Условный пример бухгалтерского учета

Дебет	Кредит	Операция	Документ, необходимый для проводки	Сумма, руб.
«Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	«Расчетные счета»	Оплачено с расчетного счета за участие в выставке	Выписка из банка
«НДС по приобретенным ценностям»	«Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	Учтен налог на добавленную стоимость	Сумма НДС, указанная в платежном поручении
«Расходы на продажу»	«Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	Затраты по участию в выставке отнесены на себестоимость	Акт об оказании услуг
«Расчеты по налогам и сборам»	«Расчеты по НДС по приобретенным ценностям»	На сумму оплаченного НДС уменьшена сумма платежей в бюджет по этому налогу	Счет-фактура

Отметим, что на себестоимость относятся только те затраты, которые имеют документальное подтверждение, и в пределах сумм, указанных в соответствующих документах. Документально не подтвержденные расходы подлежат списанию за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты налога на прибыль. Иными словами, для правомочного включения расходов по оплате участия в выставке в себестоимость продукции (работ, услуг) должны быть в наличии первичные документы, которые подтверждают факт оказания этих услуг. К таким документам, кроме банковских документов, относятся:

¾ договор или иной документ (например, заявка на участие в выставке или счет, если в них оговорены условия предоставления выставочных услуг), заключенный между организаторами и участником выставки;

¾ акт сдачи-приемки выполненных работ;

¾ счет-фактура от организатора выставки (без этого документа по налоговому законодательству РФ нельзя уменьшить налог на добавленную стоимость, который вносится в бюджет, на ту его сумму, которая оплачена организатору выставки по договору).

Отметим также, что независимо от времени оплаты эти расходы включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) того отчетного периода, к которому они относятся. Если вы оплатили участие в выставке в декабре 2000 г., а она состоялась в апреле 2001 г., то эти затраты можно будет включить в себестоимость лишь в апреле, и налог на добавленную стоимость подлежит зачету в налоговой декларации лишь за апрель.

Кроме оплаты организатору, экспонент несет и другие расходы – на изготовление буклетов о своей продукции или услугах, пакетов с логотипом фирмы, сувениров, фотографий для выставочных стендов и т.д. Поскольку все эти затраты связаны с участием в выставке, они также относятся к расходам на рекламу, а следовательно, включаются в себестоимость путем списания на счет 44 «Расходы на продажу», куда, как уже отмечалось, в соответствии с новым планом счетов входят расходы на рекламу. Проводки в этом случае такие же, как в табл. 10.1.

Отметим, что если в бухгалтерском учете расходы признаются независимо от намерения получить выручку, то в налоговом учете любые затраты признаются расходами при условии, если они произведены для осуществления деятельности, направленной на извлечение дохода (ст. 252 Налогового кодекса РФ). Реклама продаваемой продукции и деятельность организации на выставках, безусловно, к таковым относится. Рекламные расходы в налоговом учете относятся к прочим расходам и соответственно включаются в налоговую декларацию организации по этой статье расходов.

В бухгалтерском учете расходы на рекламу всегда включались в затраты организации в полном объеме, а в налоговом учете любые рекламные расходы нормировались, а норматив включения в расходы зависел от суммы выручки. После вступления в силу главы 25 «Налог на прибыль» Налогового кодекса РФ и поправок к ней, внесенных Федеральным законом от 29 мая 2002 г. № 57 ФЗ учет рекламных расходов в налоговом учете претерпел существенные изменения. В настоящее время к ненормируемым расходам на рекламу относятся затраты:

¾ на рекламные мероприятия через средства массовой информации и телекоммуникационные сети;

¾ на световую и иную наружную рекламу;

¾ на участие в выставках, ярмарках, экспозициях, оформление витрин, выставок-продаж, комнат образцов и демонстрационных залов;

¾ на изготовление рекламных брошюр и каталогов, содержащих информацию о работах и услугах, выполняемых и оказываемых организацией, и (или) о самой организации;

¾ на уценку товаров, полностью или частично потерявших свои первоначальные качества при экспонировании;

¾ расходы на изготовление рекламных брошюр и каталогов.

Все остальные рекламные расходы, кроме перечисленных выше, по-прежнему относятся к нормируемым. Это, например, расходы на приобретение призов, изготовление рекламных листовок, пакетов, сувенирной продукции и т.д., которые признаются для целей налогообложения в размере, не превышающем 1% от выручки от реализации.

При планировании рекламных мероприятий следует учесть, что в соответствии с п. «з» п. 1 ст. 21 Закона РФ от 27 декабря 1991 г. № 2118-1 «Об основах налоговой системы в Российской Федерации» юридические и физические лица, рекламирующие свою продукцию, уплачивают налог на рекламу по ставке, не превышающей 5% стоимости приобретенных рекламных услуг. Ставка налога на рекламу устанавливается местными (региональными) органами власти.

Начисление налога на рекламу отражается по дебету счета 90 «Прочие доходы и расходы» и по кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам»; перечисление налога в бюджет происходит по дебету счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» и по кредиту счета 51 «Расчетные счета». И хотя налог на рекламу прямо не включается в себестоимость продукции, а относится на финансовые результаты, он так же, как и первый, в конечном счете, уменьшает сумму прибыли, подлежащую обложению налогом на прибыль.

К третьей группе расходов экспонента относятся затраты по оплате командировочных расходов своих сотрудников, отправляемых на выставку. В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса Российской Федерации предприятие обязано ему оплатить проезд, наем жилья, суточные и иные расходы, которые работнику поручил произвести работодатель. Если командировка носит производственный характер, то в соответствии с правилами бухгалтерского и налогового учета все расходы организации по командировке относятся на расходы. В соответствии с п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ оплата жилья и проезда включается в расходы в полной сумме, а суточные – в соответствии с нормами, установленными Правительством РФ. Как правило, документами, подтверждающими это, служат приказ о направлении в командировку с указанием ее цели, отчет о командировке, который прилагается к авансовому отчету и в котором изложены ее результаты, договоры или протоколы о намерениях, подписанные во время командировки.

Некоторые особенности имеет отражение командировочных расходов при направлении сотрудников на выставки, проводимые за границами Российской Федерации. Это связано с тем, что суммы, которые получает работник под отчет на командировочные расходы, выдаются в валюте. Документом, подробно регламентирующим порядок покупки и выдачи иностранной валюты на командировочные расходы, подготовленным на основании Закона РФ «О валютном регулировании и валютном контроле», является положение ЦБР от 25 июня 1997 г. № 62 «О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов».

10.2. Стоимость участия в выставке. Составление бюджета [1]

Общие положения

Участие в торговых ярмарках и выставках сопряжено со значительными расходами, часто непосильными для предприятия малого и среднего бизнеса. Учитывая это, многие государства мира активно поддерживают выставочную деятельность своих предприятий внутри страны, а тем более – за рубежом.

Тщательное планирование участия в выставке предполагает своевременное составление бюджета. Необходим подробный анализ расходов по основным статьям с учетом отличий, определяемых особенностями различных выставочных мероприятий. Этот анализ должен стать основой для составления графика работ по подготовке и проведению выставки и контроля за их исполнением. По окончании работы выставки (примерно через 6 месяцев) можно сделать выводы об эффективности участия в ней, сравнив уровень произведенных затрат с результатами реальных коммерческих контрактов.

Конечную стоимость участия можно вывести, если умножить сумму затрат по аренде площади стандартного стенда на коэффициент 8–12. Величина этого коэффициента зависит от тематики, задач экспонента и характера экспонатов, а также от участия в сопровождающих выставку мероприятиях. При аренде небольшого стенда, например, в 20 кв. м, конечная стоимость участия составит от 17 до 24 тыс. долл. Хотя этот результат может порою отличаться от реальной суммы затрат, он дает базовый ориентир стоимости участия.

Последствия роста стоимости участия в выставках

Предприятия вынуждены увеличивать сумму затрат на свою выставочную деятельность под влиянием таких факторов, как:

¾ «обязанность» принимать участие во все возрастающем количестве мероприятий;

¾ необходимость повышения затрат на рекламу;

¾ рост затрат на аренду стенда, составивший за последнее десятилетие примерно 50%.

Протесты экспонентов вызывают организаторы выставочных мероприятий, которые увеличивают цены под влиянием роста стоимости жизни, но ссылаются при этом на улучшающееся качество услуг, предоставляемых участникам и посетителям мероприятий. Посетители, со своей стороны, реагируя на увеличение количества мероприятий и расходов на поездки и проживание, значительно сокращают время своего пребывания на мероприятиях (для 60% посетителей пребывание ограничивается одним днем). Вследствие этого уменьшается число посещаемых стендов, которые избираются посетителями заранее. Так, на ярмарках промышленной продукции четверть деловых посетителей посещает не более 5 экспонентов. «Внеплановые» посещения занимают в среднем 29% суммарного времени пребывания посетителей на таких мероприятиях. Это уменьшает привлекательность торговых выставок как «мест случайных встреч».

Кратковременность пребывания посетителей и минимальное свободное «внеплановое» время вынуждают экспонентов нести дополнительные затраты на рекламу и связи с общественностью, чтобы обеспечить свое включение в число посещаемых стендов. Следствиями роста затрат на участие в крупных выставках стало увеличение количества выставочных мероприятий регионального масштаба в ущерб выставкам национальным, а в некоторых случаях – даже международным.

Можно согласиться с утверждением профессионалов, что в текущем десятилетии фактор стоимости и технический прогресс в области коммуникаций вызовут серьезные изменения как в топологии ярмарок и выставок, так и в методике их организации.

Составление сметы

Смета планируемых затрат составляется после определения целей участия в выставке. Как инструмент экономического планирования смета устанавливает пределы, в которых должны производиться расходы, чтобы обеспечить достижение поставленных целей.

Смета должна быть составлена как можно более подробно менеджером, ответственным за организацию участия в мероприятии. Для торговых ярмарок и выставок не существует разделения издержек на эластичные и неэластичные. Здесь все взаимосвязано: дешевое оформление стенда сведет на нет удачное место в выставочном зале; практичный стенд может «похоронить» достопримечательные экспонаты; неудачный подбор персонала погубит успех участия в выставке; экономия на рекламе и связях с общественностью не позволит заключить новые контакты; а плохая упаковка и отправка создаст угрозу работе на стенде и т.д.

Стоимостные факторы

Общая стоимость участия в выставке складывается из учета затрат на всех трех этапах: подготовительном, периоде работы выставки, после выставочном. При этом порою оказывается, что затраты на подготовительном этапе, прежде всего связанные с работой персонала по выработке маркетинговой стратегии, определению целей участия, выбору выставки, осуществлению рекламной кампании и т.д., сопоставимы с затратами на стадии участия и их недоучет приводит к ошибкам при оценке результативности участия в соответствующем выставочном мероприятии.

В свою очередь стоимость участия в выставке складывается как минимум из десяти основных статей расходов: аренда, стенд, оборудование стенда, экспозиция, денежные взносы учредителям, транспортировка и страхование, эксплуатационные расходы, персонал, реклама и связи с общественностью, прием посетителей, а также непредвиденные расходы. Статьи затрат и их структура подробно представлены в табл. 5.2. При этом отнесение многих из затрат к периоду выставки несколько условно, так как они должны быть осуществлены еще до открытия выставки.

Таблица 5.2

Образец сметы расходов по участию в выставочном мероприятии

Анализ расходов	Предполагаемые по смете
I. Затраты на обеспечение работы персонала в подготовительный период: 1.Затраты, связанные с выбором выставки (доступ в информационные базы данных, Интернет). 2.Затраты на персонал в период подготовки к выставке: –зарплата плюс начисления на зарплату, дифференцированные по раз меру вклада каждого специалиста и их категории; –косвенные затраты, включая административные расходы с начислениями. 3.Расходы на обеспечение телекоммуникационной и почтовой связи фирмы с устроителями, старыми и потенциальными клиентами. 4.Подготовка пресс-релизов о фирме и ее участии в выставке. 5.Проведение рекламной кампании. 6.Прочие расходы. ВСЕГО ПО ПОДГОТОВКЕ
II. Собственный стенд по индивидуальному проекту и размещение экспозиции на открытых площадках: 1.Расходы по аренде необустроенной выставочной площади: –аренда выставочных площадей внутри павильонов; –аренда открытых площадок вне павильонов; Прочие расходы ВСЕГО ПО АРЕНДЕ 2.Расходы по стенду: –проектирование стенда, включая наличие в нем зон переговоров, приема VIP-персон, кухни/склада и т.п.; –изготовление стенда: –стеновые элементы, –подготовка пола, –материалы для изготовления/покраски, –осветительные устройства. Прочие расходы ВСЕГО ПО СТЕНДУ 3.Расходы по оборудованию стенда: –обстановка: –покупка мебели/утвари, –аренда мебели/утвари, –оборудование кухни/гардероба; –оборудование склада; –декоративное оформление; –покупка канцтоваров; –аренда компьютерной техники, подключение к Интернет, аудио-, видеоаппаратуры, диапроектора и т.д.; –установка стационарных телефонов. Прочие расходы ВСЕГО ПО ОБОРУДОВАНИЮ СТЕНДА 4.Расходы по строительству стенда: –распаковка/монтаж конструкций стенда и элементов его интерьера; –демонтаж/упаковка; –хранение; –электро- и энергообеспечение; –сантехника; –кондиционеры (спец.). Прочие расходы ИТОГО ПО СТРОИТЕЛЬСТВУ СТЕНДА
III. Обустроенная выставочная площадь (типовой стенд устроителя): 1.Плата за аренду стенда. 2.Расходы по дополнительному оборудованию арендуемого стенда: –дополнительные элементы стенда, предлагаемые устроителем; –аренда или покупка дополнительной мебели/утвари; –оборудование кухни/гардероба; –оборудование склада; –декоративное оформление; –покупка канцтоваров; –аренда компьютерной техники, телефакса, аудио-, видеоаппаратуры, диапроектора и т.д.; –установка стационарных телефонов. Прочие расходы ВСЕГО ПО СТЕНДУ
IV. Денежные взносы устроителям выставки, исходя из условий участия: 1.Плата за участие – аренду площадей (учтена в п. I или II). 2.Внесение дополнительных сведений в каталог. 3.Внесение данных в информационные системы. 4.Регистрационный взнос. 5.Удостоверения участников выставки (дополнительные). 6.Пропуска для парковки (дополнительные). Прочие расходы ВСЕГО
V. Расходы по экспозиции: 1.Расходы на формирование экспозиции, ее элементов –экспонатов и оборудования (устройств) для их демонстрации. 2.Упаковка. 3.Таможенная очистка. 4.Распаковка/запаковка. 5.Улучшение-доводка элементов экспозиции, включая устройства для демонстрации экспонатов в динамике или виртуального показа перед открытием выставки. 6.Хранение упаковочных материалов. 7.Монтаж/оформление экспозиции на стенде. 8. Прочие расходы. ВСЕГО ПО ЭКСПОНАТАМ
VI. Транспортировка-страхование: 1.Экспонаты и устройства для их демонстрации. 2.Элементы и материалы стенда и его интерьера в случае изготовления собственного стенда. 3.Рекламные материалы. 4. Прочие расходы. ВСЕГО ПО ТРАНСПОРТИРОВКЕ-СТРАХОВАНИЮ
VII. Эксплуатационные расходы: 1.Электроэнергия (кроме стандартного освещения на стенде). 2.Телефонная связь. 3.Водоснабжение, если оно не предусмотрено в составе взноса за участие. 4.Расходы по эксплуатации компьютерной сети, включения Интернет, фотокопировального оборудования, телефакса и т.д. 5.Охрана экспозиции на стенде. 6.Уборка внутри стенда. 7.Удаление отходов со стенда. 8.Аренда автомашин. 9.Транспортные расходы, в том числе внутригородские, если они не учтены в разделе V. 10.Оплата услуг – процент за обслуживание (чаевые). 11. Прочие расходы. ВСЕГО ПО ЭКСПЛУАТАЦИИ
VIII. Расходы по содержанию персонала: 1.Основной персонал. –визовое оформление, –стоимость проездных билетов (самолет, поезд и т.д.), –проживание в гостинице, –суточные (командировочные) и доплаты. 2. Вспомогательный персонал: –переводчики, –обслуживающий персонал, –прочий вспомогательный персонал (водитель и т.д.). 3.Форменная одежда (покупка, аренда). 4.Обучение: –основного персонала, –обслуживающего персонала. 5.Медицинское страхование. 6.Ненормированное питание, если оно не входит в суточные. 7.Дорожные расходы (в городе проведения выставки). 8.Расходы на обеспечение отдыха. 9.Представительские расходы. 10. Прочие расходы. ВСЕГО ПО СОДЕРЖАНИЮ ПЕРСОНАЛА
IX. Реклама/связи с общественностью: 1.Рекламные расходы 1).рекламные материалы (проспекты и пр.), 2).почтовые расходы (приглашения посетителей и т.д.), 3).рекламные сувениры, 4).публикации в прессе, 5).реклама в официальном каталоге с учетом условий участия (или дополнительная реклама), 6).пропуска для посетителей, 7).рекламные внешние щиты, растяжки в городе, 8).Плакаты – аренда мест для размещения внутри выставочных помещений, 9).фотографии, аудиовизуальные материалы, видеофильмы и т.д., подготавливаемые в ходе выставки, 10).оплата прав на трансляцию музыкальных передач, 11). Прочие расходы. 2.Расходы по связям с общественностью: 1).пакеты (комплекты) с рекламными материалами для журналистов, 2).сувениры для прессы, 3).фотоматериалы для распространения, 4).приглашения для журналистов, 5).интервью/приемы, угощения, 6). Прочие расходы. ВСЕГО ПО РЕКЛАМЕ, СВЯЗЯМ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ
X. Расходы по приему посетителей: 1.Угощения, включая алкогольные и освежительные напитки и проч. 2.Обслуживание. 3. Прочие расходы. ВСЕГО ПО ПРИЕМУ ПОСЕТИТЕЛЕЙ
XI. Непредвиденные расходы