Законченная выпускная квалификационная работа подписывается обучающимся, рецензентом и представляется руководителю. После просмотра и одобрения выпускной квалификационной работы руководитель подписывает работу и формирует письменный отзыв, в котором характеризует выпускную квалификационную работу.
Заведующий кафедрой на основании отзыва принимает решение о допуске обучающегося к защите, делая соответствующую запись на титульном листе ВКР.
Подготовив выпускную квалификационную работу к защите, обучающийся готовит выступление (доклад), наглядную информацию – чертежи, схемы, таблицы, графики и другой иллюстрационный материал – для использования во время защиты в ГАК. Могут быть подготовлены специальные материалы для раздачи членам ГАК (мультимедиа презентация и др.).