Социологическая информация в управленческой деятельности

Деятельность социальных систем невозможна без ее информационного обеспечения. Любой управленец в своей работе обязательно использует соответствующую информацию, например, о состоянии управляемой системы, ее внутренней и окружающей среде. От качества и достоверности информации во многом зависит эффективность процесса управления.

Информация - это какие-либо сведения, данные, знания, сообщаемые передающей системой для принимающей, что ведет к изменению состояния последней.

Управление социальными системами, их подсистемами и организациями
предполагает производство, воспроизводство и применение различных видов
информации. _____________________

Производство,

воспроизводство и

применение различных

видов информации

1. производство

информации в

виде научных

исследований,

изобретений,

открытий

2. Производство

информации в виде

обобщения практического

опыта в области производства, культуры, образования, социально-управленческой деятельности и т.д.

3. Сбор, отбор,

оценка информации, необходимой

для управления

4. Аналитико-

синтетическая

переработка

информации

(классификация,

аннотирование,

кодирование и т.д.)

5. Хранение
и поиск

информации

6. Размножение и
распространение
информации, передача
ее потребителю_______

7.

Использование

информации

8. контроль за
эффективностью
использования
информации________

Однако потребность в информации у разных субъектов и звеньев управления неодинакова и определяется, прежде всего, содержанием тех задач, которые решает в процессе управления тот или иной субъект, руководитель, работник управляющего аппарата. Она также зависит от масштабов и значимости принимаемых комплексных решений (чем масштабнее и важнее решение, тем большая по объему и разнообразнее по содержанию информация необходима для его подготовки и принятия), от их многовариантности, состояния управляемого

объекта, от размера и разнообразия возмущающих управляемую систему внешних и внутренних воздействий, от количества и качества показателей, характеризующих конечные результаты функционирования данной системы.

Совершенствование системы управления обществом, требует наиболее полных знаний об объектах управления, а именно: являются ли они социальными группами, слоями населения, социальными организациями, территориальными общностями или такими подсистемами общества, как экономическая, социальная, политическая, социокультурная. И субъект, и объект управления должны быть обеспечены достоверной и достаточно детальной информацией о функционировании общества, его основных подсистемах, организациях и группах.

Проведенные социологические исследования свидетельствуют, что руководители и менеджеры не всегда и не целиком используют всю доступную им информацию, хотя это и очень важно для процессов управления.

Не случайно, что многие разработчики различных социальных программ обеспокоены тем, что результаты их труда не используются или редко используются в управленческой деятельности. Зато социологическими исследо­ваниями установлено, что менеджеры более 50% своего времени тратят на распределение всевозможных документов среди подчиненных, на обсуждение только их с подчиненными и т. д., а менее 50% опрошенных работников сферы управления только использовали компьютерные социологические отчеты в качестве основы для оценки и поощрения работников, для формирования заявок на большое количество ресурсов, их перераспределения, пересмотра методов и процедур организаторской деятельности и функционирования системы управления, для уточнения имеющейся информации.

Особая роль в практике управления отводится выявлению и изучению факторов, от которых зависит, насколько интенсивно менеджер будет использовать поступающую к нему информацию. Система таких факторов приведена на рисунке

Система факторов, влияющих на интенсивность использования информации менеджером

1.организационная

культура

менеджера

2. содержание

информации, ее

адекватность

объекту

3. форма

представления

информации

4. знания, умения, навыки

и опыт менеджера

БЛОК 1 показывает, что содержание информационных потоков, их правильное восприятие и применение менеджером на практике во многом зависит

от его организационной культуры. В различных организационных системах при оценке работников управленческой сферы должны использоваться такие критерии, как пунктуальность, ответственность и умение сотрудничать, а также способность быстро и квалифицированно отыскать и использовать необходимую новую информацию для успешного решения задач, стоящих перед данной организацией.

БЛОК 2 характеризует содержание информации, необходимость ее адекватности изменяющимся состояниям управляемого объекта. Работники управленческой сферы должны иметь систематизированную информацию, которая бы помогла им совершенствовать управленческую деятельность. Между тем без хорошей и достоверной информации менеджерам трудно разрабатывать и осуществлять обоснованные управленческие решения, оценивать результаты их исполнения.

Так, одним из важнейших требований к информации, используемой в управлении, является ее оптимальность и полнота. Оптимум информации означает, что она должна содержать все необходимые сведения по всем управляемым параметрам, причем только необходимые сведения об управляемом объекте.

Вторым требованием к информации является ее объективность, соответствие реальному положению дел и состоянию управляемого объекта, наличия в ней надежных, не содержащих искажений сведений.

Третье непременное требование управляющей системы к поступающей в ее распоряжение информации - точность, характеризующая степень детализации информации, ее приближение к реальному состоянию управляемого объекта, которое она выражает.

Наконец, поступающая в управленческую сферу информация должна быть своевременной и оперативной. Только та информация, что поступает, обрабатывается, интерпретируется и используется вовремя, когда возникает необходимость в принятии того или иного решения, служит оптимизации, повышению эффективности управленческой деятельности.

БЛОК 3 говорит о том, что от формы представления информации, ее конкретности, предметности, соответствия нуждам и задачам менеджера именно данного уровня управления и зависит, окажется ли она полезной и нужной и будет ли действительно использована. Известно ведь, что информационные потоки буквально захлестывают нередко сегодня работников сферы управления, содержат сотни, а порой и тысячи фрагментов информации с очень нечеткими, неясными заголовками; в них отсутствуют осмысленные стандарты для сопоставления данных, а также графики, таблицы, схемы, помогающие глубоко уяснить смысл поступающей информации.

БЛОК 4 свидетельствует, что степень и масштабы использования информации в управленческой деятельности во многом зависят от знаний, умений, навыков и установок самого менеджера.

Соблюдению этого четвертого по порядку, но одного из важнейших по значению требования в решающей степени способствует применение современных управленческих систем и технологий.

Высококвалифицированное использование современных информационных технологий позволяет значительно повысить качество, рентабельность и экономичность управленческой деятельности.

Современные информационные технологии открывают новые возможности повышения эффективности управления персоналом, как в части коммуникационных связей, так и в отдельных практических аспектах организации работы с персоналом.

Особая их роль проявляется при отборе персонала. В настоящее время отбор персонала осуществляется с использованием информационных компьютерных технологий. Известно, что одним из основных рычагов мотивации работника является оценка руководителем качества его труда и его профессионального уровня. При этом ошибки в этих оценках, вызывающие у сотрудника протест, могут его демотивировать, что тут же скажется на результатах его деятельности. Важна оценка уровня специалиста и при приеме на работу, позволяющая руководителю, с одной стороны, объективно установить возможности будущего сотрудника, а с другой - самому работнику избавиться от необоснованных притязаний (или, наоборот, утвердиться в высокой самооценке). Поэтому создание надежной системы оценки профессионального уровня работников представляется весьма актуальным.

Социологическая информация может быть максимально полезно включена в процесс подготовки управленческих решений в случае, если выполняются два условия: во первых, организация способна использовать социологическую информацию эффективно (т.е. не имеет к этому препятствий в своей формальной структуре и неформальных аспектах жизнедеятельности); во-вторых, имеющаяся информация обладает необходимым качеством и отвечает некоторым требованиям, предъявляемым нормами деятельности организации.

Социологическая информация – это количественные и качественные характеристики, статистические показатели о различных сторонах жизни общества и отдельного человека. Управление – это информационный процесс, функционально включающий в себя получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации. Практика убедительно подтверждает, что первичным для деятельности любого органа (подразделения, сотрудника) является информация. Все процессы, связанные с выполнением стоящих задач, наполнены операциями с информацией и ради информации. Эти операции условно могут быть разделены на три равнозначные стадии:

• создание системы получения информации;

• обработка информации;

• реализация информации.

Информация (от лат. information – разъяснение, изложение) определяется как сведения, переда­ваемые устным, письменным или другим способом (с по­мощью условных сигналов, технических средств и т.д.)

С помощью информации реализуются связи между субъек­том и объектом, другими элементами системы управления и средой деятельности, что позволяет рассматривать ее как основное средство управления. Информация, используемая в организации управления, классифицируется:

по степени обработки:

• первичная, получаемая в результате непосредственного наблюдения и фиксации фактов, имеющих отношение к деятельности организации;

• производная (вторичная, выводная, обобщенная), образующаяся путем переработки первичной; объективная и субъективно-оценочная.

по функциональному предназначению:

• служебная (производственная);

• управленческая;

по источникам получения:

• гласная (открытая);

• конфиденциальная.

Еще одним критерием оценки качества информации в управлении служебной деятельностью является ее полнота, способность информации отражать все (или некоторые) стороны явлений, проблем, решений и других вопросов, о которых идет речь в сообщении. Полнота информации показывает ее соотношение со всей объективно существующей полезной информацией и степень обеспеченности задач прогноза (реализации других функций управления) достоверной исходной информацией. В системах управления ценность информа­ции определяется ее значением для правильной выработки и принятия решения. Для того чтобы руководитель имел возможность более эффективно использовать информацию, он должен получать ее по возможности в оптимальном объеме, уже предварительно обработанной, систематизированной и концентрированной, а также соответствующей тем задачам, которые решаются на его уровне управления.

Современные подходы к государственному управлению требуют постоянного изучения социальных процессов, выявления как негативных, так и позитивных тенденций и ситуаций. Для этого широко используют мониторинг. Социологический мониторинг представляет собой некоторую целостную систему отслеживания происходящих в обществе перемен на основе исследования и анализа массовых представлений о них. Его главная задача – получение новой, нужной, систематизированной социальной информации, причем не единовременно, а систематически, через заранее определенные периоды времени. При мониторинговой форме исследования проводятся обязательные ежемесячные и ежеквартальные экспресс – опросы по наиболее актуальным проблемам.

Анализ и получение информации по проблемам занятости, условий труда, уровня доходов; о деятельности отраслей социального обслуживания; о криминогенной обстановке; социальной структуре населения; изучение образа жизни людей (условий, качества, стиля жизни); экологических условий; о здоровье населения, занятии спортом, физкультурой, об использовании бюджета времени и т.п. Иными словами необходимо иметь социально – демографическую информацию, медико-социологическую информацию, информацию криминального характера. Важно знать, какое место, какую часть в населении района, области, занимают группы социального риска.

Осознание роли информации в усложнившемся процессе управления обществом в целом и отдельными его подсистемами - важный шаг, сделанный социальными науками.

Государственное управление является разновидностью социального управления при котором субъектом управления выступает государство, представленное специальными административно -политическими институтами. Рационалистический идеал системы государственного управления предполагает, что получая на своих “входах” социальную информацию об изменениях в обществе, органы управления, используют инструменты государства, подают на “выходы” управленческие решения.

Управление осуществляется, как известно, посредством системы действий циклического характера. Сбор и обработка информации - этап, который начинает фазу цикла, являясь одновременно завершающим этапом предыдущей фазы цикла. На начальном этапе акцент делается на информацию о состоянии проблемной ситуации, на заключительном этапе - на информацию о результатах реализации управленческого решения.

Социологическая информация необходима в процессе осознания и постановки целей, выбора средств, обеспечения ресурсов, прогнозирования и планирования деятельности субъектов управления. Содержание деятельности структур системы государственного управления составляют:
- производство управленческих решений (т.е. перевод социальной информации в содержание нормативных актов, обеспечивающих управление);
- реализация управленческих решений (т.е. трансформация нормативно-правовой системы в социальное поведение людей);
- контроль последствий реализации управленческих решений (т.е. отслеживание адекватности изменений в социуме целям, ради которых производилось управленческое решение).

Управление социальными системами, их подсистемами и организациями предполагает воспроизводство и применение различных видов информации - научных исследований, изобретений, открытий, а также оперативной, первичной и вторичной социологической информации.

Кроме этого, социологическая информация дифференцируется на качественную и количественную. Качественная информация включает часть содержательной информации, выраженной вербально; к количественной информации относится информация о социальных объектах, выраженная числами. Эта дифференциация исторически сложилась как результат реализации в прикладной социологии установки на обязательность стремления к числовому представлению результата измерительной процедуры. Количественный компонент доминирует в представлениях о социологической информации, зачастую в ущерб качественной составляющей.

В третьих, в контексте управленческой деятельности можно выделить оперативную информацию, которая используется для регулярной коррекции управляющих воздействий, и стратегическую информацию, используемую при социальном моделировании, проектировании, планировании.

Информация в управленческой деятельности есть совокупность сведений, необходимых для активного воздействия на управляемую систему с целью ее оптимизации.

Потребность в информации зависит от масштаба и важности принимаемых решений (1); от количества и характера управляемых регулируемых параметров (2); от количества вариантов возможного состояния и поведения управляемого объекта (3); от величины и разнообразия возмущающих управляющую систему внутренних и внешних воздействий (4); от количества и качества показателей, характеризующих результаты функционирования данной системы (5).

Социологическая информация, являясь чрезвычайно ценным и оригинальным информационным ресурсом, используется сегодня в практике государственного управления Факторы, определяющие интенсивность использования информации менеджерами:

· Организационная культура менеджера.

· Содержание, адекватность информации.

· Форма представления информации.

· Знания, умения, навыки и установки менеджера.