Сводные таблицы Excel - вспомогательные таблицы, с помощью которых можно анализировать, объединять большие объемы данных, быстро подводить общие и промежуточные итоги, отбирать и обобщать только необходимые данные и изменять форму их представления.
Для создания сводных таблиц можно использовать различные источники данных. По умолчанию наиболее часто используют таблицы Excel, организованные в виде списка или базы данных.
Кроме того, сводные таблицы можно создавать:
· на основе таблиц, полученных в результате консолидации данных;
· на основе других сводных таблиц;
· на основе внешних источников данных.
Необходимым условием для создания сводной таблицы является наличие одной или нескольких таблиц, содержащих заголовки столбцов. Заголовки (метки) столбцов служат для создания в сводной таблице полей данных.
Создание и модификация сводных таблиц выполняются с помощью Мастера сводных таблиц, окно которого появляется на экране после ввода команды меню ДАННЫЕÞСводная таблица
|
|
или щелчка по кнопке Мастер сводных таблиц на панели инструментов Сводные таблицы.
Мастер сводных таблиц имеет четыре окна (4 шага).
В первом окне выбирают источник данных, во втором - указывают диапазон ячеек, содержащих исходные данные. Если сводная таблица создается на основе таблицы Excel, организованной в виде списка или базы данных, а указатель мыши установлен внутри этой таблицы, то необходимый диапазон ячеек указывается автоматически. Кнопка Обзор позволяет выбрать таблицу данных, находящуюся в другой рабочей книге.
Структура сводной таблицы, ее вид (макет) формируется в третьем окне Мастера сводных таблиц.
В правой части этого окна находятся кнопки с названиями полей исходной таблицы. В центре окна находится область построения сводной таблицы.
Для создания макета (структуры) сводной таблицы следует перетащить мышью кнопки нужных полей в область построения.
В область Страница помещают поля, в которых нужно произвести отбор нужных записей (фильтрацию). Область Страница может оставаться незаполненной.
В области Строка и Столбец помещают поля, которые должны быть представлены в сводной таблице.
В области Страница, Строка и Столбец каждое поле может помещаться только один раз.
Для того чтобы удалить поле из области построения, его кнопку нужно просто перетащить за пределы области построения таблицы.
В область Данные помещают поля, по которым при создании сводной таблицы будут производиться вычисления с помощью одной из функций:
· Сумма (по умолчанию);
· Количество значений;
· Среднее;
· Максимум и др.
Для подведения итогов по одному и тому же полю с помощью нескольких функций это поле должно помещаться в область Данные несколько раз.
|
|
Для выбора функции и настройки параметров полей, помещенных в область Данные, следует дважды щелкнуть по нужному полю, а затем в диалоговом окне Вычисление поля сводной таблицы
выбрать нужную функцию.
В этом диалоговом окне можно также изменить формат представления результатов (с помощью кнопки Формат)и выбрать функцию для выполнения дополнительных вычислений (с помощью кнопки Дополнительно>>).
В четвертом окне Мастера сводных таблиц (на шаге 4) выбирают место размещения сводной таблицы и с помощью кнопки Параметры устанавливают параметры вывода информации в сводной таблице.
Сводные таблицы Excel являются гибким инструментом для обобщения, анализа и наглядного представления данных. Их можно модифицировать, добавлять новые поля, удалять существующие поля, изменять местонахождение полей, например превращать строки в столбцы и наоборот. Поэтому английское название сводных таблиц "pilot table" иногда переводят как "таблица-флюгер".
Сводная таблица может быть скопирована на другой рабочий лист.
Сводные таблицы служат только для отображения информации, поэтому ручная правка данных в них невозможна. Для изменения структуры сводной таблицы нужно установить курсор в области сводной таблицы, снова ввести команду меню ДАННЫЕÞСводная таблица или команду контекстного меню Мастер и выполнить необходимые преобразования в окне Мастер сводных таблиц, шаг 3.
При изменении данных в исходной таблице сводная таблица автоматически не обновляется. Чтобы обновить сводную таблицу, нужно выделить в ней любую ячейку и щелкнуть по кнопке Обновить данные на панели инструментов Сводные таблицы.
Сводную таблицу можно использовать для создания новой сводной таблицы, при этом новая таблица будет связана с теми же исходными данными. При обновлении одной сводной таблицы
другие сводные таблицы одной и той же книги также обновляются. Сводные таблицы разных книг, использующие один и тот же набор данных, не связаны между собой и могут обновляться независимо друг от друга.
Для удаления из сводной таблицы строки, столбца или страницы следует перетащить кнопку соответствующего поля за пределы сводной таблицы.
Для удаления всей сводной таблицы нужно:
· установить курсор в любую ячейку сводной таблицы;
· открыть на панели инструментов Сводные таблицы список Сводная таблица;
· выбрать команду ВыделитьÞТаблица целиком при нажатой кнопке Разрешить выделение;
· ввести команду меню ПРАВКАÞОчистить Þ Все.
При удалении сводной таблицы исходные данные остаются без изменений.
На основе сводных таблиц можно строить диаграммы, наглядно отображающие представленные в них итоговые данные.