Датологическая модель ОД

Документация ВУЗа

Дата поступления

ФИО

Подразделение

Краткое содержание

Приказ номер

От кого

Редактируемая

Порядковый номер

Дата Получения

ФИО

Подразделение

Краткое содержание

Приказ номер

От кого

Внешние организации

1) Входящая документация – Министерство

Номер исходящий

Содержание

Номер От вход. кого

Исполнитель

Отметка о выполнении

День, месяц выполнения

Редактируемая

Номер п/п входящий	Дата поступления	От кого поступило	Исходящий номер	Краткое содержание	Кому направ. на исполнение
Отметка о Выполнении	Дата выполнения

2) Исходящая документация

Предприятие (организация)

Дата	Кому	Кем подписано	Краткое содержание	Исполнитель

Редактируемая

Регистрационный номер

Дата

Кому направлено

Кем подписано

Краткое содержание

Исполнитель

Рис. 58

Технический проект АРМ отдела делопроизводства (АРМОД)

Технико-экономическое обоснование АРМОД

I. Техническое обоснование

Внедрение ЭВМ в работу ОД приводит к тому, что работа с документацией становится менее трудоемкой: (1) оперативно получают стандартные формы ответов на запросы. С введением ЭВМ достаточно внести в введенную в компьютер стандартную форму изменяющиеся данные и трудоемкая работа выполнена достаточно быстро. Не стоит забывать и о том, что сделав ошибку или помарку (иногда даже из-за нее приходится переписывать лист на бумаге), на компьютере достаточно нажать нужную клавишу и ошибки нет; (2) получение стандартных форм справок. Повышается оперативность выдачи нужных справок и подготовки приказов.

Но при разработке автоматизированного ОД возникает несколько проблем:

Проблема: техническое обеспечение отдела делопроизводства.

1. Отдел имеет определенное техническое обеспечение.

Этот вариант наиболее простой, т.к. наша задача сводится лишь к определению возможна ли установка нашей программы на компьютеры, которыми располагает отдел. Если это невозможно необходимо порекомендовать наиболее подходящую модель. После установки и отладки программы провести краткий курс обучения сотрудников.

2. Отдел не имеет техническое обеспечение.

Этот вариант более сложный в своем исполнении, т.к. требует ответов на множество вопросов: