Фиксируйте в колонке «Фактическое состояние» всю свою работу, периодически выполняемую в течение дня или недели.
Фактическое состояние | Фактически затраченное время (ч, мин) | Планируемое состояние | Планируемое время ч, мин | ||
Перечисление регулярно воспроизводимых в течение дня или недели видов деятельности | День | Неделя | Перечисление возможностей оптимизации в целях экономии времени | День | Неделя |
Регистрируйте сначала только виды деятельности и затраченное время, а затем исследуйте причины и детали.
3. Разработка планируемого состояния.
Проанализируйте теперь каждый вид деятельности в графе «Фактическое состояние» с точки зрения возможностей оптимизации трудового процесса в целях экономии времени:
— Что произойдет, если отказаться от данной деятельности?
— Что произойдет, если эту деятельность полностью или частично делегировать?
— Что произойдет, если эту деятельность осуществить в течение более короткого промежутка времени?
Если не произойдет ничего или последствия будут незначительными, то эту деятельность можно соответственно исключить, делегировать или осуществлять в более короткие сроки.
Запишите эти меры по рационализации в графе «Планируемое состояние» и отведите для этого новое предусмотренное время.
4. Сравнение «план — факт» (контроль).
Последним шагом попытайтесь определить:
— Насколько велика фактическая временная нагрузка?
— Сколько времени может быть сэкономлено?
— Какие меры по экономии времени необходимо предпринять?
— Как можно со смыслом использовать сэкономленное,.время?
Постоянно или по крайней мере через равные промежутки времени проверяйте свой трудовой процесс на предмет возможности разгрузки!
Анализ дневных «помех» как метод контроля
Как и в результате анализа деятельности и времени, с помощью контроля и анализа текущих «помех» можно вскрыть дополнительные источники экономии времени. Здесь также наряду с отдельными видами деятельности и «помехами» следует зафиксировать возможности улучшения.
Факт | План | |||
Время «от—до» | Отдельные виды деятельности, во время которых Вам мешают | Вид «помех» (телефон, посетители) | Продолжительность помех | Возможности улучшения использования времени |
Определите новые меры для улучшения Вашего рабочего процесса (план) и сравните их затем с результатами реализации.