Экспертиза ценности конфиденциальных документов

Лекция 11 Подготовка конфиденциальных документов для архивного хранения и уничтожения

УНИЧТОЖЕНИЯ

ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ И

КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ

ТЕМА №7 - ПОДГОТОВКА

Вопросы:

1. Экспертиза ценности конфиденциальных документов

2. Подготовка конфиденциальных дел и документов для архивного хранения

3. Подготовка конфиденциальных дел и документов для уничтожения

Согласно "Основам законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах", принятым в 1993 г., Архивный фонд Российской Федерации разделен на две составные части: государственную и негосударственную. К государственной части Архивного фонда отнесены документы государственных и муниципальных органов власти и подведомственных им предприятий, а также документы предприятий смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности. Негосударственную часть Архивного фонда составляют документы, находящиеся в собственности общественных и религиозных объединений и организаций или в частной собственности негосударственных объединений, организаций и физических лиц и представляющие собой историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность. Государственные и муниципальные органы власти и подведомственные им предприятия обязаны в установленном государственными нормативными актами порядке и в установленные сроки передавать документы постоянного хранения в государственные архивы. Негосударственные предприятия обладают правом собственности на созданные в процессе их деятельности документы, отнесенные к негосударственной части Архивного фонда, и могут передавать документы постоянного хранения в государственные архивы на основе соглашения (договора), оговаривая при необходимости особые условия хранения передаваемых документов и пользования ими. Состав государственных и муниципальных органов власти и подведомственных им предприятий, передающих документы постоянного хранения в государственные архивы, а также категории передаваемых ими документов (все документы постоянного хранения или часть из них), определяются Государственной архивной службой России (Росархивом) и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации. В отношении негосударственных предприятий такое определение производится органами и учреждениями Росархива совместно с собственниками документов и оформляется договором. Таким образом, применительно к конфиденциальным документам источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации могут быть государственные и муниципальные органы власти и их предприятия, а также негосударственные предприятия, в деятельности которых образуются документы, составляющие служебную или коммерческую тайну. Документы, составляющие коммерческую тайну государственных и негосударственных предприятий-источников комплектования Архивного фонда, могут передаваться в государственные архивы с согласия их собственников, но на практике такая передача осуществляется в исключительных случаях, обычно при ликвидации предприятий с отсутствием правопреемника. Если таких ситуаций не возникает, то документы передаются в государственные архивы, как правило, только после снятия с них грифа конфиденциальности, т.е. после того, как они перестают быть носителями коммерческой тайны. Конфиденциальные документы, подлежащие передаче в государственные архивы, до их фактической передачи должны храниться соответствующим образом оформленными в архивах предприятий, а при отсутствии архивов - в подразделениях конфиденциального делопроизводства. По решению вышестоящих предприятий такие документы могут передаваться в архивы этих предприятий. В таком же порядке необходимо хранить и документы, не подлежащие передаче в государственные архивы. При этом должны быть обеспечены условия для физической сохранности документов и предотвращения утечки содержащейся в них информации С целью уточнения или определения сроков хранения документов и отбора их на основе этих сроков для архивного хранения и уничтожения проводится экспертиза ценности документов. Проведение такой экспертизы целесообразно возлагать на ПДЭК. Экспертиза ценности конфиденциальных документов проводится ежегодно или при небольшом объеме документов 1 раз в несколько лет, однако подвергать экспертизе целесообразно документы, изданные 35 лет назад, когда одновременно с подготовкой документов для архивного хранения возможны отбор их для уничтожения, т.к. значительное количество документов имеет срок хранения 35 лет, и снятие грифа конфиденциальности с существенной части документов. Экспертизой ценности должны быть охвачены все конфиденциальные дела и документы выделенного хранения за соответствующий период времени, поскольку документы выделенного хранения являются составной частью документального фонда предприятия. К проведению экспертизы ценности конкретного дела (документа выделенного хранения) привлекаются члены ПДЭК, имеющие доступ к этому делу (документу). Экспертиза ценности документов дела проводится путем изучения содержания каждого подшитого в дело документа и установления его соответствия сроку хранения и номерам статей перечня, указанным на обложке дела. Одновременно проверяется правильность формирования дела: соответствие видов и содержания документов заголовку дела, отсутствие в делах постоянного срока хранения документов временного срока хранения. Экспертиза ценности документа выделенного хранения проводится путем изучения его содержания и определения срока хранения. Одновременно устанавливается возможность снятия грифа конфиденциальности с документов выделенного хранения, отдельных документов дела или с дела в целом. При определении или уточнении сроков хранения документов необходимо руководствоваться "Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (М., 2001). Однако в этом перечне не нашла отражение часть документов, образующихся в деятельности коммерческих предприятий. При проведении экспертизы ценности таких документов следует дополнительно руководствоваться методическими рекомендациями "Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических - хозяйственных структур)" (М., 1997), в которых, содержится примерный перечень документов постоянного срока хранения. При проведении экспертизы ценности научно-технических документов необходимо использовать "Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России" (М., 1998). Если на предприятии имеются документы, не предусмотренные названными перечнями и методическими рекомендациями, то срок их хранения следует определять на основе критериев оценки документов, к важнейшим из которых относятся: - происхождение документа (место и время издания); - содержание документа (значимость отображенного события, полнота его освещения, новизна, уникальность информации или ее повторяемость, целевое назначение документа); - внешние особенности документа (подлинник или копия, характер резолюций, наличие помет, физическое состояние). Срок хранения дела в целом устанавливается по наивысшему сроку хранения документов, находящихся в деле. Результаты экспертизы ценности документов целесообразно фиксировать в рабочей карточке (тетради) эксперта с отражением в ней номера дела (документа выделенного хранения), его заголовка, операций (с обоснованиями), которые необходимо произвести: какие документы и в какое дело перешить, какие подлежат уничтожению, с каких можно снять гриф конфиденциальности, какими должны быть уточненный заголовок, срок хранения и номера статей по перечню. По завершении экспертизы всех дел и документов выделенного хранения результаты работы всех экспертов рассматриваются на заседании ПДЭК и фиксируются в протоколе с отражением: - какие дела и документы выделенного хранения (с уточненными заголовками, грифами конфиденциальности, сроками хранения и номерами статей по перечню) подлежат передаче на архивное хранение; - какие документы из каких дел и в какие дела необходимо перешить; - какие дела, документы из дел и документы выделенного хранения подлежат уничтожению; - с каких дел, документов выделенного хранения или отдельных документов, подшитых в дела, должен быть снят гриф конфиденциальности с указанием в последнем случае, подлежит ли документ, с которого снимается гриф конфиденциальности, изъятию из дела или должен оставаться в нем. Протокол заседания подписывается председателем и всеми членами ПДЭК и утверждается руководителем предприятия.