Структура и назначение номенклатурных дел

После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных доку­ментов, т.е. группировка их в дела. Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, по­мещенных в отдельную обложку».

Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возмож­ность использования нужной информации, документы класси­фицируют: разделяют их на группы с разными сроками хране­ния. Специальным классификационным справочником, позво­ляющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наимено­ваний дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хране­ния, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел - это многофункциональный документ, используемый для разных целей:

• номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, перено­сятся затем на обложки дел;

• каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким об­разом, с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;

• номенклатура дел используется при построении информа­ционно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть ис­пользована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;

• номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для состав­ления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;

• номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

Общие требования к номенклатуре. Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизвод­ства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

• охват всех документов, получаемых и создаваемых в про­цессе деятельности организации;

• раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

• конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

• систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соот­ветствии со степенью важности и сроком хранения доку­ментации.