Тема 1.2. Унификация и стандартизация документов

План изучения темы:

1. Стандартизация документов.
2. Унифицированные системы документации.

1. Стандартизация документов.

Специалисты-практики в своей деятельности руководствуются нормативно-методическими документами в области ДОУ, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.

Нормативно-методическая база ДОУ – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации и работу службы ДОУ.

Стандартизация документов – это установление единых норм и требований, предъявляемых к документам.

Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационной распорядительной документации. Требование к оформлению документов».

Общие требования к документам и службам ДОУ изложены в Основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Государственная система документационного обеспечения управления — это свод правил, устанавливающих единые нормы и требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в организациях различных организационно-правовых форм хозяйствования.

ГСДОУ содержит альбом образцов, форм, примеров организационно-распорядительных документов.

ГСДОУ одобрена коллегией Главархива и является общегосударственной инструкцией по документационному обеспечению управления, служит нормативно-методической базой для совершенствования ДОУ и повышения его эффективности. В основных положениях ГСДОУ также содержатся вопросы по организации работы с документами.

ГСДОУ содержит примерное положение о службе ДОУ и примерное содержание должностной инструкции для работников службы ДОУ.

1. Унифицированные системы документации.

На государственном уровне проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД)

Унифицированная система документации – это совокупность унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных материалов по их разработке и применению.

В настоящее время действуют следующие УСД:

1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации:

- документация по созданию, ликвидации организации;

- по распорядительной деятельности;

- по информационной деятельности;

- по приему, переводу, увольнению.

- по оформлению командировок, отпусков, поощрений, взысканий и т.д.

2. Унифицированная система банковской документации:

- платежная документация по безналичным расчетам;

- по кредитным операциям;

- по депозитным операциям и т.д.

3. Унифицированная система финансовой учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных организаций.

4. Унифицированная система отчетно-статистической документации (документация по статистике труда, финансов, промышленности, сельского хозяйства, транспорта и т.д.).

5. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:

- отчетная бухгалтерская документация;

- первичная учетная документация;

- регистры бухгалтерского учета

6. Унифицированная система документации по труду ( по состоянию рынка труда, по охране труда, по трудовым отношениям и др.).