Термінологія і термінографія керування документаційними процесами

Керування документаційними процесами є невід’ємною частиною загальної системи управління підприємством, установою, організацією.

Міжнародне визнання і поширення набув універсальний термін Records management. В СРСР Records management довгий час вважався закордонним відповідником терміну “Діловодство”. 1988 р. в основних положеннях Единой государственной системы документационного обеспеченя управления згадується термін Records management (подано в дужках до терміну “Організація роботи з документами”).

У вітчизняній науці унормувався еквівалент поняттю Records management– “керування документаційними процесами”. Уконституювання терміну сприяло обговорення концепції впровадження в Україні норм міжнародного стандарту ISO 15489-2001 і розробка Національного стандарту України “Інформація та документація. Керування документаційними процесами”.

В міжнародному стандарті ISO 15489-2001 Records management визначається як галузь керування, що відповідає за ефективний і систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву або вилучення для знищення службових документів.

Національний стандарт України ДСТУ 2732:2004 “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять” розкриває поняття “керування документаційними процесами” як комплекс заходів, спрямованих на здійснювання процесів створювання та функціонування службових документів. Англомовний термін Records management в національному стандарті ДСТУ 2732:2004 має два українські терміни-відповідники – діловодство (справочинство) та керування документаційними процесами.

Records management був теоретизований в США. Після Другої світової війни постала необхідність ухвалення Законів, які б регулювали процеси Records management. Створена 1947 р. в США Комісія Гувера (сенатор, голова комісії) розробляла заходи з удосконалення діяльності виконавчих органів федерального уряду. В комісії була організована спеціальна група з вивчення Records management.

Теоретичні напрацювання комісії Гувера лягли в основу Закону “Акт про федеральні документи” (1950 р.) Закон про керування федеральними документами офіційно визнав поняття Records management, встановив відповідальність за організацію роботи з урядовими документами на Національний архів США та установи, що створюють документи.. Згідно Закону 1950 р. в США відкривалися Центри документації для тимчасового зберігання службових документів, які втратили оперативне значення.

На різних етапах становлення Records management (як сфері наукової діяльності) змінювалися пріоритетні напрями дослідження:

– у 1950-1960-х рр. у центрі уваги були:

* проблеми визначення критеріїв відбору документів для архівного зберігання, визначення критеріїв вилучення для знищення;

* проблеми взаємозв’язку між архівною справою і Records management

– наприкінці 1960-х рр. у центрі уваги:

* робота з машиночитаними документами

* проблеми використання документованої інформації із впровадженням ЕОМ в службах діловодства і архівах

– 1970-1980-і рр. в центрі уваги:

* методики Records management, які відповідають новим інформаційним технологіям

– з 1990-х рр.:

* організація електронного діловодства

* визначення автентичності, достовірності та цілісності електронних документів.

Міжнародними організаціями з Records management є: Міжнародна федерація з керування докуметацією (1956), Міжнародна рада з керування документаційними процесами (з 1970 р.), Міжнародна Рада архівів (з 1948 р.). 1976 р. Міжнародна федерація з керування докуметацією та Міжнародна рада архівів створили Об’єднаний комітет з керування документаційними процесами. Контакти з ЮНЕСКО привели до прийняття 1979 р. Прогами в галузі керування документаційними процесами та архівами (Records and Archives Management Program – RAMP).