Уничтожение, учет, хранение бланков паспортов и их доставка

90. Основанием для начала исполнения государственной функции является получение уполномоченным сотрудником бланков паспортов, подлежащих учету, хранению или уничтожению.

91. Уничтожение бланков паспортов производится комиссией по акту (приложение N 16 к Административному регламенту) путем сожжения либо измельчения в последних числах каждого квартала. В состав комиссии входят не менее трех сотрудников территориального органа, один из которых должен являться сотрудником финансового подразделения, а при невозможности создания комиссии, сотрудниками, осуществляющими функции учета и хранения бланков паспортов.

Приказами территориальных органов либо ФМС России (в пределах ее компетенции) в начале каждого года утверждаются состав комиссии по обеспечению учета и хранения бланков паспортов [34], а также даты уничтожения бланков паспортов.

92. При уничтожении бланков паспортов, в том числе испорченных при оформлении, вырезаются их номера, которые наклеиваются в графе 1 журнала учета поступления бланков паспортов и выдачи их гражданам (приложение N 17 к Административному регламенту), а также в графе 3 акта об уничтожении недействительных бланков паспортов (приложение N 16 к Административному регламенту).

93. Номера актов и дата (число, месяц, год) уничтожения бланков паспортов заносится в графу 5 журнала учета поступления бланков паспортов и выдачи их гражданам (приложение N 17 к Административному регламенту).

До уничтожения бланка паспорта, паспорт аннулируют путем проставления отметки "Аннулировано" (приложение N 18 к Административному регламенту). Такая отметка проставляется до завершения рабочего дня, в случае если паспорт подлежит уничтожению, на странице где проставляется личная подпись владельца паспорта.

94. Учет и хранение бланков паспортов организуются в порядке, обеспечивающем их надежную сохранность.

95. Вскрытие упаковок с бланками паспортов в подразделениях производится Комиссией, которая пересчитывает и полностью просматривает поступившие бланки.

96. Бланки паспортов после вскрытия и просмотра вскрытой пачки полностью приходуются по журналу учета поступления бланков паспортов и выдачи их гражданам (приложение N 17 к Административному регламенту).

97. При получении бланков паспортов сотрудниками, осуществляющими функции их учета и хранения, проверяются состояние и целостность упаковки и маркировочных этикеток (ярлыков) федерального государственного унитарного предприятия "Гознак" [35], соответствие количества полученных бланков количеству, указанному в сопроводительных документах, а также соответствие серий и номеров бланков паспортов, указанных на маркировочных этикетках (ярлыках) ФГУП "Гознак", сериям и номерам, указанным в сопроводительных документах.

Учет бланков паспортов производится не позднее трех рабочих дней после их получения.

98. Бланки паспортов учитываются в Книге учета поступления и выдачи бланков паспортов (приложение N 19 к Административному регламенту).

Израсходованные бланки паспортов списываются по этим же книгам. Основанием для списания бланков паспортов является накладная (приложение N 20 к Административному регламенту).

Записи в книгах производятся фиолетовой или черной пастой четко и без помарок. Ошибки исправляются путем зачеркивания неправильных записей и внесения новых, о чем делаются соответствующие отметки за подписью сотрудников, ведущих книги. Подчистки в книгах не допускаются.

99. В случаях недостачи, излишков или обнаружения дефектных бланков паспортов (отсутствие или повреждение защитной сетки, печатного текста, наличие дублирующих номеров, непрошитых, со скошенным шрифтом в тексте, неправильно сброшюрованных или не соответствующих номерам, указанным в маркировочных этикетках (ярлыках) ФГУП "Гознак" на пачках), составляется акт в 3 экземплярах. Первый экземпляр акта с обязательным приложением к нему наклеек (ярлыков) и дефектных бланков, а в случае недостачи бланков - внешней и внутренней упаковки и обвязки с пломбой и контрольной лентой направляются поставщику (ФГУП "Гознак"). Второй экземпляр акта и копия сопроводительного письма в адрес поставщика - в финансовое подразделение ФМС России, третий экземпляр служит основанием для списания бланков паспортов по журналу учета поступления бланков паспортов и выдачи их гражданам.

100. Отпуск бланков паспортов подразделениям со складов территориальных органов производится по накладным (приложение N 20 к Административному регламенту) руководителям подразделений, а также сотрудникам, непосредственно осуществляющим функции учета и хранения бланков паспортов.

101. Пересылка бланков паспортов производится фельдсвязью или спецсвязью в упаковке, гарантирующей их сохранность.

102. В случае перевозки бланков паспортов сотрудниками, которым доверены их получение и перевозка, они предупреждаются, что после получения бланков паспортов они обязаны немедленно следовать к месту назначения. Им запрещается передоверять охрану и сопровождение бланков паспортов другим лицам, а также одновременно выполнять какие-либо иные поручения, в том числе служебного характера.

Перевозка бланков паспортов сотрудниками, не обеспеченными вооруженной охраной и/или служебным автотранспортом, категорически запрещается.

103. В случаях утраты или хищений бланков паспортов проводятся служебные проверки для установления причин и обстоятельств случившегося. Материалы служебной проверки не позднее 10-дневного срока со дня обнаружения факта утраты или хищения подлежат утверждению руководителем подразделения и представляются руководству территориального органа, которые о принятых мерах информируют ФМС России.

104. В территориальных органах бланки паспортов должны храниться в специально оборудованных складских помещениях, защищенных от проникновения влаги, с надежными запорами на дверях и установленными на окнах металлическими решетками. Эти помещения должны быть оборудованы пожарно-охранной сигнализацией, выведенной на пульт дежурной части органа внутренних дел Российской Федерации, на территории обслуживания которого расположено складское помещение.

На складе необходимо иметь исправные средства тушения пожаров.

105. В подразделениях территориальных органов бланки паспортов хранятся в отдельных сейфах или несгораемых шкафах (ящиках).

Склады и сейфы (шкафы, ящики) с бланками паспортов опечатываются руководителем или сотрудником, непосредственно осуществляющим функции учета и хранения бланков паспортов.

106. Персональную ответственность за хранение и учет бланков паспортов, печатей и штампов несут руководители территориальных органов и их подразделений либо ФМС России (в пределах ее компетенции), а также сотрудники, непосредственно осуществляющие функции их учета и хранения.

107. Право доступа на склады и в места хранения бланков паспортов имеют только лица, ведающие учетом и хранением бланков, а также их руководители, должностные лица, проверяющие состояние хранения и учета бланков паспортов (в присутствии сотрудников, ответственных за учет и хранение бланков паспортов).

108. Проверки обеспечения учета и хранения бланков паспортов в территориальных органах и подразделениях осуществляются не реже одного раза в квартал Комиссией.

109. Комиссия либо сотрудник, осуществляющий функции учета и хранения бланков паспортов, обязаны проверить:

109.1. Состояние учета и хранения бланков паспортов, соответствие остатков бланков паспортов по журналам учета поступления бланков паспортов и выдачи их гражданам фактическому их наличию, обеспечение сохранности бланков паспортов, а также печатей, штампов и другой специальной продукции, правильность ведения журналов учета поступления бланков паспортов и выдачи их гражданам, соблюдение правил пользования специальной продукцией.

109.2. Правильность оформления и обоснованность выдачи бланков паспортов.

109.3. Наличие и правильность оформления заявлений, своевременность и полноту внесения в них сведений и отметок, порядок их хранения.

109.4. Порядок уничтожения бланков паспортов в соответствии с пунктами 91-93 Административного регламента.

109.5. Своевременность и полноту взимания государственной пошлины за выданные паспорта, признание паспортов недействительными или выданными в нарушение установленного порядка.

110. По результатам проверки составляются акты, в которых отмечаются недостатки и вносятся предложения по их устранению. Акт утверждается председателем Комиссии.

Члены Комиссии либо сотрудник, осуществляющий функции учета и хранения бланков паспортов, несут персональную ответственность за полноту проверки и правильность указанных в акте сведений.