Особенности делового языка документов

Язык служебного (делового) письма сложился в сфере управления последние 100—150 лет. Его определяют как официально-деловой. Основными чертами официально-делового стиля считаются:

- нейтральный тон изложения;

- лаконичность и краткость текста;

- точность, ясность выражения мысли.

Нейтральный тон изложения является нормой официального делового языка, поскольку управленческая информация, официальная по своему характеру, сводит субъективный (личностный) момент в текстах документов к минимуму.

Лаконичность изложения текста письма достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности.

Особые требования при изложении текста предъявляются в отношении точности, ясности выражения мысли.

Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания, изложенного в документе, и автором текста, и его адресатом.

Требование точности изложения достигается употреблением специальной (отраслевой) терминологии, использованием устойчивых языковых формул, сочетаемостью слов в предложении, использовании уточнений, дополнений, вводных слов и т.д.

Деловой язык документа кроме сказанного выше характеризуется и рядом других особенностей.

В письме, например, не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы). Использование новых слов (неологизмов) и заимствованных слов должно быть оправданным.

Особенностью делового языка является употребление слов с «универсальным» значением, таких как, например, «слабо», «недостаточно», например: «До настоящего времени подготовка к зимнему сезону ведется слабо» (т.е. недостаточно).

Специфической особенностью делового языка является ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в возможности слова вступать в смысловые связи с другими словами. Например:

- руководство — брать на себя, возлагать, осуществлять, отстранять от, подменять, укреплять и т.д.;

- налог — взимать, облагать, платить, снижать, сокращать;

- инициатива — брать на себя, выступать с, поддерживать, проявлять, развиваться и т.д.

Особенностью делового стиля является также широкое употребление в текстах устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов (формул). Например:

«Докладываю Вам, что…»

«В соответствии с Приказом МВД РФ…» и т.д.

Языковые формулы, отражая устойчивые элементы делового языка, обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

Служебное письмо — обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими деятельности. К категории служебных писем относится также переписка между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов.

Письма классифицируют по функциональному значению, по сложности, структуре на регламентированные и нерегламентированные и т.д.

По функциональному значению письма подразделяются на:

- циркулярные письма — обычно высылаются вышестоящей организацией, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, носят распорядительный характер;

- письма-запросы, в которых покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге. Такие запросы используются для подготовки и заключения сделок;

- гарантийные письма — направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий;

- оферта — письменное предложение одного лица (оферента), выражающего желание заключить договор с другим лицом (акцептантом);

- рекламация — коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства;

- сопроводительные письма — составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Сопроводительное письмо является средством контроля за движением документов и материальных ценностей;

- письма-подтверждения — высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей;

- письма-извещения, в которых что-либо сообщается или утверждается. Обычно эти письма являются ответом на запрос и начинаются со слов: «На Ваш запрос сообщаем», «Извещаем Вас».

К числу писем функционального характера относятся также письма-напоминания, письма-просьбы, информационные письма, письма-приглашения, рекламные письма и ряд других.

К личным документам относятся заявление, доверенность, автобиография, объяснительная и докладная записки.

Заявление - документ, содержащий просьбу лица, направленный в государственную или общественную организацию, а также должностному лицу учреждения.

Заявление пишется по следующей схеме:

В правом верхнем углу наименование организации или должностного лица в дательном падеже.

Ниже, под адресатом, фамилия, имя отчество заявителя с предлогом «от» или без него. В некоторых случаях (нарушения общественного порядка, предоставление жилой площади, обращение в суд) указывается адрес обратившегося с заявлением.

Само слово «заявление» располагается посередине и после него становится точка, если нет предлога «от».

Текст заявления пишется с красной строки и начинается со слова «прошу».

Далее следует обоснование просьбы. В качестве обоснования к заявлению может выступать перечень прилагаемых документов.

Внизу слева ставится дата подачи заявления.

Внизу справа ставится подпись заявителя.

*Аттестованные сотрудники правоохранительных органов вместо заявления пишут рапорт командованию. Рапорт составляется по такой же схеме, как и заявление, только в правом верхнем углу под адресатом не указывается должность и фамилия составителя, а пишутся после текста рапорта.

Начальнику

(наименование органа внутренних дел,

от гражданина Российской Федерации

(фамилия, имя, отчество, год рождения)

проживающего по адресу:

телефон