Понятие базы данных

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время применение баз данных приобрело весьма важное значение для многих организаций, фирм, которые для упрощения своей работы применяют компьютерные технологии. В данной курсовой работе мы разработали базу данных для информационной поддержки деятельности аптеки с целью автоматизированного учета и ведения данных о медикаментах аптеки. Актуальность данной разработки заключается в том, что благодаря развитию автоматизации в любых областях, в автоматизации нуждается и аптека, ибо нужно всегда поспевать за временем.

Информация о сотрудниках, лекарствах и поставщиках, заносится в базу данных. При устройстве на работу нового работника то его личная карточка заносится в базу данных, или при получении нового лекарства, ему присваивается свой индивидуальный код, в базе данных регистрируется следующая информация: лекарство, поставщики, цена заказа, производитель.

Целью данной курсовой работы является:

- анализ предметной области «Аптека»;

- проектирование и реализация учебной базы данных в указанной

предметной области;

- приобретение практических навыков обследования предметной области,

- концептуального, логического и физического проектирования базы данных, освоение средств поддержания целостности базы данных, запросов, отчётов.

В качестве СУБД для реализации базы данных была использована настольная СУБД реляционного типа − Microsoft Access. Данная СУБД имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать простые и сложные приложения.

В рамках курсовой работы были поставлены следующие задачи:

- анализ предметной области «Аптека».

- проектирование БД в исследуемой предметной области (включающее проектирование структуры таблиц, ключевых полей и схемы данных).

- приобретение навыков по созданию запросов различных типов в СУБД Microsoft Access.

Для решения нашей задачи необходимо разработать базу данных, которая отвечает следующим критериям:

- полнота;

- достоверность;

- актуальность;

- эффективность;

- оперативность;

- удобный интерфейс.

Глава 1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Понятие базы данных

Современные БД позволяют размещать в своих структурах не только данные, но и методы (т.е. программный код), с помощью которых происходит взаимодействие с потребителем или другими программно-аппаратными комплексами. База данных — организованная структура, предназначенная для хранения информации. Цель любой информационной системы — обработка данных об объектах реального мира. Если база данных хранится не на компьютере или на компьютере хранятся только ее части, приходится отслеживать сведения из целого ряда других источников, которые пользователь должен скоординировать и организовать самостоятельно. Создавая базу данных, пользователь стремится упорядочить информацию по различным признакам и быстро извлекать выборку с произвольным сочетанием признаков. Сделать это возможно, только если данные структурированы.

Структурирование - это введение соглашений о способах представления данных.

Неструктурированными называют данные, записанные, например, в текстовом файле. Пользователями базы данных могут быть различные прикладные программы, программные комплексы, а также специалисты предметной области, выступающие в роли потребителей или источников данных, называемые конечными пользователями[1].

В современной технологии баз данных предполагается, что создание базы данных, ее поддержка и обеспечение доступа пользователей к ней осуществляются централизованно с помощью специального программного инструментария — системы управления базами данных.

Система управления базами данных используют для управления, создания и использования БД. СУБД должна предоставлять доступ к данным любым пользователям, включая и тех, которые практически не имеют и (или) не хотят иметь представления о:

- физическом размещении в памяти данных и их описаний;

- механизмах поиска запрашиваемых данных;

- проблемах, возникающих при одновременном запросе одних и тех же данных многими пользователями (прикладными программами);

- способах обеспечения защиты данных от некорректных обновлений и (или) несанкционированного доступа;

- поддержании баз данных в актуальном состоянии.

В качестве СУБД для реализации базы данных была использована Microsoft Access. Microsoft Access является настольной СУБД реляционного типа, которая имеет все необходимые средства для выполнения перечисленных выше функций. Все версии Access имеют в своем арсенале средства значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде отчетов, графиков и таблиц. Система управления базами данных Microsoft Access является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. [2]

Начиная с версии Access 2000, появились также Web-страницы доступа к данным, которые пользователь может просматривать с помощью программы Internet Explorer. Помимо этого, Access позволяет использовать электронные таблицы и таблицы из других настольных и серверных баз данных для хранения информации, необходимой приложению.

Присоединив внешние таблицы, пользователь Access будет работать с базами данных в этих таблицах так, как если бы это были таблицы Access. При этом и другие пользователи могут продолжать работать с этими данными в той среде, в которой они были созданы.

Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать простые и сложные приложения. В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам.

СУБД Access – система сложная и многозначная. Одинаковый результат может быть достигнут различными путями. При начальном освоении материала бессмысленно показывает все возможные варианты поведения в сложившейся ситуации.

Все объекты, относящиеся к одной базе данных, Access хранит в одном большом файле с расширением mdb, среди объектов разрабатываемой базы данных мы предусмотрели:

Таблицы основные объекты любой базы данных. В таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, кроме того, таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства).

Запросыслужат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции, как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразования данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнения таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое. Если запросы – это специальные средства для отбора и анализа данных, то формы – это средства для ввода данных.

Смысл их тот же – предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода. Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка – это заметно упрощает работу наборщика, снижает его утомление и предотвращает появление печатных ошибок[3].

Отчеты по своим свойствам и структуре во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на принтер. В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.