Категории документов, подлежащих контролю

Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях с даты получения документа учреждением, для других документов - с даты подписания или утверждения, если в документе не оговорен другой срок.

Документы, включенные в перечень, имеют типовые сроки исполнения. Значительное количество типовых сроков исполнения устанавливаются актами высших органов государственной власти и государственного управления страны, субъектов федерации, центральных, функциональных и отраслевых органов управления. Отдельные сроки исполнения зафиксированы в ГСДОУ и также выступают в качестве типовых, например, сроки исправления и рассмотрения протоколов разногласий к договорам, исполнения служебных писем и телеграмм, требующих срочного решения и др.

В рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не указанных в перечне контролируемых документов и не нашедших отражения в законах и подзаконных нормативных актах (сроки их исполнения не должны превышать 10 дней). После утверждения и включения в Табель форм или Инструкцию по делопроизводству они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.

В распорядительных документах и документах коллегиальных органов срок исполнения устанавливается отдельно в каждом пункте - по заданиям и поручениям.

Индивидуальный срок исполнения документа определяет руководитель и фиксирует его в резолюции. Однако этот срок не должен быть больше типового для данной категории документа. Сложные задания, требующие длительных сроков исполнения, делятся на этапы выполнения с целью проверки исполнения каждого этапа.

Продлить срок исполнения может только организация или установившее его должностное лицо либо вышестоящее руководство. Продление срока необходимо письменно оформить сразу же после получения документа структурным подразделением или не менее чем за 2-3 дня до истечения срока, если в процессе работы над документом выявляются причины, препятствующие соблюдению указанного срока. Продление срока исполнения является исключительным событием и должно быть мотивировано серьезными обстоятельствами. При продлении срока решается вопрос о необходимых изменениях в содержании задания и составе специалистов.

Если срок исполнения документа к моменту его регистрации или в ходе рассмотрения не может быть установлен, обычно устанавливается условный срок, корректировка которого возможна по ходу исполнения документа, например при контроле исполнения исходящих документов.

В перечень документов, подлежащих обязательному контролю, наряду с документами директивных и вышестоящих органов и распорядительных документов самой организации включаются важные специфические документы, свойственные данной системе управления, с конкретными сроками исполнения. Перечень независимо от выбранной формы разрабатывается службой ДОУ с участием юридической службы организации.