Система оперативного управления

С течением времени требования к автоматизации деловых процессов растут. И если когда-то ставилась задача автоматизации отдельных участков работы подразделений, что привело к наличию большого количества разрозненных программных продуктов, то теперь основной вопрос - организация комплексной системы оперативного управления. Именно этот подход позволяет наиболее эффективно решить задачу автоматизации. Документы - это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки.

Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях - полностью парализовать работу организации.

Отдельно следует выделить проблемы организаций, имеющих территориально удаленные подразделения. Организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление, в подобном случае крайне затруднительно.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта.

Упорядочивание документооборота начинается с составления реестра используемых в организации документов. Для каждого типа документа определяется маршрут движения, от момента возникновения документа до уничтожения или отправки в архив. Каждый этап жизненного цикла документа подробно описывается: определяется инициатор, ответственный за выполнение каждого этапа, куратор, список подписывающих, список рассылки. Кроме того, устанавливаются связи с документом-основанием и дочерними документами, формируются дочерние поручения.

Такой подход позволяет упорядочить документооборот, исключить дублирующие документы и функции, и как следствие - оптимизировать работу в целом.

Тяжёлое наследие безнадёжно вымирает

Каждая автоматизированная система, предназначенная для использования в организациях и на предприятиях, имеет свою историю создания. Созданные ранее программные продукты, многие из которых используются до сих пор, решали вполне определенные, узкоспециализированные задачи. Например, одна программа разрабатывалась для автоматизации канцелярии, другая - для ведения архивов, третья - для отправки электронной почты или мгновенных сообщений.

С течением времени все эти программы подвергались доработке с тем, чтобы можно было применять их и для автоматизации других участков. Но поскольку изначально эти программы были созданы для решения узкой, точно определенной задачи, то всякое расширение функционала, безусловно, отрицательно сказывалось на качестве. В итоге программы получались неудобными в эксплуатации и ненадёжными с точки зрения обработки промышленных объёмов данных. В качестве альтернативы отечественные разработчики предлагали другие программы, при этом часть функций оказывались дублирующими друг друга, а для актуализации данных приходилось использовать многократный импорт/экспорт информации. Всё это в конечном итоге приводило к потере рабочего времени сотрудников и остановке деловых процессов.

Иностранные поставщики зачастую предлагают концептуально устаревшие и трудноадаптируемые программные продукты, прикрываясь от потока критики пользователей и администраторов большими рекламными щитами.

Так или иначе, малоэффективные программные продукты и технологии по объективным причинам обречены на безнадёжное отставание и, в конечном итоге, на исчезновение.

Сквозная автоматизация - ключ к эффективной работе

Существует два основных пути решения задачи сквозной автоматизации бизнес-процессов: создание надстройки над ранее используемым ПО или установка комплексной системы, включающей в себя необходимый набор функций.

Установка программы-надстройки предполагает создание сквозной производственной инфраструктуры, связывающей системы планирования, финансов, коммерции и управления рисками, соединяющей потоки сообщений между системами, автоматизирующей производственные бизнес-процессы, обеспечивая видимость обновления информации в режиме реального времени. Такое приложение может существовать - теоретически. Но попытка практического создания подобной программы приводит обычно к появлению монитора, отображающего список работающих программ. По большому счёту, это приложение не решает задачу сквозной автоматизации. Кроме того, всякое изменение прикладного ПО влечет за собой изменение программы-надстройки, что характеризуется крайне высокими накладными расходами.

Установка комплексного решения позволяет достичь сквозной автоматизации бизнес-процессов, т.к. использует одну СУБД с одной или несколькими чётко структурированными базами данных. Для работы с данными при этом используется один и тот же интерфейс. Сопровождение такой комплексной системы проще и выгоднее, чем при использовании программы-надстройки.

Сквозная автоматизация деловых процессов позволяет многократно сократить дублирование информации, с которой работают различные подразделения любой организации. Централизованный учёт информации предоставляет пользователям удобную работу с одной системой, а единожды введенная информация становится доступна всем остальным пользователям в других подразделениях, для которых определены соответствующие права доступа.

Для сравнения двух подходов к автоматизации деловых процессов рассмотрим простой пример - взаимодействие между клиентом и поставщиком услуг. Клиент, ЗАО "Потребитель", заключает с организацией ОАО "Поставщик" договор на сервисное обслуживание персональных компьютеров. При этом цепочка действий и подходы к автоматизации выглядят следующим образом.

Таблица 1. Сравнение различных подходов к автоматизации бизнес-процессов:

Таким образом, деловой процесс, связанный с заключением одного договора, ранее был поделен на несколько автоматизируемых областей. При этом часть областей не автоматизировалась совсем, а при уходе сотрудников часть информации могла быть утрачена. Если используется несколько различных автоматизированных систем, то информация хранится в разных базах данных, и доступ сотрудников к такой информации может быть затруднён.

Соответственно, руководители с трудом получают целостную картину работы организации, что может привести к частичной или полной остановке деловых процессов. Использование различных систем, взаимодействие с различными поставщиками, отличия в эксплуатации и сопровождении программных продуктов часто приводят к большим расходам на автоматизацию, потере рабочего времени сотрудников и, в конечном итоге, способны остановить работу организации.

Так продолжалось до тех пор, пока не появилась комплексная система оперативного управления.

Использование прогрессивных программных продуктов, которые сочетают в себе комплексное решение для автоматизации таких задач, как "Документооборот" (DOCFLOW), "Управление сотрудниками" (STAFF), "Управление отношениями с клиентами" (CRM) и "Бюджетирование" (BUDGET), позволяет эффективно решать задачи оперативной работы и управления организацией, предприятием или государственным учреждением.

Авангардным решением, первой системой оперативного управления стала российская разработка. Компания "Банковский бизнес" представляет систему, где в качестве объекта автоматизации используется работа в финансовых учреждениях (она наиболее документирована).

На сегодняшний день система оперативного управления от компании "Банковский бизнес" выпускается:

• для банковской сферы: "Система оперативного управления BANK BUSINESS";

• для отраслевых организаций и предприятий: "Система оперативного управления CORPORATE BUSINESS";

• для государственных учреждений: "Система оперативного управления GOVERNMENT".