Типы контроля. Виды контроля

Существует два типа контроля за исполнением документов:

1) контроль по существу решения вопроса,

2) контроль за сроками исполнения.

Очень часто в организации ограничиваются одним видом контроля, например контролем за сроками исполнения документов или за правильностью принятия решения, т.е. контроль осуществляется не на протяжении всего управленческого процесса, а только на заключительном его этапе. Организация может достичь желаемых результатов только при использовании всех видов контроля в совокупности.

1) Контроль исполнения документа по существу - это оценка того, насколько правильно, удачно, полно решен затронутый в нем вопрос. Такой контроль осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений, а также уполномоченные ими лица, например, помощники (референты) руководителей, кураторы и т.п.

Руководители всех рангов осуществляют контроль в полном объеме своих полномочий, проверяя, как правило, общее состояние работы, качество ее исполнения, суть решаемых управленческих задач, опираясь при этом на специалистов своего аппарата.

Специалисты аппарата управления несут ответственность за правильное и своевременное принятие решений по всем вопросам, поставленным в документе, фактическое и полное выполнение этих решений.

Взаимоотношения исполнителей и руководителя могут быть и более сложными, например, руководитель структурного подразделения может быть исполнителем по отношению к руководству организации и контролером по отношению к специалистам своего подразделения.

2) Контроль за сроками исполнения (сроковый контроль) всех категорий организационно-распорядительных документов сосредоточивается в службе ДОУ и ведется в канцелярии сотрудниками группы контроля, инспекции при руководителе, секретариата, отдела писем (жалоб) граждан, в структурных подразделениях - секретарями, инспекторами или лицами, ответственными за обработку документов.

Сроковый контроль исполнения документов, относящихся к другим системам документации (плановой, снабженческой и т.д.) возлагается на технических работников соответствующих функциональных структурных подразделений.

Обязательному контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие принятия решения и/или выполнения определенных управленческих действий, составления ответного или иного документа, внесения изменений в нормативные, инструктивные, плановые и другие документы:

Ø все без исключения поручения Президента РФ, в том числе содержащиеся в указах и распоряжениях;

Ø все постановления и распоряжения Правительства РФ;

Ø все служебные документы по линии руководства ведомства (субъекта федерации);

Ø подготовка проектов записок и иных документов на имя Президента РФ, Председателя Правительства РФ;

Ø распорядительные документы организации;

Ø решения коллегиальных органов управления;

Ø представление докладов, предложений, заключений;

Ø обращения граждан;

Ø инициативные исходящие письма.

Предметом контроля в распорядительных документах и решениях коллегиальных органов служат не сами документы, а содержащиеся в них задания и поручения. Под заданием или поручением понимается конкретное и законченное по смыслу предписание, мероприятие, указанное в тексте (пункте, подпункте, параграфе) документа, адресованное конкретному исполнителю (исполнителям) и имеющее срок исполнения. Задание (поручение) является также составной частью резолюции, которую руководитель пишет на документе.

Обязательному контролю исполнения подлежат предложения, заявления и жалобы граждан, запросы депутатов и решения заседаний совета и собраний трудового коллектива.

Контролируется также процесс и сроки ознакомления руководителей и специалистов с документами, присланными для использования в работе (приказами, инструктивными письмами и т.п.).

Состав наиболее массовых категорий контролируемых документов с указанием типовых сроков их исполнения или предоставления закрепляется в специальном перечне, включаемом в приложение к инструкции по документационному обеспечению деятельности учреждения, и в Табеле документов.

В крупных организациях документы, включенные в перечень, иногда подразделяются на ряд уровней контроля: обязательного контроля и просто контроля.

При традиционной технологии контроля в перечень обычно включаются 30-40% документов, требующих индивидуального наблюдения за ходом исполнения, так как все документы проконтролировать в этом режиме невозможно. Поэтому и появились понятия «выборочный контроль» и «сплошной контроль».

Автоматизация контрольных операций дает возможность значительно увеличить процент индивидуально контролируемых документов и подойти к решению проблемы сплошного контроля.

По указанию руководства учреждения или структурного подразделения на контроль может быть поставлен любой документ, не включенный в перечень, отдельные пункты документа, устные и письменные поручения руководства. При необходимости на контроль допускается ставить также постоянные задания, возлагаемые на руководителей и специалистов в рабочих планах, программах работы, планах организационно-технических мероприятий и иных подобных документах.

Основными задачами системы срокового контроля исполнения документов являются следующие:

· запоминать все поставленные на контроль документы, указания, поручения, задания, мероприятия, управленческие решения и помнить их до окончания исполнения;

· корректировать массив хранимой контролируемой информации при изменении сроков исполнения, состава специалистов, работающих с документом, и движении документа в процессе работы с ним;

· информировать руководителей, специалистов и сотрудников документационной службы о состоянии и ходе исполнения документов, осуществлять оперативный поиск сведений о документах по запросам;

· напоминать руководителям, специалистам и контролирующим подразделениям о наличии неисполненных документов и поручений;

· фиксировать факты исполнения или неисполнения контролируемых документов;

· анализировать уровень исполнительской дисциплины по учреждению в целом, структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

В сроковом контроле выделяют следующие виды контроля:

1) текущий,

2) предупредительный,

3) итоговый.

1) Текущий контроль предполагает ежедневную проверку ходя исполнения документов, срок исполнения которых истекает сегодня. Он осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом. Ответственные за контроль исполнения ежедневно, как правило, в начале дня выявляют и составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня.

Такой контроль часто называют контролем за исполнением поручений. Цели текущего контроля - содействие своевременному и качественному исполнению поручений, обеспечения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (решение вопроса на заседании, подписание документа, отправка факса и др.).

2) Предупредительный контроль отличается оттекущего тем, что он проводится по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня, и тем самым дает сотруднику возможность и время для решения вопроса.

Очень важна форма проведения контроля. Он должен быть ориентирован на помощь сотрудникам в организации их работы, а не на выявление недостатков; на стремление помочь, напомнить, а не уличать. Это ведет к наибольшей эффективности работы службы контроля.

Компетентность, незаменимость работника службы контроля проявляется в умелой проверке исполнения. в умении тактично, без нанесения оскорбления, напомнить, что документ должен быть исполнен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит успешность всей деятельности организации.

Если при получении документа или в ходе выполнения исполнителем выясняется невозможность его своевременного исполнения, то об этом должно быть доложено руководителю, резолюция которого имеется на документе. Он имеет право на перенос срока исполнения документа. В этом случае работник службы ДОУ вносит в регистрационную карточку новый срок исполнения.

Перенос сроков исполнения должен быть осуществлен не позднее 1 дня до истечения контрольной даты.

Перенос сроков исполнения задним числом не допускается и в принципе невозможен в автоматизированных системах.

Для документов с длительным сроком (несколько месяцев) исполнения, как, например, договоров, могут контролироваться промежуточные этапы исполнения с занесением сведений о ходе исполнения в регистрационную карточку.

Часто решение вопроса требует работы над документом нескольких исполнителей или согласования документов с несколькими подразделениями. Например, договор должен быть согласован с юридической службой, с бухгалтерией. В этих случаях должен контролироваться срок нахождения документа у каждого исполнителя. При передаче документа факт передачи обязательно регистрируется в РКК.

Если появились документы с истекшим сроком исполнения, их список в тот же день распечатывается и об этом докладывается руководителю.

3) Итоговый контроль - это аналитическая работа по обобщению исполнительской дисциплины в структурных подразделениях. Он проводится документационной службой периодически (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Формой контроля является периодическое представление обобщающей отчетности по документам организации. Итоговый контроль в обязательном сочетании с контролем предупредительным является эффективным средством повышения дисциплины служащих, стимулирующим фактором роста их трудовой активности. Ведение в учреждении только последующего контроля исполнения документов не допускается.

Основные этапы технологического процесса контроля исполнения документов: постановка документов на контроль; ведение контроля; снятие документов с контроля; анализ исполнительской дисциплины учреждения

В технологическом процессе контроля исполнения документов выделяются четыре основных последовательно выполняемых этапа:

1) постановка документов на контроль;

2) ведение контроля;

3) снятие документов с контроля;

4) анализ исполнительской дисциплины учреждения.

1. Этап постановки документов на контроль включает в себя:

· выявление документов, требующих контроля за сроками исполнения;

· запись исходных сведений о документе в традиционную или электронную карточку;

· контроль сроков нахождения документов на рассмотрении у руководства;

· внесение в РКК резолюции или отметки о передача документа в подразделение, специалисту;

· помещение РКК в контрольные картотеки (разделы) канцелярии и структурного подразделения.

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки его на контроль. Обратите внимание на то, что отметка о контроле исполнения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 предусмотрена в правом верхнем углу документа.

Выявление контролируемых документов производится в документационной службе при их предварительном рассмотрении. Основным критерием отбора является содержание документа. При этом документационная служба руководствуется перечнем документов, требующих обязательного контроля. Часто состав отобранных контролируемых документов уточняется в процессе рассмотрения документов руководством учреждения или подразделения. Необходимость контроля за сроками получения ответов на инициативные отправляемые документы определяется при их подписании.

Начало цикла контрольных операций совпадает с моментом регистрации поступивших, внутренних и отправляемых инициативных документов. Документы, поставленные на контроль при рассмотрении руководством, обеспечиваются дополнительным экземпляром РКК в процессе переноса в РКК резолюции. При контроле исполнения сложных документов (например, приказов, планов, заключений и т.д.), содержащих несколько заданий (поручений), исполняемых несколькими структурными подразделениями и имеющих различные сроки исполнения, в документационной службе заполняются дополнительные комплекты РКК на каждое задание (поручение). Комплекты РКК заполняются также в тех случаях, когда контролируется исполнение устного поручения руководства, при возвращении к документу, ранее считавшемуся исполненным, и в других аналогичных случаях.

Систематизированный массив дополнительных экземпляров РКК на контролируемые документы образует контрольную картотеку канцелярии и контрольные разделы картотек в структурных подразделениях. Справочные картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан имеют самостоятельный контрольный раздел.

Контрольная картотека (раздел) строится по срокам исполнения документов, поэтому ее часто называют сроковой. Независимо от местонахождения и объема карточек картотека (раздел) формируется по единому принципу. Она состоит из 31 ячейки (по числу дней в месяце), которые образуют ее основной массив, и двух дополнительных отделений:

· для карточек на просроченные документы;

· для карточек на документы, исполнение которых намечено на следующий месяц или на более длительный срок.

РКК располагаются по ячейкам картотеки в соответствии с установленными датами окончания исполнения документов. Внутри ячеек РКК могут размещаться по индексам структурных подразделений или по фамилиям специалистов, ответственных за исполнение. При большом объеме контролируемых документов и значительном количестве структурных подразделений контрольная картотека канцелярии для удобства строится по подразделениям или группам корреспондентов, а внутри - по срокам исполнения документов. Часто в картотеке выделяются рубрики на поступившие, отправленные и внутренние документы.

В конце каждого месяца, но не позднее, чем за 2-3 дня до его окончания, в основной массив картотеки из дополнительного отделения переставляются РКК на документы, исполнение которых намечено на следующий месяц.

Специалистам, занятым исполнением документов, не рекомендуется формировать свои контрольные картотеки, так как сопровождающие этот процесс технические операции отнимают значительное дополнительное время. Планирование работы и самоконтроль более правильно организовывать на основе рациональной систематизации документов в соответствии с их важностью и срочностью. Для этого может эффективно использоваться подвесное хранение документов в рабочем столе специалиста.

В целях снижения трудоемкости контрольной работы в структурных подразделениях в некрупных учреждениях, контроль за исполнением внутренних документов и получением ответа на инициативные отправленные документы следует осуществлять не с помощью РКК, а путем размещения копий документов в специальной папке-регистраторе по срокам исполнения и предполагаемым датам получения ответов.

2. Этап ведения контроля заключается в выполнении ряда операций по предупредительному наблюдению за ходом исполнения документа и регулированию процесса исполнения. К этим операциям относятся:

· внесение в РКК отметок о передаче документа из одного структурного подразделения в другое, от одного специалиста другому;

· устное или письменное напоминание специалисту о приближении срока окончания работы над документом (например, за 10, 5 и 2 дня), внесение записи о состоянии исполнения в зону «Контрольные отметки» РКК;

· составление сигнальных перечней документов и заданий, находящихся в структурном подразделении и подлежащих исполнению в текущем или последующем периоде времени (месяце, декаде);

· регулярное информирование руководителей о ходе исполнения документов, причинах задержек в исполнении, мерах по обеспечению своевременного исполнения документов;

· внесение в РКК отметок об изменении срока исполнения документа или задания, состава работающих над документом специалистов, содержания задания и т.п., перестановка РКК в картотеке;

· выдача оперативной информации о контролируемых документах по запросам руководителей и специалистов.

Указанные операции выполняются одновременно канцелярией учреждения и секретарями структурных подразделений. Информация о ходе исполнения документа должна поступать тому руководителю, который рассматривал документ и принимал по нему решение.

Проверки хода исполнения документов могут производиться в устной или письменной форме. В последнем случае служба контроля готовит письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу и исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.

Проверка хода исполнения в соответствии с УСОРД и ГСДОУ должна проводиться в следующие сроки:

ü задания последующих лет - не реже одного раза в год;

ü задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;

ü задания текущего месяца - каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения.

3. Этап снятия документа с контроля состоит из следующих операций:

· принятие руководителем решения о снятии документа с контроля и отдача соответствующего распоряжения документационной службе;

· внесение отметки об исполнении документа в РКК;

· информирование канцелярии учреждения об исполнении документа, находившегося на централизованном контроле;

· перестановка РКК из контрольной картотеки (раздела) в справочную картотеку (раздел) вместо хранившегося там экземпляра карточки;

· подшивка контролируемого документа, имеющего отметку об исполнении, в дело.

Согласно ГСДОУ снять документы с контроля может лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после:

· фактического выполнения всех заданий, запросов, поручений и решений, содержащихся в документе;

· исполнения резолюции руководителя;

· сообщения результатов заинтересованным учреждениям и лицам или наличия другого документированного подтверждения факта исполнения (например, внесенного изменения в плановые и иные документы);

· получения ответа на исходящий документ.

Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия с контроля или переноса сроков исполнения.

Операции по снятию документа с контроля начинаются в структурном подразделении. Результаты исполнения отмечаются на самом исполненном документе - в левом нижнем углу проставляется отметка, подписанная лицом, подтверждающим исполнение, например: направлено приглашение, подписан договор, отправлено письмо.

Отметка об исполнении документа переносится секретарем из контролируемого документа в соответствующую зону РКК. В карточку также вносятся: дата исполнения документа, номер дела по номенклатуре, в которое подшит этот документ. Дата исполнения документа должна соответствовать дате подписания подготовленного отправляемого ответного или внутреннего документа.

Снимать документ с контроля без правильно оформленной отметки об исполнении не допускается. При централизованном контроле исполнения документов в учреждении секретарь направляет оформленную карточку или по телефону сообщает о факте исполнения в канцелярию для снятия документа с контроля.

Освобождающийся после снятия документа с контроля экземпляр РКК должен использоваться для формирования вспомогательного справочного раздела, облегчающего многоаспектный поиск информации об исполненных документах.

4. Этап анализа исполнительской дисциплины делится на операции:

· составление итоговых перечней, количественных сводок и справок по результатам контрольной работы за определенный промежуток времени;

· передача итоговых документов по результатам контрольной работы и материалов анализа исполнительской дисциплины на рассмотрение руководству учреждения;

· выработка и осуществление мер, стимулирующих высокий уровень исполнительской дисциплины в учреждении.

Документационная служба учреждения и структурных подразделений обязана регулярно вести анализ состояния исполнения документов. Гласное демократическое обсуждение результатов анализа исполнительской дисциплины должно стать важным критерием при определении степени морального и материального поощрения всех работников аппарата управления и действенной преградой на пути бюрократизации управленческого процесса.

Периодичность учета и обобщения результатов контроля зависят от характера поручений, их влияния на деятельность организации и устанавливаются руководством организации. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно.

Чтобы представить результаты работы исполнителей наиболее наглядно, в месячных сводках, подаваемых руководству, целесообразно указывать:

ü общее количество документов, находящихся в работе у исполнителя;

ü количество (процент) документов, исполненных с опережением установленных сроков;

ü количество (процент) неисполненных документов или исполненных позднее установленных сроков;

ü задержки исполнения в рабочих днях;

ü причины задержек исполнения документов.