2014-02-12
1053В период проверки (ревизии) проверяется не только наличие денег и ценностей, правильность и законность совершения кассовых операций, но и организация хранения денег и ценностей в рабочее и нерабочее время. Необходимо проверить все мероприятия, проводимые командованием и полевым учреждением Банка России по обеспечению сохранности денежных средств, и убедиться в том, что исключается любая возможность их хищения, утраты или уничтожения.
В этих целях проверяется:
- Соблюдение действующего порядка хранения денег и других ценностей;
- Правильность хранения запасных ключей от кладовых и других денежных хранилищ;
- Наличие и правильность составления плана сбора и действий личного состава на случай объявления тревоги или возникновения угрозы сохранности денег и ценностей;
- Состояние и оборудование кассового помещения и рабочих мест кассиров;
- Оснащение кладовых специальной охранной сигнализацией, ее состояние;
- Соблюдение правил приема и выдачи наличных денег и других ценностей;
- Соблюдение правил ведения книги учета денежной наличности и ценностей, книги кладовой резервных фондов;
- Соблюдение правил передачи денег и ценностей, ключей от хранилищ и должностных сургучных печатей при смене или временном убытии материально-ответственных лиц;
- Порядок хранения и выдачи расчетно-денежных документов;
- Правильность выдачи денег и других ценностей под отчет кассовым работникам;
- Состояние учета квитанционных книжек и контроля за использованием бланков из этих книжек;
- Обеспечение сохранности денег при их транспортировке.
Проверка по указанным вопросам проводится за весь проверяемый (ревизуемый) период. Для проверки используются: переписка полевого учреждения Банка России с командованием, другими учреждениями Банка России и отдельными лицами; планы и документы, имеющиеся в полевом учреждении Банка России. Отдельные вопросы выясняются при осмотре кассового помещения, проверке организации кассовых операций.
Практически проверка по этим вопросам производится в следующем порядке.
Проверка соблюдения действующего хранения денег и других ценностей начинается до открытия кассового помещения. Осматривая двери хранилищ, замки, шнур и оттиски печатей, а также специальные ушки, через которые продевается шнур, проверяющий (ревизующий) должен иметь в виду, что согласно действующим правилам колодка для наложения сургуча должна быть деревянной, шнур без узлов, а для опечатывания применяется сургуч. Проверяющий (ревизующий) должен убедиться, что деньги и ценности в хранилищах находятся в железных несгораемых шкафах, запирающихся на два разных ключа, а
денежные билеты и монета резервных фондов, наличные деньги оборотной кассы, иностранная валюта, драгоценные металлы и другие ценности хранятся раздельно.
Годные денежные билеты должны храниться отдельно от ветхих, а ценности, учитываемые на внебалансовом счете № 91202. «Разные ценности и документы», - в конвертах или пакетах, на лицевой стороне которых указываются вид ценностей, их номера, даты зачисления на сет и суммы. При проверке (ревизии) кассы обязательно проверяется, не содержится ли в столах и шкафах кассового помещения неоприходованные ценности, личные вещи и деньги должностных лиц. Устанавливается также наличие в учреждении мешков, приспособленных для переноски денег и ценностей.
Поскольку еще бывают случаи, когда отдельные командиры воинских частей выделяют часовых для охраны полевого учреждения Банка России только на ночное время, а на дневное время не выдают им боеприпасов, ревизорам необходимо убедится, что кассовое помещение круглосуточно охраняется часовыми, вооруженными огнестрельным оружием с боеприпасами.
Проверка правильности хранения запасных ключей от кладовых и других денежных хранилищ начинается с проверки оформления находящихся у начальника полевого учреждения Банка России сопроводительного письма и описи на запасные ключи, сданные на хранение начальнику штаба воинской части, при которой состоит полевое учреждение Банка России. Проверяющий (ревизующий) должен убедиться, что копия письма с описью высланы вышестоящему полевому учреждению Банка России и имеется расписка начальника штаба воинской части в приеме на хранение запасных ключей. В письме должно быть указано, что обратная выдача ключей допускается только на основании письменного заявления, подписанного тремя должностными материально-ответственными лицами (начальником, главным бухгалтером и старшим кассиром) и скрепленного оттиском гербовой печати полевого учреждения Банка России.
Проверяющему (ревизующему) необходимо убедиться в наличии и исправности запасных ключей от кладовых и других денежных хранилищ, в соответствии ключей установленным в хранилищам замкам, для чего начальник полевого учреждения по указанию проверяющего (ревизующего) получает ключи у начальника штаба воинской части.
Пакеты с запасными ключами вскрываются в присутствии проверяющего (ревизующего), после чего производится пробное открытие хранилищ этими ключами, сличаются их номера с номерами, указанными в описях. После проверки запасные ключи помещаются в пакеты, которые обшиваются тканью и в установленном порядке сдаются начальнику штаба воинской части на хранение.
Пробное открытие хранилищ запасными ключами производится в связи с тем, что на практике имели случаи, когда начальники полевых учреждений Банка России по тем или иным причинам меняли замки в кассовом помещении, а запасные ключи от новых замков не сдавали в воинскую часть на хранение. Такое нарушение установленных правил хранение запасных ключей может привести к тому, что в случае потери основных ключей полевое учреждение Банка России из-за несвоевременного вскрытия кассового помещения не сможет вовремя выехать по тревоге или принять меры к спасению ценностей в случаях стихийных бедствий.
Проверка наличия и правильности составления плана сбора и действий личного состава на случай объявления тревоги или возникновения угрозы сохранности денег и ценностей начинается с выяснения вопросов: есть ли такой план в полевом учреждении Банка России, когда он составлен, кем утвержден и доведен ли под расписку до всех исполнителей, предусмотрено ли в плане, от каких воинских частей выделяется автотранспорт и охрана в случае выезда по тревоге. План полевого учреждения Банка России должен быть реальным, поэтому ревизору необходимо выяснить, предусмотрено ли выделение автотранспорта и охраны для полевого учреждения Банка России в планах соответствующих воинский частей, есть ли схема оповещения личного состава полевого учреждения Банка России, своевременно ли вносятся в нее изменения. Иногда в плане действий личного состава все расписано на случай объявления тревоги, но нет конкретных указаний, как действовать при пожаре и других стихийных бедствиях, кто и куда должен выносить деньги, ценности и имущество из помещения, как обеспечивается их охрана.
Проверка состояния и оборудования кассового помещения и рабочих мест кассиров осуществляется путем осмотра кассового помещения, кладовых и других хранилищ, где находятся деньги и ценности. При необходимости можно ознакомиться с проектом здания, чтобы убедиться в соответствии кассового помещения предъявляемым требованиям. Проверяется наличие и надежность решеток на окнах, состояние замков, дверей. Двери должны быть металлическими или обитые железом. Помещение кассы и особенно кладовая должны быть надежно изолированы от других помещений. Выясняется, нет ли возможности проникнуть в кассу и кладовую из другого (смежного) помещения.
Проверяющими (ревизующими) проверяется также наличие у каждого кассира изолированного рабочего места, достаточного количества несгораемых шкафов для хранения денег и ценностей в рабочее время. При проверке состояния рабочих мест кассиров необходимо обращать внимание, нет ли на столах и в ящиках столов посторонних предметов, выяснить возможность осуществления с рабочего места кассира контроля за пересчетом клиентами полученных денег и возможность наблюдения клиентами за пересчетом сдаваемых денег в полевое учреждение Банка России.
Одновременно с проверкой состояния кассового помещения проверяются оборудование его в противопожарном отношении, обеспеченность противопожарным инвентарем.
Проверка оснащения кладовых специальной охранной сигнализацией и ее состояния имеет целью установить наличие охранной сигнализации, надежность работы ее приборов, соответствие их предъявляемым требованиям. Для этого испытывается ее работа при открытии дверей и окон кассового помещения, выясняется, поступают ли сигналы в караульное помещение, а также от кассира к начальнику или главному бухгалтеру полевого учреждения Банка России. При этом необходимо не только установить исправность сигнализации, но и оценить действия караула и работников полевого учреждения Банка России, к которым поступил сигнал из кассы.
Проверка соблюдения правил приема и выдачи наличных денег и других ценностей осуществляется путем наблюдения в период проверки (ревизии) за совершением кассовыми работниками таких операций, а также анализа оформленных кассовых документов. В первую очередь проверяется наличие у кассовых работников образцов подписей должностных лиц полевого учреждения Банка России, уполномоченных подписывать приходные и расходные кассовые документы. Обязательно проверяется, есть ли у окошка кассы объявление о том, что заявления о недостаче в полученной сумме денег не подлежат удовлетворению, если деньги не были пересчитаны получателем в помещении полевого учреждения Банка России под наблюдением кассира. Проверяются также соблюдение установленного порядка передачи документов кассовым работникам из бухгалтерии, порядок сверки кассовых оборотов за день с данными бухгалтерского учета, наличие на кассовых журналах подписей кассовых работников, производивших сверку оборотов.
Проверяя соблюдение правил ведения книги учета денежной наличности и ценностей, книги кладовой резервных фондов, ревизующий устанавливает правильно ли ведутся эти книги, заверены ли подписями трех материально ответственных лиц выведенные остатки денег и ценностей, не допускались ли неоговоренные исправления, подчистки, помарки. Книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или пломбой полевого учреждения Банка России. Количество листов в книгах заверяется подписями начальника, главного бухгалтера и начальника кассы (старшего кассира) полевого учреждения Банка России.
По записям в книге учета денежной наличности и ценностей ревизующий проверяет своевременность проведения внезапных проверок (ревизий) денег и ценностей (они должны производиться ежемесячно, но в разные дни). Путем сопоставления записей о произведенной проверке (ревизии) денежной наличности с остатком кассы на день проверки (ревизии) проверяется полнота пересчета денег. В оборотной кассе деньги должны быть пересчитаны полистно, а в резервных фондах по пачкам и корешкам и, кроме того, полистно, в размере, определяемом проверяющим.
В полевых учреждениях Банка России, находящихся на иностранной территории и осуществляющих операции в иностранной валюте, при внезапной проверке (ревизии) оборотной кассы инвалюта проверяется по пачкам и корешкам и, кроме того, полистно в размере, определяемом руководителем ревизии.
Соблюдение правил передачи денег и ценностей, ключей от хранилищ и должностных сургучных печатей при смене или временном убытии материально ответственных лиц проверяется за весь ревизуемый период. При этом записи в актах на передачу денег и ценностей сличаются с соответствующими приказами по полевому учреждению Банка России и с остатками денег и ценностей, выведенными в книге учета денежной наличности и ценностей, книге кладовой резервных фондов на день передачи. Этим самым проверяются полнота передачи ценностей должностными лицами. Кроме того, проверяется порядок и объем пересчета денег и ценностей при их передаче. При смене материально ответственных лиц денежные билеты оборотной кассы и резервных фондов должны быть пересчитаны полностью полистно, а монета поштучно. При временном убытии указанных лиц пересчет денежной наличности в резервных фондах производится по пачкам, корешкам и надписям на ярлыках, прикрепленных к мешкам, и выборочно полистно.
В полевых учреждениях Банка России, совершающих операции в инвалюте, при смене любого материально ответственного лица пересчет инвалюты производится полностью: денежных билетов полистно, а монеты поштучно. При временном убытии начальника или главного бухгалтера пересчет производится по пачкам, корешкам и выборочно полистно, а при временном убытии кассовых работников – полностью полистно и поштучно. При проверке (ревизии) кассы обязательно проверяется наличие в актах подписей материально ответственных лиц, сдающих и принимающих ценности, а также отметок о передачи кассирами расчетно-денежных документов и ценностей. Кроме того, устанавливается наличие письменного или телеграфного разрешения вышестоящего полевого учреждения Банка России о временной передаче денег и ценностей начальником полевого учреждения в каждом отдельном случае, а также наличие обязательств кассовых работников и лиц, временно исполняющих должности кассиров, о материально ответственности и неразглашении сведений о кассовых операциях.
Проверка порядка хранения и выдачи расчетно-денежных документов вызывается тем, что обезличка в этом может привести к их утере или хищению в целях скрытия от проверяющих (ревизующих) недостатков в работе или злоупотреблений. Расчетно-денежные документы должны храниться в кассовом помещении в железных шкафах. Ревизующий проверяет соблюдение правил хранения расчетно-денежных документов, порядка их выдачи, наличие расписок работников в получении документов для работы с ними, а также отметок кассиров об их возврате в книге учета выдачи расчетно-денежных документов из кассы. Своевременность записей в книге учета выдачи расчетно-денежных документов из кассы можно проверить следующим образом. По книге внутренних проверок документов устанавливается, кто, когда и за какой период проверял документы. Затем по книге учета выдачи расчетно-денежных документов из кассы проверяется наличие за эти дни записей об их выдаче и возврате в кассу. Если даты проверок, выдачи и возврата документов в кассу не совпадают, то можно сделать вывод о нарушении порядка выдачи из кассы расчетно-денежных документов.
Необходимо также проверить порядок выдачи кассиром документов главному бухгалтеру на проверку. Они должны выдаваться под расписку или по жетону.
Проверка правильности выдачи денег и других ценностей под отчет кассовым работникам производится в тех учреждениях, где имеются два кассовых работника и более. Путем ознакомления с приказами по учреждению и актами передачи денег и ценностей устанавливаются периоды, в течение которых все деньги и ценности числились за тем или иным кассовым работником. Например, с 1 мая по 20 июля - за Ивановым, с 21 июля по 20 декабря - за Петровым, с 21 декабря по день проверки (ревизии) - за Ивановым. После этого по подписям на кассовых документах выясняется, кто из кассовых работников совершал в эти периоды приходные и расходные операции. Так устанавливаются случаи, когда денежная наличность и ценности числились за одним работником, а принимал деньги и ценности другой работник или оба вместе. За те дни, когда кассовые операции производили оба работника, необходимо проверить наличие записей в книге формы №155 сумм, выданных под отчет кассиру, а также правильность записей остатка возвращенных денег и документов на выданные или принятые деньги.
Проверка состояния учета квитанционных книжек и контроля за использованием бланков из этих книжек осуществляется по книге внесистемного учета квитанционных книжек формы №_________, лицевым счетам по учету квитанционных книжек, первичным документам и книге учета использования бланков квитанций. Путем изучения записей в книге ______ устанавливается, не было ли случаев выдачи квитанционных книжек бухгалтерским работникам без расписки в книге. Сама книга должна быть прошнурована, пронумерована, подписана начальником и главным бухгалтером и скреплена сургучовой печатью или пломбой полевого учреждения Банка России. Ревизующий проверяет, как хранятся и учитываются квитанционные книжки в бухгалтерии, как осуществляет контроль за их расходованием главный бухгалтер, имеются ли в книге учета использования бланков квитанций отметки о проверке наличия неиспользованных бланков квитанций, указываются ли номера выданных квитанций в объявлениях на взнос наличными или в других приходных кассовых документах. Кроме того, номера выданных квитанций сопоставляются с отметками об использованных квитанциях на обложках квитанционных книжек. По приходным кассовым документам проверяется, выдавались ли квитанции формы №_______ при приеме наличных денег на
расчетные и текущие счета воинских частей, а квитанции формы №_______
при приеме налоговых и других платежей населения.
Проверяя обеспечение сохранности денег при их транспортировке, проверяющий (ревизующий) выясняет, как оборудован автомобиль, предназначенный для доставки денег и ценностей, установлен ли на нем металлический закрытый кузов с решетками на окнах и закрывающейся изнутри на засов дверью, есть ли сигнализация из кузова к водителю. Выясняется, выделялся ли командованием другой автомобиль для сопровождения, какое количество военнослужащих охраняло денежные средства во время доставки подкрепления резервных фондов денежных билетов и монеты, были ли они вооружены. Все эти вопросы можно проверить в воинских частях, которые выделяли автотранспорт и личный состав для охраны денег и ценностей.
Если в период ревизии производится доставка подкрепления резервных фондов, то все эти вопросы выясняются проверяющим (ревизующим) непосредственно в полевом учреждении Банка России путем наблюдения.
Старший преподаватель военной кафедры подполковник Ермаков П. А.
