2015-05-22
354
Электронные средства коммуникации прочно вошли в современную жизнь, и деловая переписка сейчас немыслима без имейлов. Электронная почта используется для связи с сотрудниками, клиентами, заказчиками и т. д. Следующие четыре подсказки помогут вам разобраться с почтой в своем почтовом ящике.
• Посмотрите, кому (кроме вас) было послано письмо, атакже на его отправителя. Вы один из многих, кому пришел этот имейл, или единственный получатель сообщения? Если была осуществлена групповая рассылка, то, скорее, это информация «к вашему сведению», а не важное деловое письмо. Если ваша почтовая программа позволяет, установите опцию, которая будет сортировать письма с определенных адресов в соответствующие папки. Например, все имейлы от босса автоматически будут попадать в папку «Босс», поэтому каждый день, проверяя свои входящие, заглядывайте прежде всего в нее.
• Обратите внимание на поле «Тема». В идеале тема письма даст вам представление, о чем оно. По возможности попросите тех, кто присылает вам имейлы, как можно яснее указывать тему, чтобы вы могли понять содержание писем до того, как их прочтете. Например:
|
|
|
RE: План совещания нужен от вас в 11:00 12-го числа.
RE: Как дела с разработкой предложения по бюджету?
RE: Спасибо за оперативный ответ о встрече по продажам.
Взгляните на поле «Тема» и решите, прочтете ли вы письмо попозже, просмотрите его или удалите, не читая.
• Просмотр. Некоторые почтовые программы позволяют быстро просмотреть содержимое всех писем, чтобы понять, что вам прочитать сейчас или потом, а что удалить.
• Применяйте техники скорочтения. Вы можете пользоваться методами чтения фраз, ключевых слов или ключевых фраз, читая с экрана компьютера. С «направляющими» посложнее. Вместо того чтобы следить за курсором-стрелкой и читать строчку за строчкой, используйте лучше колесико мышки и просматривайте текст частями: прочитали отрывок, который хотели прочитать целиком, – прокручивайте дальше, к следующей части; пропускайте куски, которые вам не нужны.
