Для составления и редактирования документов предназначено множество программных средств, называемых текстовыми процессорами или текстовыми редакторами. Так программы типа Word 2010 можно использовать для создания документов разных видов на основе типовых форм, заранее введенных в память ПК и содержащих трафаретные тексты. В качестве трафарета может применяться бланк конкретного документа, содержащего типовой текст и пробелы для внесения переменной информации. При создании шаблона необходимо правильно разместить реквизиты каждого документа. Использование заранее разработанных типовых текстов и шаблонов значительно упрощает процесс подготовки документов. Помимо полностью составленного типового текста документа в память машины можно ввести отдельные выражения и стандартные фразы, наиболее часто применяемые при переписке и составлении справочно-информационных документов. С помощью команды «Автотекст», находящейся в меню «Вставка», можно создать архив из наиболее часто повторяющихся частей текста. Таким образом, работа по набору текста будет сведена к компоновке отдельных элементов «Автотекста», что значительно облегчает процесс составления текста документа. Элементы «Автотекста» могут содержать:
|
|
• выдержки из нормативных документов, на которые приходится часто ссылаться;
• традиционные начальные фразы; стандартные выражения; общепринятые обороты, применяемые в заключительной части писем.
Например:
Уважаемый (аи) господин (госпожа)!
В ответ на Ваше письмо от
С уважением........
Искренне Ваш.......
С глубоким уважением... и т.д.;
• постоянно применяемые наименования предприятий, фирм, почтовые адреса; название товаров, видов услуг и т.д.;
• схемы, чертежи, рисунки, необходимые для оформления отчетов, рекламных писем и т.п.
Программа Microsoft Word автоматически осуществляет проверку правописания при наборе текста документа. С помощью словарей синонимов можно подобрать синоним для слова, выделенного курсором.