Средства и технологии сбора, ввода данных в ЭВМ

В АИС организаций, предприятий менеджеры, бухгалтеры, финансисты, экономисты, кладовщики, другие работники значительную часть рабочего времени тратят на ручной ввод данных в компьютеры, в т.ч. входящих товарных, платежных и других документов.

Для автоматизации ввода данных в ЭВМ используются различные технологии и технические средства.

Отчеты, первичные и другие документы могут передаваться по электронной почте или через защищенный канал. Например, предприятия передают в налоговые инспекции зашифрованные файлы-бухгалтерской, налоговой отчетности с электронной цифровой подписью (ЭЦП), что исключает ручной ввод налоговыми инспекторами данных в ЭВМ. По каналам связи предприятия передают в банки платежные поручения с использованием ЭЦП (система «Банк-клиент»), освобождая операционистов банка от набора данных с клавиатуры.

Автоматизация ввода данных в ЭВМ достигается при использовании технологии штрихового кодирования. Например, на счетах, выставляемых предприятиями, организациями за услуги, работы печатается штрих-код, содержащий необходимую информацию (например, на счетах за коммунальные услуги). Штрих-код считывается сканером штрих-кодов. Для автоматизации считывания данных с платежных поручений, налоговой отчетности используются двумерные штриховые коды, содержащие необходимую информацию (применяются сканеры двумерных штрих-кодов).

Поставщики товаров наряду с накладными, счетами-фактурами могут предоставлять покупателям соответствующие файлы на машинных носителях или/и передавать по каналам связи, с использованием XML-стандарта для обмена коммерческой информацией. Этот стандарт описывает структуру XML-документов (каталогов товаров, накладных и т.п.). Используя XML-стандарт, разработчик программного комплекса может написать свои модули импорта-экспорта данных для обеспечения взаимодействия с другими автоматизированными информационными системами.

Существенно сократить объем трудоемких работ по вводу данных в ЭВМ позволяют Интернет-технологии. Например, текущий заказ товаров оптовым покупателем на сайте (портале) поставщика с автоматическим формированием и пересылкой в электронном виде счета на оплату.

Современные информационные технологии позволяют не только экономить время квалифицированных специалистов, но и существенно сократить число ошибок, возникающих при ручном вводе данных в ЭВМ.