Техники

· Техника «Матрица Эйзенхауэра» реализуется путем настройки системы приоритетов и категорий.

· Техника «Хронометраж» реализуется посредством модуля «Контроль рабочего времени».

· Метод Парето (закон 80/20): 80 % задач может быть решено за 20 % затрачиваемого времени; на оставшиеся 20 % задач тратится 80 % затрачиваемого времени.

· Самоменеджмент — это самостоятельная организация сотрудником своего собственного времени^[4].

· ABC-анализ

Управление свободным временем]

Тайм-менеджмент помогает более эффективно использовать не только рабочее время, но и время отдыха. В частности, рекомендуется не брать работу домой, организовать быт так, чтобы он занимал минимум времени, заранее тщательно планировать свободное время и следовать этим планам, в частности регулярно практиковать эмоциональное (театры, концерты, выставки и т. п.) и физическое (спорт, фитнес) переключения. В американских компаниях если рядовой сотрудник остаётся на работе дольше чем это установлено у него в трудовом договоре, данный факт может послужить причиной увольнения, так как это свидетельствует о том, что сотрудник не успевает сделать свои задачи в свое рабочее время. Использовать для активного отдыха не только выходные, но и как минимум один вечер рабочего дня в неделю, а также использовать в качестве мини-отпуска длинные выходные и праздничные дни. В деловых поездках планировать свободное время (от нескольких часов до двух дней) для осмотра местных достопримечательностей. На время отпуска установить правила использования телефона, электронной почты, интернета и пр. и придерживаться их^[5].

Обучение тайм-менеджменту[

В настоящее время существует множество школ тайм-менеджмента. Классическое обучение проводится по следующим темам:

· Аудит личной и управленческой эффективности.

· Определение точки отсчета для создания собственного плана.

· Личная миссия как эмоционально мотивирующий фактор.

· Основы стратегического планирования.

· Основы тактического планирования (квартал — месяц — неделя — день).

· Искусство определять приоритеты.

· Анализ достигнутого. Методики совершенствования процесса достижения целей.

· Использование инструмента «MindMapping».

· Основы использования программных продуктов(MS Outlook, MS Project, MyLifeOrganized и др.) для планирования.

См. также]

· Прокрастинация (англ. Procrastination (задержка, откладывание), от лат. procrastinatus: pro- (вместо, впереди) и crastinus (завтрашний)) — понятие в психологии, обозначающее склонность к постоянному «откладыванию на потом» неприятных мыслей и дел.

· Хронофаги*

· Цейтнот**

· Научная организация труда***

· Time management (жанр игр)

Хронофаги - от др.-греч. χρόνος — время и φάγομαι — буду есть; также поглотители времени, пожиратели времени) — один из терминов управления временем, обозначающий любые отвлекающие объекты, мешающие и отвлекающие от основной деятельности (работы и других запланированных дел).

Хронофаги могут быть одушевленными (например, коллеги с досужими разговорами, друзья с пустыми звонками, заказчики, любящие поболтать и т. д.) или неодушевленными (компьютерные игры, телевизор и др.).

* Наиболее распространенные хронофаги^[1]:

· нечеткая постановка цели;

· отсутствие приоритетов в делах;

· программное обеспечение с характерным дефектом;

· попытка слишком много сделать за один раз;

· отсутствие достаточного представления о предстоящих задачах и путях их решения (неясные ожидания руководителя);

· плохое планирование рабочего дня;

· личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол;

· неэффективное хранение документов и другой информации;

· недостаточное разделение труда, выполнение чужой работы, неспособность сказать «нет»;

· отрывающие от дел телефонные звонки, письма и разговоры;

· неполная и/или несвоевременная информация, ведущая к необходимости «тушить пожар»;

· отсутствие самодисциплины;

· неумение довести дело до конца, потеря интереса к проекту;

· неэффективные совещания;

· обсуждение сложных вопросов без надлежащей подготовки;

· синдром «откладывания»;

· желание знать все детали, прежде чем действовать;

· спешка, нетерпение;

· редкое делегирование (или его отсутствие);

· недостаточный контроль за выполнением того, что делегировано;

· слишком частые поездки;

· дела, которые можно решить по телефону, переносятся на личную встречу.

Одним из основных способов выявления хронофагов является хронометраж — изучение затрат времени путем фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий.

** Цейтнот - (от нем. Zeit (цайт) — время и нем. Not (нот) — нужда) — в партии в шахматы, шашки или иную настольную игру — недостаток времени для обдумывания ходов, которое в официальных соревнованиях регламентируется. Термин появился после введения контроля времени в шахматных турнирах, впоследствии, с появлением контроля времени в других настольных играх, стал относиться и к ним тоже.

Слово вышло из шахматного лексикона и стало применяться и в других сферах. Смысл, который в него вкладывают — «недостаток времени».

***Научная организация труда - (НОТ) — процесс совершенствования организации труда на основе достижений науки и передового опыта. Термином «НОТ» характеризуют обычно улучшение организационных форм использования живого труда в рамках отдельно взятого трудового коллектива (например, предприятия). Вместе с тем при социализме научный подход характерен и для организации труда в рамках всего общества.

Задачи, которые решаются в рамках НОТ:

1. Совершенствование форм разделения труда;

2. Улучшение организации рабочих мест;

3. Рационализация методов труда;

4. Оптимизация нормирования труда;

5. Подготовка рабочих кадров.

Основоположником научной организации труда считается Фредерик Тейлор (1856—1915), отсюда её другое название — Тейлоризм.

Его опыты научного подхода к организации рутинного, тяжелого физического труда вызвали огромный интерес и положили начало поискам способов научной рационализации трудовых процессов путем тщательного изучения и проектирования приемов и методов труда с использованием хронометражных наблюдений, улучшения организации рабочих мест, установления обоснованных режимов труда и отдыха и других мер.

В Российской империи и затем СССР одним из первых теоретиков науки об организации был Александр Александрович Богданов, автор фундаментального труда «Тектология. Всеобщая организационная наука».

Если первое издание книги (1912 год), по признанию А. А. Богданова, было «идеологически невостребованным», то последующие годы «великой дезорганизации как и великих организационных попыток» породили «острую потребность в научной постановке вопросов организации. Развиваются частичные прикладные науки этого типа — об организации мастерской, об организации предприятия, учреждения вообще, армии…».

А. А. Богданов — человек огромной эрудиции (врач, философ, экономист, политический деятель, ученый-естествоиспытатель) — в своей теории организации предстал одним из пионеров системного подхода в познании различных явлений. Идеи сформулированной им науки — тектологии: о значении и роли обратной связи, о моделировании процессов организации — предвосхитили идеи кибернетики.

Крупным теоретиком в области организации труда в первые годы советской власти был профессор Осип Аркадьевич Ерманский (1866—1941). В 1918 г. вышла его книга «Система Тейлора». Затем — книга «Научная организация труда и производства и система Тейлора», которая выдержала с 1922 по 1925 гг. пять изданий, переведена в Германии, Австрии, Швейцарии и других странах. В ней он писал, что проблема научной организации труда «представляет собой редкое сочетание глубокого теоретического интереса с практическим значением остро актуальной задачи».

Осуществив подробный анализ системы организации труда, созданной Тейлором, О. А. Ерманский выделил основные ее требования и среди них — самое существенное: «Ничто не должно делаться по рутине. Все, даже самая мелочь, должна быть предварительно исследована научно. Все должно быть заранее предвидено, целесообразно построено и точно установлено. Работа рабочих и служащих должна быть точным выполнением этого заранее выработанного, подробно и научно обдуманного плана».

Наиболее известной работой О. А. Ерманского была «Теория и практика рационализации», изданная в 1925 г. и переизданная до 1933 г. пять раз.

Одним из важнейших законов человеческой работы О. А. Ерманский называл закон накопления упражнений (навыков), который создает возможность при неизменном расходе сил получать больший результат. Условием накопления упражнений является повторение одних и тех же движений.

Обоснованный О. А. Ерманским принцип оптимума исходит из того, что в вопросах рациональной организации центральную роль играют две величины: количество достигнутого полезного результата и количество расходуемой на его достижение энергии. Степень рационализации должна иметь критерий для суждения о ней, но им будет не количество достигнутого результата и не количество расходуемой энергии, а максимальное значение отношения количества достигнутого полезного результата к количеству расходуемой энергии, и наоборот — минимальное значение отношения.

О. А. Ерманский большое внимание уделял методам изучения затрат рабочего времени и рационализации трудовых процессов, стандартизации организационных решений, механизации производства, организации массового производства и непрерывных потоков и др.

Видным деятелем в области научной организации труда и производства, выдающимся исследователем и организатором науки, автором свыше 200 научных работ был Алексей Капитонович Гастев (1882—1939). Основные его научные труды: «Как надо работать» (1921), «Трудовые установки» (1924). «Нормирование и организация труда» (1929), «Научная организация труда» (1935). А. К. Гастев был самобытным ученым и писателем. Но главным его «произведением» стал созданный им в 1920 г. Институт труда при ВЦСПС, преобразованный в 1921 г. в Центральный институт труда (ЦИТ), бессменным руководителем которого он был вплоть до ареста и трагической кончины.

Научные идеи и воззрения А. К. Гастева реализовывались в работах ЦИТа. Первым программным документом института стали правила, сформулированные А. К. Гастевым в книге «Как надо работать».

«Как надо работать

К правилам были обширные комментарии, пояснения и дополнения. Сами правила были широко опубликованы в виде плакатов, листовок. Их можно было встретить на многих рабочих местах в цехах, в учреждениях. Актуальность приведенных правил не утрачена и в наши дни. Основными направлениями деятельности ЦИТа, после того как он окончательно сформировался, были:

1. Общеметодологическая работа по научной организации труда и производства, состоящая из исследования различных форм современной организации труда и производства, выработки методов и системы их рационализации, а также технической реконструкции производства.

2. Проектирование организации труда и производства на основе разрабатываемых методов проектирования как организации рабочих мест, так и организации труда и производства в подразделениях и на предприятиях.

3. Организация производственной подготовки промышленных кадров по издаваемым методам обучения для текстильной, строительной, машиностроительной, угледобывающей и металлургической промышленностей, авто, транспорта и сельского хозяйства.

4. Психофизиологические исследования производственного поведения работников в так называемой трудовой клинике ЦИТ, в которой изучалась работа сердечно-сосудистой и дыхательной систем человека, осуществлялся контроль его утомляемости, энергетических затрат, количества и качества выполняемой работы.

5. Разработка и внедрение новых методов работы, рациональных инструментов, приспособлений, а также конструирование политехнического оборудования.

6. Работа в армии по улучшению ее боевой и технической подготовки, в частности, работа по подготовке пилотов.

Отличительной особенностью методов исследования и рационализации трудовых процессов, проводимых ЦИТ (а это определялось, конечно, установками А. К. Гастева), было сосредоточение внимания на отдельном рабочем месте и на строго ограниченных операциях — так называемое исследование на узкой базе.

ЦИТ во главе с А. К. Гастевым впервые в мировой практике начал разработку методов проектирования организации труда при проектировании предприятий. Обобщая этот опыт, А. К. Гастев писал: «Было очень симптоматично, что производственники-инженеры, имевшие солидный производственный стаж, пробывшие в длительных командировках в Германии и Америке, вначале не только изумлялись „какому-то такому проектированию рабочего состава“, но и подкрепляли свое изумление компетентной ссылкой на то, что ничего подобного нет ни в Германии, ни в Америке»". Там же он писал: «Постановка самой проблемы — проектирования — инициатива самого ЦИТа».

ЦИТ шел от разработки организационных стандартов к проектированию на их основе организации труда на рабочих местах, затем к проектированию так называемого рабочего фронта, а затем к построению всей сложной системы организации труда и производства в цехе и на предприятии в целом.

Особое значение придавалось проработке вопросов «развертывания» предприятий, то есть проектированию таких процессов организации, как ввод производства в эксплуатацию и доведение его до проектной мощности, обеспечение предприятия работниками, их подготовка, производственное обучение.