Ввод задач проекта

Следующим шагом в создании проекта является «Ввод задач проекта». Эту операцию необходимо выполнять в таблице в представлении «Диаграмма Ганта». Далее в таблице 1 Приложения представлены исходные данные проекта «Учебный проект».

Пример ввода задач в представлении «Диаграмма Ганта» представлен на рисунке 2.10.

Рисунок 2.10 – Ввод задач в представлении «Диаграмма Ганта»

Чтобы ввести задачу, следует установить табличный курсор на первую строку таблицы «Диаграмма Ганта» и ввести с клавиатуры название задачи, затем необходимо нажать «Enter» или перейти к другой ячейке таблицы с помощью мыши или клавиш управления курсором.

Примечание - Если у вас существует перечень задач набранные в Excel их можно перенести в Project с помощью копирования данных.

После ввода новой задачи ее длительность принимается равной одному рабочему дню. Существует три способа изменений длительности.

Первый вариант – это в представлении «Диаграмма Ганта» при фиксировании задачи сразу же проставлять ее длительность с помощью календаря. Экранная форма представлена на рисунке 2.11.

Рисунок 2.11 – Задание длительности задачи

Чтобы изменить длительность, следует подвести указатель мыши к правому краю отрезка в представлении «Диаграмма Ганта» так, чтобы он принял вид стрелки, направленной вправо. Затем нужно нажать левую кнопку мыши и двигать мышь вправо или влево, чтобы увеличить или уменьшить длительность выполнения задачи. При перемещении появляется всплывающее окно, в котором отображается время окончания задачи и ее длительность. Выходные дни не учитываются (когда вы перемещаете мышь на диаграмме над выходным днем, длительность задачи не увеличивается).

Длительность можно также задать в окне «Сведения о задаче» (рисунок 2.12). Это окно вызывается, если щелкнуть на задаче правой кнопкой мыши и в меню выбрать пункт «Сведения…..».

Рисунок 2.12 – Экранная форма выбора меню «Сведения….»

На вкладке «Общие» сведений о задаче расположены поля «Название» и «Длительность». Экранная форма представлена на рисунке 2.13.

Рисунок 2.13 – Экранная форма «Сведения о задаче»

Флажок «Предварительная оценка» говорит о том, что длительность установлена приблизительно или вообще не установлена (по умолчанию этот флажок установлен). Если вручную изменить длительность задачи, то флажок автоматически снимается.

В поле «Процент завершения» показано, какая часть задачи выполнена на текущий момент.

В поле «Приоритет» можно изменять приоритет задачи. Этот параметр используется при выравнивании ресурсов.

Планирование задач

Задача в Microsoft Project - работа проекта нижнего уровня декомпозиции структуры работ, на которую можно назначать ресурсы (трудовые, материальные, затратные).

Перечень задач в проекте определяют, как правило, лица, ответственные за контроль реализации проекта. Уровень детализации операций проекта должен быть обязательно согласован с ответственным за проект (менеджером проекта) и с генеральным директором компании. В основу декомпозиций должен быть положен принцип достаточности, иначе такую операцию как, например, «разработка грунта вручную» (т.е. когда яму нужно выкопать), можно раздробить на элементарные операции типа: «поиск лопаты», «перекур» и т.п.:)

Чтобы определить, когда остановить декомпозицию и удовлетвориться достигнутой степенью детализации, рекомендуется использовать следующие правила:

• на операции можно назначить определенных исполнителей, которые заняты на ней от начала и до конца;

• продолжительность исполнения операций сопоставима с периодом учета исполнения;

• на операции можно назначить стоимость и расход материалов.

Каждая задача имеет свой тип – характеристику, учитывающую, какие элементы задачи являются фиксированными, а какие переменными.

Задачи в Microsoft Project могут быть иметь следующие типы:

1. Фиксированная длительность (длительность задачи остается постоянной независимо от количества назначенных ресурсов (единиц назначения) или объема трудозатрат). Т. е.:

· При изменении объема ресурсов пересчитываются трудозатраты, а длительность неизменна.

· При изменении объема работ пересчитывается объем ресурсов, а длительность неизменна.

2. Фиксированные трудозатраты (объем трудозатрат остается постоянным независимо от любых изменений длительности или количества ресурсов (единиц назначения), назначенных данной задаче.). Т.е.:

· При изменении объема работ пересчитывается длительность, а трудозатраты неизменны.

· При изменении длительности пересчитывается объем ресурсов, а трудозатраты неизменны.

3. Фиксированный объем ресурсов (количество единиц назначения остается постоянным независимо от объема трудозатрат или длительности задачи). Т. е.:

· При изменении трудозатрат пересчитывается длительность, но объем ресурсов не меняется.

· При изменении длительности пересчитываются трудозатраты, но объем ресурсов не меняется.

Планирование с фиксированным объемом работ имеет смысл, только когда ресурсы, назначенные на задачу, добавляются или удаляются.

Планирование с фиксированным объемом работ не применимо, когда изменяются трудозатраты, длительность, объем ресурсов уже назначенных на задачу.

В свою очередь типы задач «Фиксированная длительность» и «Фиксированный объем ресурсов» могут быть как с фиксированным объем работ, так и без него, Рисунок 2.14. Т.е. длительность задачи уменьшается (галочка снята) или возрастает (галочка стоит) по мере добавления или удаления ресурсов для задачи, тогда как объем работ по задаче остается неизменным.

Рисунок 2.14 – Экранная форма «Сведения о задаче - Фиксированный объем работ»

Разница в расчетах задач по каждому типу приведена на рисунке 2.15.

Рисунок 2.15 – Разница в расчетах для разных типов задач

Если перейти в представление «Использование задач» то видно, что для разных типов задач идет разное распределение загрузки ресурсов во времени, рисунок 2.16.

На задаче с типом «Фиксированные трудозатраты» идет равномерное распределение трудозатрат на протяжении длительности всей задаче. На задачах с типами «Фиксированный Объем Ресурсов» и «Фиксированные Трудозатраты», те ресурсы, у которых самая малая загрузка, распределены равномерно на протяжении длительность всей задаче, а у тех ресурсов, у которых трудозатраты наибольшие, их загрузка отнесена вперед, т.е. на первые дни начала задачи.

Т.е. можно сделать вывод, что чтобы уменьшить время исполнения задач с типами «Фиксированный Объем Ресурсов» и «Фиксированные Трудозатраты» нужно увеличить одновременно загрузку всех наименее загруженных ресурсов.

Рисунок 2.16 – Распределение загрузки ресурсов для разных типов задач

Также можно сделать вывод, что если у вас на задачах с типами «Фиксированный объем ресурсов» и «Фиксированные трудозатраты» назначено одинаковое ресурсов и указана их одинаковая загрузка, то чтобы уменьшить длительность задачи с таким типом, вам нужно увеличить количество всех назначенных ресурсов.

Рекомендации по использованию типов задач:

• Рекомендуется типы «Фиксированные трудозатраты» и «Фиксированный объем ресурсов» использовать на тех задачах, где назначены одинаковые трудовые ресурсы) и других типов не будет.

• Тип задачи «Фиксированная длительность» использовать, когда все ресурсы навалены в кучу. Например, у строителей это рабочие, краны и пр. Вся загрузка будет равномерно распределена на протяжении всей длительности задачи.

• Странное замечание, но подходящее здесь – там, где не назначается «разношерстный» пул ресурсов детализируйтесь до принципа «одна задача – один исполнитель».

Для того, чтобы в проекте, у вас создавались задачи с типом по умолчанию «Фиксированная длительность», нужно в меню «Файл» / «Параметры» / «Расписание», в области «Параметры планирования для этого проекта» выбрать «Тип задача по умолчанию» / «Фиксированная длительность».

Если вам в проектах нужно поменять тип задачи, нужно либо вывести колонку «Тип» и в нем выбрать нужный вам тип, Рисунок 2.17, либо перейти в сведения о задаче, и на закладке «Дополнительно» выбрать тип задачи, Рисунок 2.18.

Рисунок 2.17 – Выбор типа задачи с помощью поля «Тип»

Рисунок 2.18 - Выбор типа задачи на закладке «Дополнительно»

Веха

Веха – важное (ключевое) событие проекта, контрольная точка, в которой будет понятно, что достигнут определенный промежуточный результат проекта.

Обычно в списке задач в MS Project вехи формулируются так: что-то утверждено, что-то завершено, что-то подписано. Т.е. веха констатирует совершение какого-то факта. В качестве вех часто указывают подписание актов, получение денег на проект. Также принято в конце каждой крупной группы работ (суммарной задачи) ставить «техническую» веху – «Группа работ завершена», даже если по смыслу в конце этой группы не подписывается никаких документов.

Руководству, которому вы отчитываетесь, часто не до подробностей проекта, отчетность «по вехам» – общепринятая практика.

Веха обычно не имеет длительности. Поэтому самый простой способ пометить задачу как веху – в столбце «Длительность» поставить 0, т.е. задать нулевую длительность. Project сразу изменит оформление такой задачи в диаграмме (она будет обозначена ромбом, по умолчанию).

Примечание - Чтобы сделать задачу вехой, можно также выбрать эту задачу, нажать кнопку «Сведения о задаче», перейти на вкладку «Дополнительно», а затем установить флажок «Пометить задачу как веху». Если нужно, чтобы задача не отображалась как веха, даже если ее длительность равна нулю, снимите флажок «Пометить задачу как веху».

Пример экранной формы «Сведения о задаче» представлен на Рисунке 2.19 далее.

Рисунок 2.19 – Экранная форма «Сведения о задаче»

Задача с ненулевой длительностью будет помечена вехой и будет иметь вид представленный в примере далее:

Пример - Последней задачей в каждой фазе проекта является однодневное обзорное совещание с руководством. Поскольку задача имеет однодневную длительность, то в приложении Microsoft Office Project она не определяется автоматически как задача-веха.