Момент прихода судна в порт обозначается подачей нотиса о готовности судна к грузовым операциям. Нотис предъявляется грузоотправителю с указанием времени его получения для исчисления сталийног о времени и расчетов по диспачу или демерреджу.
Оформление прихода судна в порт:
-первым на борт поднимается врач санитарно-карантинной службы. Судовой врач докладывает о наличии на борту больных и им евших место в рейсе инфекционных заболеваний;
-по разрешению врача на борт поднимаются представители пограничных и таможенных властей, врачи сельскохозяйственного карантина, ветеринарного контроля, агент, комиссии портового надзора.
Все власти собираются в кают - компании и начинается проверка документов, досмотр экипажа и судна.
Представителю Пограничного контроля вручают:
- судовую роль – 3 копии; - паспорта моряков; - чек - листы – 1 копию;
- манифесты на груз, подлежащий выгрузке; - грузовую декларацию;
- заполненные пропуска для выхода экипажа за территорию порта.
Пограничники производят выборочную проверку членов экипажа и начинают досмотр судна на наличие на борту посторонних лиц, оружия, боеприпасов и др.
Окончание работы пограничных властей фиксируется составлением акта досмотра:
Инспекторам таможни помощник капитана представляет:
-судовую роль – 1 копию; - список пассажиров;
-генеральную декларацию – 1 копия; - грузовую декларацию – 2 копии;
-манифест и коносаменты на груз – 5 копий; - план выгрузки; - чек – листы;
-таможенную декларацию- 2 копии; - список судовых запасов –2 копии
-список оружия, боеприпасов и наркосодержащих препаратов –2 копии;
-индивидуальные таможенные декларации.
Врачам санитарно – карантинной службы, сельскохозяйственного карантина и ветеринарного контроля представляют следующие документы:
- судовую роль; - грузовую декларацию – 3 копии;
- морскую санитарную декларацию; - сертификат на аптечку;
- список всех медикаментов; - манифест на груз – 3 копии;
- список продуктов питания с указанием страны происхождения – 2 копии;
- международные сертификаты по предотвращению загрязнения моря сточными водами и мусором.
Врач санитарно-карантинной службы вправе потребовать техническую документацию на сточно-фановую систему.
Каждый из вышеуказанных врачей составляет акт, требования которого судно должно выполнять при стоянке судна в порту.
Заключаются требования в своевременной сдаче мусора, льяльных и сточных вод, оговаривается процесс их выгрузки, досмотра и вывоза из порта.
Временем окончания работы комиссии считается момент вручения судну разрешения на свободную практику.