Лекция №2. Типы и виды документов

По целому ряду факторов документы подразделяются на типы и виды.

По фактору адресации документы делят на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресат и адресант документа состоят в отношениях должностного соподчинения. Документацию этого типа называют служебной. Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Такие документы называют официальными письмами.

Ø По содержанию и назначению выделяют организационно-распорядительные, отчетные, справочные, плановые и другие виды документов.

Ø В зависимостиот сферы человеческой деятельности, к которой относится документируемая информация, различают обиходно-деловые, управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и другие виды документов.

Ø По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера.

Ø По срокам исполнения документы разделяют на срочные, второстепенные, итоговые и периодические.

Ø По критерию первичности происхождения различают оригинал (первый экземпляр)и копию (все остальные экземпляры) документа.

Ø По форме отправления документов их можно разделить на почтовую, электронную деловую корреспонденцию и факсовые отправления.

Виды служебных документов в соответствии с их назначением. По своему назначению служебные документы делятся на несколько больших групп: организационно-распорядительные, информационно-справочные, финансовые и учетные документы, официальные письма.

1. Основу служебной документации составляют организационно-распорядительные документы, с помощью которых реализуется управляемость объектов по вертикали. Текст распорядительных документов состоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются основания для издания документа. Она начинается словами: в соответствии, в целях, во исполнение. Распорядительная часть документа содержит перечень предписываемых действий (мероприятий), их исполнителей и сроков исполнения. К основным видам распорядительных документов относятся: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание. Остановимся на некоторых из них.

Приказ – распоряжение руководителя, содержащее нормы, обязательные для исполнения подчиненными. Он издается на принципах единоначалия, поэтому в нем используется форма изложения от первого лица единственного числа («ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ»).

Распоряжение – документ, издаваемый единолично руководителем в целях разрешения оперативных вопросов. В отличие от приказа текст распоряжений не всегда четко делится на вводную (констатирующую) и распорядительную части.

Указание – документ, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций данной или вышестоящей организации. Указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть глаголы «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ».

2.Информацию о фактическом положении дел в системе управления предоставляют справочно-информационные документы, в число которых входят: акт, справка, служебная записка, заявление.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей. В вводной части указывается распорядительный документ, на основании которого составляется акт, событие или действие, послужившее причиной составления акта, его номер и дата. В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения.

Справка – документ, содержащий запрошенную информацию или подтверждение тех или иных фактов (событий). Как правило, справка подтверждает определенные сведения о предъявителе, например, анкетные данные, или содержит информацию служебного характера, например, сведения о начислении заработной платы и т.п. В тексте справки используются типовые модели: «Настоящая справка дана (выдана) … в том, что …»; «Справка выдана … для …» и др.

Служебная записка – документ, адресованный руководству, в котором составитель излагает какой-либо вопрос и формулирует выводы и предложения. Различают несколько видов служебных записок: докладные, аналитические, обзорные, информационно-статистические и др. В докладной записке кратко освещаются конкретные служебные вопросы. Приводимые факты дополняются кратким анализом их содержания. В аналитических записках дается подробный анализ ситуации, приводимые факты комментируются, увязываются с ранее поступившей информацией. Обзорные записки содержат краткую информацию о нескольких взаимосвязанных проблемах. При этом проводится их сжатый комплексный анализ. Информационно-статистические записки содержат цифры, данные, оформленные в виде таблиц, графиков и т.п. без их подробного анализа.

Заявление – внутренний служебный документ, доводящий до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информацию узкой направленности. Различают несколько основных видов заявлений: заявление-просьба (ходатайство), заявление-жалоба, заявление-объяснение (объяснительная записка). Заявления, как правило, посвящены одному конкретному вопросу и адресуются должностному лицу, в чьей компетенции находится поднимаемый вопрос. При составлении заявления необходимо учитывать особенности оформления его реквизитов. Например:

Ректору

Российского университета дружбы народов

проф. Филиппову В.М.

от студента 2 курса инженерного факультета

Белова А.А.

заявление.

Прошу Вас предоставить мне академический отпуск на один учебный год по состоянию здоровья.

Медицинское заключение о состоянии здоровья прилагается.

(подпись) И.О. Фамилия

25. 06. 2014 г.

Общей особенностью справочно-информационных документов является то, что они проходят «снизу вверх» по системе управления.