Требования к оформлению текста пояснительной записки

4.1 Общие требования

Текст ПЗ должен быть набран на персональном компьютере (ПК), распечатан на бумаге формата А4 на одной стороне листа. Текст, включая все заголовки, печатается через полтора интервала. Используется шрифт «Times New Roman», размер шрифта –14 пт.

Расстояние от верхней или нижней строки текста до верхней или нижней рамки формы должно быть не менее 5 мм. Абзацы в тексте начинают отступом, равным 1,25 см (пяти знакам).

Расстояние между заголовком и предыдущим текстом должно быть равно утроенному межстрочному расстоянию, заголовком и следующим за ним текстом должно быть равно удвоенному межстрочному расстоянию, между заголовками раздела и подраздела - одному межстрочному расстоянию.

Буквы русского и греческого алфавитов, а также цифры набираются прямым шрифтом, буквы латинского алфавита – курсивом. При наборе текста в таблицах возможно уменьшение размера букв шрифта до 10-12-го. Математические символы lg, const, min, max и т.д. набираются прямым шрифтом. Между цифровыми значениями величины и ее размерностью следует ставить знак неразрывного пробела. Для расстановки переноса использовать «автоматическую расстановку переносов».

При оформлении выпускных квалификационных работ необходимо соблюдать следующие размеры полей на листе:

- правое – 10 мм;

- левое – 30 мм;

- верхнее – 20 мм;

- нижнее – 20 мм.

Нумерация страниц пояснительной записки и приложений, входящих в состав записки, должна быть сквозная.

Опечатки, описки и графические неточности, обнаруженные в процессе выполнения документа, допускается исправлять подчисткой или закрашиванием белой краской и нанесением на том же месте исправленного текста (графики) машинописным способом или от руки черными чернилами (пастой).

Счёт листов ведётся с «Титульного листа» пояснительной записки, но номера проставляются, начиная с листа «Содержание». Например, если титульный лист, задание и аннотация занимают соответственно по одной странице, то страница содержания будет иметь номер 4.

«Основная надпись» (приложение К, рисунок К.1) наносится только на листе «Содержание» (см. приложение Д). Все наименования, включенные в содержание, пишут строчными буквами, кроме первой прописной.

Содержание включает наименование всех разделов, подразделов и пунктов (если они имеются) с указанием номеров страниц, на которых размещается начало материала разделов (подразделов, пунктов).

Все разделы начинаются с нового листа.

4.2 Стиль изложения

Текст пояснительной записки должен быть лаконичным, четким, формальным и не допускающим различных толкований.

Изложение ведётся в безличной форме. Не допускаются выражения от первого лица (типа «Я решил…», «Я применил…» и т.п.). Следует писать: «Исходя из приведенных обоснований, принято решение…», «…Для достижения этой цели применено…» и т.д.

При изложении обязательных требований в тексте должны применяться «категорические» слова "должен", "следует", "необходимо", "требуется, чтобы", "разрешается только", "не допускается", "запрещается", "не следует" и т.д.

При изложении других положений следует применять слова – "могут быть", "как правило", "при необходимости", "может быть", "в случае, если" и т.д.

Допускается использовать (например, при анализе состояния вопроса) повествовательную форму изложения текста, например, "применяют", "указывают", "считают более предпочтительным", "нет единой точки зрения", "считается доказанным" и т. п.

В пояснительной записке должны правильно применяться научно-технические термины, обозначения и определения, установленные соответствующими стандартами, а при их отсутствии – общепринятые в научно-технической литературе.

В тексте пояснительной записки не допускается:

- применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке;

- сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в таблицах, и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки;

- применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, а также соответствующими стандартами.

В тексте пояснительной записки, за исключением формул, таблиц и рисунков, не допускается:

- применять математический знак минус (-) перед отрицательными значениями (следует писать слово "минус");

- применять без числовых значений математические знаки, например: > (больше); < (меньше); = (равно); ³ (больше или равно); ¹ (не равно); < (меньше или равно), а также знаки: % (процент), № (номер).

В пояснительной записке необходимо применять стандартизованные единицы физических величин, их наименования и обозначения в соответствии с ГОСТ 8.417-81 ГСИ.

Применение в тексте пояснительной записки разных систем обозначения единиц физических величин не допускается. Наряду с единицами системы СИ, при необходимости в скобках указывают единицы ранее применявшихся систем, разрешенных к применению.

Единица физической величины одного и того же параметра в тексте должна быть постоянной.

Числовые значения величин в тексте должны указываться с требуемой точностью.

Если приводится ряд числовых значений, выраженных в одной и той же единице физической величины, то её указывают только после последнего числового значения, при этом в ряду величин осуществляется выравнивание числа знаков после запятой, например: 1,50; 1,75; 2,00 м.

При указании диапазона числовых значений физической величины, обозначение единицы физической величины указывается после последнего числового значения диапазона.

Примеры:

от 1 до 5 мм;

- от 10 до 100 кг;

- от плюс 0 до минус 40⁰ С.

Недопустимо отделять единицу физической величины от числового значения (переносить их на разные строки или страницы).

4.3 Оформление формул

В формулах в качестве символов следует применять обозначения, установленные соответствующими государственными стандартами. Желательно для набора формул использовать встроенный в текстовый редактор «Word» редактор формул «Equations» или отдельную программу, встраиваемую в текстовый редактор, например, «MathType». В формулах буквы русского и греческого алфавита и цифры пишутся прямым шрифтом, а буквы латинского алфавита – курсивом. Размер основного шрифта в формулах должен быть, как и во всем тексте пояснительной записки, равен 14. Пояснения символов и числовых коэффициентов в формулах, если они не пояснены ранее, должны быть приведены непосредственно под формулой. Пояснение каждого символа даётся с новой строки в той последовательности, в которой символы приведены в формуле. Первая строка пояснения начинается со слова "где" без двоеточия после него.

Пример 1. Плотность образца, r кг/м³, вычисляют по формуле:

r = m / V, (1)

где m – масса образца, кг,

V – объем образца, м³.

Формулы, следующие одна за другой и не разделенные текстом, разделяют запятой. Выравнивание нумерации формул должно производиться по правому краю страницы.

Пример 2. Реакция фильтра нижних частот соответственно на положительный и отрицательный скачки напряжения на его входе описывается соотношениями:

U _вых(t) = U _вх(1 – e ^{– t / RC}), (2)

U _вых(t) = U _вх e ^{– t / RC}, (3)

где t – время, с,

U _вх – изменение (скачок) напряжения на входе фильтра, В,

R – сопротивление, Ом,

C – емкость, Ф.

Переносить формулы на следующую строку допускается только на знаках выполняемых операций, причем знак в начале следующей строки повторяют. При переносе формулы на знаке умножения применяют знак умножения в виде "х".

Формулы нумеруются сквозной нумерацией арабскими цифрами, которые записываются на уровне формулы справа в конце строки в круглых скобках. Одну формулу (единственную) тоже обозначают – (1).

Ссылки в тексте на формулы дают по их порядковым номерам, указываемым в скобках, например, в формуле (1).

Допускается нумерация формул в пределах раздела. В этом случае номер формулы состоит из номера раздела и порядкового номера формулы, разделенных точкой, например, (3.1).

Для формул, помещаемых в приложениях, должна применяться отдельная нумерация арабскими цифрами в пределах каждого приложения.

Математические уравнения в тексте размещаются в таком же порядке, как и формулы.

4.4 Оформление иллюстраций

Количество иллюстраций должно быть достаточным для пояснения излагаемого текста. Иллюстрации выполняются в соответствии ЕСКД и располагаются, возможно, ближе к соответствующим частям текста.

Все иллюстрации (чертежи, графики, диаграммы, схемы, компьютерные распечатки, фотографии), включаемые в текстовой материал записки, именуются рисунками.

Иллюстрации нумеруются арабскими цифрами сквозной нумерацией. Если рисунок один, то он обозначается так: Рисунок 1.

Допускается нумеровать иллюстрации в пределах раздела. В этом случае номер иллюстрации состоит из номера раздела и порядкового номера иллюстрации, разделенных точкой, например, Рисунок 1.1

При ссылках на иллюстрации следует писать: «...в соответствии с рисунком 2» при их сквозной нумерации и «... в соответствии с рисунком 1.2» при нумерации в пределах раздела.

Иллюстрации, при необходимости, могут иметь наименование и пояснительные данные (подрисуночный текст). Точка после подрисуночного текста не ставится. Слово «Рисунок» и наименование помещают после рисунка и пояснительных данных (если они есть), выравниваются по центру и располагают следующим образом:

Рисунок 1.1– Алгоритм работы программы

Допускается размещение рисунка в альбомном расположении страницы. В этом случае подрисуночная надпись должна быть ориентирована таким образом, чтобы читалась при повороте раскрытой книги ПЗ по часовой стрелке на 90 градусов.

4.5 Оформление таблиц

Таблицу, в зависимости от ее размера, помещают под текстом, в котором впервые дана ссылка на нее, или на следующей странице, а, при необходимости, в приложении к документу.

Начало и конец таблицы отделяются от текста одним пробелом.

Цифровой материал для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей оформляют в виде таблиц. Название таблицы должно отражать её содержание, быть точным, кратким.

Таблица ________ - _________________

(номер) (название таблицы)

Объект…..	Изделие…..	Измерение…	Отклонение..	Примечание..

Название помещают над таблицей (выравнивание по левому краю), начинают с заглавной буквы, не подчеркивают.

Таблицы необходимо нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией. Если таблица одна, то она должна быть обозначена "Таблица 1".

Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой. В тексте пояснительной записки на все таблицы должны быть приведены ссылки, при ссылке следует писать слово "таблица" с указанием её номера. Таблицы оформляют в соответствии с рисунком 1.

Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф – со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе. Таблицы следует ограничивать линиями слева, справа и снизу.

Рисунок 1 – Пример оформления таблицы

Разделять заголовки и подзаголовки боковика и граф диагональными линиями не допускается.

Горизонтальные и вертикальные линии, разграничивающие строки таблицы, допускается не проводить. Заголовки граф записывают параллельно строкам таблицы. Допускается перпендикулярное расположение заголовка граф.

Заголовок таблицы должен быть отделен линией от остальной части таблицы. Высота строк таблицы должна быть не менее 8 мм.

Графу "номер по порядку" в таблицу включать не допускается. (ГОСТ 2.105-95).

Таблицу, в зависимости от её размера, помещают непосредственно после первой ссылки на неё или (при отсутствии места) сразу на следующей странице.

Допускается помещать таблицу вдоль длинной стороны листа пояснительной записки (т.е. вертикально).

Таблицу с большим количеством строк допускается переносить на другой лист, при этом в первой части таблицы нижнюю горизонтальную линию, ограничивающую таблицу, не проводят. При переносе продолжения таблицы на другую сторону листа заголовок помещают только над её первой частью.

Таблица 1.1-Контроль…….

Объект ….	Изделие…..	Измерение…	Отклонение..	Примечание..

Продолжение таблицы 1.1

Слово "Таблица" указывают один раз слева над первой частью таблицы; над другими её частями, если они переносятся на следующую страницу, пишут слова "Продолжение таблицы" с указанием номера (обозначения) таблицы, как показано ниже.

Если повторяющийся в графе таблицы текст состоит только из одного слова, его допускается заменять кавычками; если он состоит из двух и более слов, при первом повторении его заменяют словами "То же", а далее кавычками. Если предыдущая фраза является частью последующей, то допускается заменить её словами "То же" и добавить дополнительные сведения. При наличии в таблице горизонтальных линий текст необходимо повторять.

Не допускается заменять кавычками повторяющиеся в таблице цифры, математические знаки, знаки процента и номера, типоразмеров изделий, обозначения нормативных документов.

Если цифровые или иные данные в какой-либо строке таблицы не приводятся, то в ней ставят прочерк (тире).

При указании в таблице последовательных интервалов чисел, охватывающих все числа ряда, их следует записывать "От...до...включ.".

В интервале, охватывающем числа ряда, между крайними числами ряда в таблице допускается ставить тире.

Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы разряды чисел во всей графе были расположены один под другим, если они относятся к одному показателю. При этом количество десятичных знаков для всех значений должно быть одинаково.

При необходимости пояснения отдельных данных, приведенных в таблице, эти данные следует обозначать надстрочными знаками сноски.

Знак сноски ставят непосредственно после того слова, числа или символа, к которому даётся пояснение, и такой же знак ставят перед текстом пояснения к этой сноске.

Знак сноски выполняют арабскими цифрами со скобкой и помещают на уровне верхнего обреза шрифта. Нумерация сносок – отдельная для каждой таблицы.

В случае необходимости допускается в таблицах уменьшать размер шрифта до 12 или 10 пунктов, а также сокращать межстрочный интервал с полуторного до одинарного.

Допускается вместо цифр выполнять сноски звёздочками. При этом не рекомендуется применять более четырех звёздочек. Сноски располагают в конце таблицы с абзацного отступа.

При наличии в пояснительной записке цифрового материала небольшого по объёму, его следует давать не таблицей, а текстом, располагая цифровые данные в виде колонок.

Пример.

Конфигурация рекомендуемого компьютера:

CPU.................................……2-2,5 ГГц;

RAM..............................………1-2 Гб;

HDD..............................…… >250 Гб.