Понятие реквизитов документа

Каждый документ состоит из отдельных информационных элементов, называемых реквизитами.

Все реквизиты делятся на обязательные (например, текст, подпись, дата)и необязательные. Причем, одни и те же реквизиты в разных документах могут быть как обязательными так и необязательными (например, печать).

Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных на документе, составляют его формуляр. Для разных видов документов формуляры различны.

Типовой формуляр – формуляр, характерный для определенного вида документов (например, формуляр приказа, протокола и т.д.).

ГОСТом разработан формуляр-образец, содержащий все существующие реквизиты и показывающий их расположение на документе.

Состав реквизитов документа по ГОСТу Р 6.30-97:

1. Герб РФ

1. Герб субъекта РФ
2. Эмблема организации или товарный знак (при отсутствии реквизита «герб РФ»).
3. Код организации по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций).
4. Код формы документа по ОКУД (Общероссийскому классификатору управленческой документации)
5. Наименование организации
6. Справочные данные об организации
7. Наименование вида документа
8. Дата документа
9. Регистрационный номер документа
10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
11. Место составления или издания документа
12. Гриф ограничения доступа к документу
13. Адресат.
14. Гриф утверждения документа
15. Резолюция
16. Заголовок к тексту
17. Отметка о контроле
18. Текст документа
19. Отметка о наличии приложения
20. Подпись
21. Гриф согласования документа.
22. Визы согласования документов.
23. Оттиск печати
24. Отметка о завершении копии
25. Отметка об исполнителе
26. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
27. Отметка о поступлении документа в организацию
28. Идентификатор электронной копии документа.

Не менее 2 0 мм Конфиденциально Экз. № 3 К Не менее 20 мм Не Не менее 10 мм Не менее 10 мм

Расположение основных реквизитов документа

2. Требования к тексту документа:

1. Достоверность и объективность.
2. Максимальная краткость при полноте информации.
3. Безупречность формулировок с юридической стороны.
4. Точность, исключающая возможность двоякого понимания текста.
5. Каждое слово в тексте должно нести смысловую нагрузку.

Текст документа включает две части:

• Вводную (содержит причины, цели создания документа)
• Основную (содержит просьбы, выводы, предложения)

Рекомендуется начинать текст с основной части.

Текст документа может быть представлен в виде:

1. Трафарета (часть документа отпечатана, а часть вписывается при составлении).

2. Таблицы

3. Анкеты (опросный лист для получения сведений о том кто её заполняет)

Если документ включает несколько страниц, то каждая страница (начиная со второй) нумеруется арабскими цифрами в верхней части в середине листа.

Каждый документ имеет поля. Размеры полей: левое и верхнее – 20 мм, правое и нижнее – 10 мм.