов.
Эргономическое обеспечение Э ИС. В состав эргономического обеспечения ЭИС входят:
• комплекс различной документации, определяющей формулирование эргономических требований к рабочим местам, информационным моделям и условиям деятельности персонала,
• комплекс методов, учебно-методических документов и технических средств, реализующих формулирование требований к уровню подготовки персонала, а также формирование системы отбора и подготовки персонала ЭИС;
• комплекс методов и методик, повышающих эффективность деятельности персонала в ЭИС.
В зависимости от целей исследования или проектирования ЭИС функциональные и обеспечивающие подсистемы могут подвергаться дальнейшему делению вплоть до элементарных частей — элементов ЭИС. Так, например, функциональные подсистемы могут разделяться на комплексы задач, задачи, отдельные расчеты, технико-экономические показатели и т. д. Программное обеспечение может быть разделено на общесистемное и специальное, а те, в свою очередь, делятся на отдельные программы, программные модули, операторы и т. д.
Создание и функционирование ЭИС в управлении экономикой базируются на применении информационных технологий.
Под информационными ресурсами понимается совокупность данных, представляющих ценность для предприятия (фирмы). К ним относятся файлы и базы данных, документы, тексты, графика, знания, аудио- и видеоинформация.
Информационные технологии, применяемые в экономике и управлении, подразделяются в основном на две принципиальные группы:
• предметные информационные технологии, автоматизирующие решение различных прикладных задач;
• информационные технологии общего назначения, являющиеся базовым инструментарием для автоматизации процессов обработки экономической информации.
С помощью предметных информационных технологий решаются конкретные задачи, автоматизирующие деятельность работников в различных областях экономики в рамках автоматизированных рабочих мест (АРМ).
АРМ представляет собой рабочее место различных работников, оборудованное ПЭВМ и предметно-ориентированными пакетами прикладных программ на основе общей информационной базы. Примерами их являются: АРМ бухгалтера, АРМ статистика, АРМ налоговика, АРМ менеджера и т.д.
С помощью информационных технологий общего назначения, применяемых в разных предметных областях экономики, реализуются следующие основные функции: автоматизация отдельных расчетов; хранение данных; организация документооборота; налаживание коммуникаций.
Для автоматизации отдельных расчетов применяются информационные технологии (например, текстовые и графические редакторы, электронные таблицы, гипертекстовые и мультимедийные технологии и т.д.), позволяющие выполнять обработку данных и их выдачу в различной форме для многих предметных областей.
Для хранения данных разработаны базы данных, организованные по определенным правилам и независимо от прикладных программ, а также системы управления базами данных (СУБД). В дальнейшем увеличение объемов хранимых данных, использование разных устройств для хранения, а также усложнение методов управления данными привело к созданию распределенной обработки данных информационных хранилищ.
Организация документооборота, заключается в систематизации, архивации, хранении, поиске и контроле исполнения документов.
Для автоматизации функций коммуникации используются сетевые технологии, обеспечиваемые сетевой операционной системой. Для обмена данными между удаленными пользователями активно применяются электронная почта, видеоконференция, интернет-технологии.