Реквизит 11 и 12 - Дата и регистрационный номер документа
В бланке документа ограничительными черточками отмечены места даты и индекса документа. Это важнейшие поисковые признаки документа. Именно по этим реквизитам находят нужный документ среди других аналогичных. Образно говоря, дата и индекс-"имя и отчество" документа.
Дата - обязательный реквизит любого документа. Дат на документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.
Регистрационный номер документа - это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой.
Реквизит 13 - Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Получив ответный документ, по этому реквизиту секретарь должен подобрать копию инициативного документа, на который пришел ответ, подложить его к полученному ответу и только вместе доложить руководителю. В этом случае у руководителя сразу будет полная информация: как и что писали, и полностью ли учтена просьба или предложение.
|
|
Реквизит 14 - Место составления или издания
В общем бланке, на том месте, где в бланке для письма проставляется ссылка на номер и дату входящего документа, указывается место составления документа. Часто напечатано заранее. Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным делением России.
Реквизит 15 - Адресат
От точного написания адресата зависит прямоточность движения документа, скорость доставки его, минуя лишние инстанции, непосредственному исполнителю, занимающемуся данным вопросом, и соответственно быстрота решения поставленных в документе проблем.
Например:
Адресуя докладную записку руководителю структурного подразделения, укажем:
Декану экономического
факультета
проф. П. С.Черепанову
Реквизит 16 - Гриф утверждения документа
После подписания некоторых видов документов требуется их утверждение, после чего они приобретают юридическую силу.
На утверждаемом документе проставляется гриф утверждения, имеющий соответственно два варианта оформления:
УТВЕРЖДАЮ Президент ЗАО "Гималаи" подпись - Е.А.Султанов 15.05.06 | УТВЕРЖДЕНО Приказом Министра здравоохранения России 15.05.06 № 36 |