Положения о структурных подразделениях (коллегиальных или совещательных органах)

Положение о структурном подразделении(коллегиальном или совещательном органе) – это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений и иных органов.

Положения о структурных подразделениях и иных органах можно классифицировать следующим образом:

· положения о структурных подразделениях;

· положения о коллегиальных и совещательных органах: руководящих (совет директоров, правление) и специализированных (уче­ный совет, научно-технический совет и др.);

· положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений, и на их основе разрабатываются индивидуальные положения.

Положение о подразделении имеет следующие разделы:

1 Общие положения.

2 Основные задачи (Цели и задачи).

3 Функции.

4 Права.

5 Руководство и структура подразделения.

6 Ответственность.

7 Финансирование, материально-техническое обеспечение (если необходимо).

8 Взаимоотношения с другими подразделениями.

В разделе «Общие положения» указываются полное точное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется подразделение в своей деятельности (перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных материалов), кем возглавляется и кому подчиняется (орган управления или должностное лицо, в распоряжении которого находится структурное подразделение), степень его самостоятельности, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.

В разделе «Основные задачи» («Цели и задачи») в обобщенном виде формулируется главная цель деятельности структурного подразделения и его основные задачи (направления деятельности).

При формулировании целей необходимо чтобы цели были одного масштаба, необходимо избегать второстепенных и побочных целей, несвязанных или, еще хуже, противоположных, возможно указание декларативных (пока недостижимых) целей.

Задачи должны соответствовать целям. Каждой цели может соответствовать несколько непосредственных задач. Каждая задача может вести к достижению нескольких целей. Но не должно быть задачи, которая бы не вела хотя бы к одной из ранее поставленных целей, как и цели, для которой не нашлось хотя бы одной конкретной задачи.

В отличие от целей задачи должны быть достижимыми и измеряемыми. Выполнение поставленных задач должно быть измеряемо в штуках или рублях, тоннах или километрах в зависимости от специфики организации.

Раздел «Функции» – основной раздел положения, он должен включать всестороннюю характеристику деятельности структурного подразделения: подробный перечень всех функций, которые должны обеспечить решение основных задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

В разделе «Права» перечисляются права, которыми наделяется подразделение для реализации возложенных на него задач. При изложении прав подчеркивается их соответствие действующему законодательству, нормативно-правовым документам Правительства, вышестоящих органов управления и документам, регламентирующим деятельность данной организации в лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций.

Раздел «Руководство и структура подразделения» описывает организацию работы структурного подразделения и обязанности руководителя:

· наименование должности руководителя подразделения, требования к уровню образования и стажу практической работы (квалификационные требования);

· замещение руководителя структурного подразделения в период его отсутствия;

· состав структурного подразделения;

· организационная структура подразделения (в виде схемы);

· организация деятельности подразделения и его работников руководителем (персональные права и обязанности руководителя). Как правило, указывают:

- функцию координации деятельности структурного подразделения, планирование его работы;

- контроль за работой сотрудников,

- совершенствование организационной структуры;

- участие в разработке нормативно-методического обеспечения;

- право устанавливать круг ответственности своих заместителей;

- право утверждать определенные документы;

- право издавать распоряжения по определенному кругу вопросов;

- право назначать и освобождать от занимаемых должностей работников подразделения (или представлять документы для этих процедур);

- применять меры поощрения и взыскания и т.д.;

В разделе «Ответственность » перечисляются основные позиции, по которым руководитель несет персональную ответственность за выполнение задач структурного подразделения, за состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и нормативных документов, достоверность информации, ее утечку, организацию работы подразделения, работу с кадрами, а также за невыполнение задач, возложенных на руководителя данным Положением, а также устанавливаются виды дисциплинарной, административной и (при необходимости) уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих функций.

В разделе «Взаимоотношения с другими подразделениями» определяются взаимосвязи с другими подразделениями, возникающие в результате производственной, хозяйственной, управленческой деятельности, фиксируются информационные и документационные потоки подразделения – наименования документов создаваемых им, периодичность и сроки их представления, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, устанавливаются взаимные обязательства, определяется состав документов, разрабатываемых структурным подразделением совместно с другими структурными подразделениями.

Положения о подразделениях разрабатывают по указанию руководителя организации и инициативе руководителей структурных подразделений.

Принципы управления при составлении Положений о структурных подразделениях:

1. Принцип декомпозиции. Полномочия организации, декомпозируются по подразделениям, полномочия подразделения – по группам, затем по сотрудникам. Распределение полномочий начинается с распределения функций (обязанностей), затем прав и ответственности.

2. Принцип разделения труда (специализации). Все виды работ, которые необходимо выполнять, группируются в относительно однородные группы таким образом, чтобы их эффективно могли выполнять сотрудники определенной квалификации.

3. Принцип баланса полномочий. В положениях необходимо обеспечивать баланс обязанностей, прав и ответственности, в том числе для сотрудников и подразделений, не подчиненных друг другу: если один имеет право требовать материалы, транспорт, информацию и т.п., то в обязанности другого должен входит пункт «по требованию такого-то предоставлять материалы…».

4. Принцип исключения работ. Ни один руководитель не должен выполнять те виды работ, которые могут выполнить его подчиненные. Этот принцип «постоянного делегирования» особенно важен для распределения полномочий внутри структурных подразделений, для определения задач начальника и подчиненных, т.е. при составлении должностных инструкций.

5. Принцип единоначалия. Каждый сотрудник, отдел, подразделение, организация получает задания только от одного руководителя, которому этот сотрудник и т.п. подчинен по административным вопросам. Однако в функциональных областях каждый сотрудник обязан выполнять требования соответствующих специалистов, т.е. гл. бухгалтера, гл. механика и т.п. (сочетание линейного и функционального руководства).

6. Принцип эмоциональной нейтральности. Система управления строится на основе требований к должностным обязанностям, а не к лицам, занимающим конкретные должности. Это позволяет обеспечить устойчивую работу системы управления путем замещения конкретных лиц, которые могут заболеть, уйти в отпуск и т.п.

Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами документа являются наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.

Положения подписывают должностные лица, являющиеся их непосредственными разработчиками (например, начальники структурных подразделений, заместители первого руководителя и др.), визирует положение юридическая служба (юрисконсульт), утверждает руководитель. Положение обретает юридическую силу с момента утверждения.

Изменения в положения о структурных подразделениях вносятся распорядительными документами руководства по мере необходимости.