Сфера використання терміна

З давніх часів існувала значна кількість близьких за значенням термінів, що використовувались для означення певного класу штучно створених об'єктів для передачі інформації. Обособления цих термінів було викликане їх еволюційним розвитком, особливостями розмноження, розповсюдження та призначення тих чи інших видів інформації та матеріальних носіїв.

Так, специфіка авторського характеру тексту, змісту, читацьке й цільове призначення та особистістний характер читання виокремили книгу від інших джерел інформації. Терміном «книга» («бібліо») підкреслювалась її зовнішня сторона, формат, обсяг.

Розвиток науково-технічного прогресу, спільні істо­ричні витоки виникнення службової документації й книги та наявність інших аналогій послужили поштовхом до відродження бельгійським науковцем, бібліографом П.Отле (якого ще іменують «піонером інформатики») універ­сального поняття документ, його подальшого поглиблення й позначення ним широкого кола об'єктів наукового вивчення й практичної діяльності.

Окреслимо такі значення «документа», уведені в науку П.Отле:

— будь-яке джерело інформації, передання людської думки, знань незалежно від того, ни втілене воно в матеріально фіксованій формі або є провідником (передавачем) інформації
в часі (охоплює як матеріальні об'єкти — носії інформації, так і радіо-, телепередачі, театральні постановки);

— матеріальні об'єкти із зафіксованою інформацією, зібрані людиною з метою створення колекцій (входять як штучні предмети, створені людиною, так і природні,
технічні предмети, що знаходяться в музеях);

— матеріальні об'єкти, створені людиною спеціально для фіксації, зберігання і відтворення інформації з метою її пе­редачі в просторі й часі, незалежно від способу фіксації («на­писані» документи, тобто зафіксовані знаками письма, об­
разотворчі, фонозаписи, фільми тощо).

Найширша дефініція «документа», яку дав бельгійський вчений, така; «матеріалізована пам'ять людства, яка день за днем реєструє факти, ідеї, дії, почуття, мрії, що відбулися у свідомості людини». Пізніше навіть його послідо­вники відмовилися від такого широкого трактування по­няття «документ», але багато думок П.Отле було сприйня­то, у тому числі й розуміння документа як засобу передавання інформації в суспільстві.

У 1937 p. М.В. Русинов опублікував детальний переклад документологічної термінології, яка була розроблена в 1935 р. Міжнародним інститутом інтелектуального спів­робітництва. Серед них було таке тлумачення терміна: «до­кумент» — це будь-яке джерело інформації, яке доступне для довідкових робіт, вивчення, або як авторитетний доказ.

В 1951 р. послідовниця Поля Отле французька дослід­ниця Сюзанна Бріє стверджувала, що «документ — це свідоцтво на підтримку будь-якого факту... це будь-який фізичний або символьний знак, збережений або записаний, призначений для представлення, відтворення чи демонст­рації фізичного або концептуального об'єкту».

Починаючи з середини минулого століття, в офіційній термінології слово «документ» трактується як у вузькому, широкому, так і в найширших значеннях.

Вузьке значення терміна «документ» зводиться до «діло­вого паперу», письмового свідчення, або ж історичного джерела. Так, у своєму посібнику «История и организация делопроизводства в СССР» проф. К.Г. Мітяєв зазначав, Що під документами треба розуміти письмові свідчення, які відповідають фактам, правам, підтверджують певні обов'язки особи й слугують для доказу (наприклад, пере­пустки, диплом, договори, свідоцтва).

У статті «Документоведение, его задачи и перспективы», яка була опублікована у 1964 р., проф. К.Г. Мітяєв під­креслював, що документ — це результат усвідомленого фіксування (документування) інформації про явища об'єк­тивної дійсності й різними способами в цілях надійної передачі цієї інформації в часі та просторі, за обов 'язкової іден­тифікації відображеного мовою слова.

У широкому значенні поняття «документ» відродилось в 1960—1970-ті роки завдяки роботам російського науков­ця, бібліографа О.П. Коршунова, який запропонував всьо­му накопиченому за період існування цивілізації текстово­му багатству повернути його генетично вихідне поняття «документ». У загальному вигляді термін «документ» було зафіксовано в «Большой советской энциклопедии» (БСЭ), «Українській радянській енциклопедії» та в інших енцик­лопедичних словниках.

На початок 1990-х років використовується значення, згідно з яким документом можна вважати будь-який ма­теріальний об'єкт, що містить інформацію: від письмово­го документа, грамплатівок і кінофільмів до творів мис­тецтва (архітектурних споруд, графіки, живопису, скульптури), від зразків мінералів, гербаріїв, історичних реліквій до технічних і промислових виробів (годинників, автомобілів, гвинтівок тощо). За образним виразом проф. А.В.Соколова, документом стали іменувати навіть «слона в зоопарку».

От чому спочатку книгознавці та «документалісти», а потім і фахівці в галузі науково-інформаційної діяльності, приступили до обґрунтування нового широкого значення терміна «документ», пов'язаного з поняттями «інформація» та «комунікація».

Істотний внесок в уточнення й розвиток поняття «доку­мент», як одного з основних у документознавстві, інфор­матиці, документалістиці та бібліотекознавстві внесли Д.І. Блюменау, Г.Г. Воробйов, О.П. Коршунов, О.І. Ми­хайлов, А.В. Соколов, Ю. М.Столяров, Ш.Р. Ранганатан, Д.І. Рудельсон Д.Ю. Теплов, Г.Г. Фірсов, А.І. Чорний, В.І. Шюрмайер та інші провідні дослідники згаданих наукових галузей.

Документалісти перші відмовилися від найширшого значення терміна «документ», обмеживши його зміст обов'язковими атрибутивними елементами: інформа­тивність і матеріальний носій (Г.Г.Воробйов).

У 1960-ті роки радянські вчені О.І. Михайлов, АЛ. Чор­ний та Р.С. Гіляревський, крім названих, уводять функціо­нальну ознаку документа. Згідно їхнього визначення, до­кумент — це матеріальний об'єкт, що містить закріплену інформацію, спеціально призначений для її передачі в про­сторі й часі. Це визначення було поширене в і 70-ті роки минулого століття.

У Росії на початку 1990-х років практично одночасно, уточнюючи значення поняття «документ», О.П. Коршу­нов, А.В. Соколов, Ю.М. Столяров запропонували тракту­вати його як «матеріальний об'єкт — носій соціальної інформації».

Завдяки роботам згаданих науковців, документ став роз­глядатися як одне з найважливіших джерел інформації і засобів соціальної комунікації, одним з базових термінів у терміносистемах таких наук і наукових дисциплін як архео­графія, джерелознавство, історіографія, тому, природно, ви­никла проблема його трактування.

У юридичних (правових) відносинах поняття «доку­мент» почали застосовувати у значенні «офіційного (дер­жавного) правового акта, який підтверджує встановлення певних відносин, що стосуються виникнення, доказу» чи ви­конання прав. У правових актах зазначалось, що «документ має юридичне значення, може підтверджувати право­ве становище людини, бути засобом доказу в суді, свідчити про певні зобов'язання юридичних і фізичних осіб».

Історичні науки (джерелознавство, археографія) пояс­нюють цей термін лише частково, залежно від тих об'єктів, які ці науки досліджують, надаючи документу відповідний статус.

Наприклад, історичне джерелознавство базується не тільки на документальних, але й на речових та інших свідоцтвах минулого. Зокрема К.І. Рудельсон зазначає, що «як явище матеріальної дійсності, будь-який предмет є джерелом інформації і навіть історичним джерелом, істо­ричною пам'яткою. Проте поняття «джерело інформації» і «історичне джерело», які не є ідентичними, продовжує автор, за своїм змістом ширше, ніж поняття «документ».

У культурології документ — це «будь-який створений лю­диною матеріальний об'єкт, у якому уречевилася людська дум­ка, тобто будь-який матеріальний об'єкт «другої природи» (аркуш паперу, книга, колесо, паперовий ландшафт)».

Археографія направлена на оприлюднення тієї частини джерел, що складають у своїй більшості текстові документи.

У джерелознавстві документи складають лише частину об'єктів, що досліджуються. У цьому відношенні термін «документ» є полісемічним.

У посібниках з соціальної комунікації «документ» подається як «стабільний речовинний об'єкт, призначений для використання в смисловій комунікації як завершене повідомлення».

У науках документно-інформаційного циклу також можна знайти різні визначення цього поняття. Так, в традиційно­му документознавстві, як зазначав у 1995 р. в своїй моно­графії проф. С.Г.Кулешов, «документ — це текст (як логічна послідовність мовних чи мовних та немовних знаків) зафіксований на речовому виробі, основною функцією якого є збереження, та розповсюдження інформації у просторі та часі».

В архівознавстві стало відоме його найширше тракту­вання — «матеріальний об'єкт, що містить у собі інфор­мацію про розумову діяльність, незалежно від її походження (створений людиною чи природний об'єкт)». Це визначення дефініції дало можливість зараховувати до документів, наприклад, твори живописців і скульпторів, оскільки ці роботи теж досить вдало закріплюють інфор­мацію про розумову діяльність людини.

В інформатиці можна зустріти таке визначення докумен­та: «матеріальний носій, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлену встановленим чином і таку, що має відповідно до чинного законодавства правове значення».

У бібліотечній справі документ — «це об'єкт, створений із метою передачі повідомлення способами, що гарантують його отримання завдяки своїй інформаційній природі». Для бібліографів документ останнім часом став узагальню­ючим терміном для позначення всіх видів одиниць зберігання (творів друку, а також неопублікованих, аудіовізуальних та інших джерел інформації) й замінив для них застарілу назву — «книжково-журнальна продукція».

У суспільній практиці, як правило, уживання терміна «документ» асоціюється, по-перше, з паспортом, дипло­мом, свідоцтвом, посвідченням тощо, по-друге, вживаємо його, коли маємо справу з наказами, розпорядчими акта­ми, стандартами, правилами, службовим листуванням, в третю чергу його застосовують для позначення історично­го джерела та як свідчення чи доказ якоїсь дії, учинку. І лише в останню чергу, з певними попередніми пояснення­ми, зверненням до історичних аналогів, зазначає проф. Н.Б. Зінов'єва, як документ розглядають як книгу. Звідси й випливає основний термінологічний дисонанс в бібліог­рафознавстві та документознавстві — двух гілках гу­манітарної науки, які мають один об'єкт вивчення — доку­мент.

Офіційні визначення поняття «документ»

За тривалий історичний період значення поняття «доку­мент» постійно змінювалося. До сьогоднішнього часу за­стосовуються різні визначення, то надаючи йому найширше значення, то звужуючи його розуміння до одного конкретного виду документа.

Наведемо в хронологічному порядку деякі з офіційних визначень поняття документ, що можна зустріти в словни­ках та навчально-довідковій літературі, в таблиці 2.5.

Таке розмаїття визначень призвело до певних терміно­логічних дискусій з приводу самого поняття «документ» та сфери його застосування.

Погляди на визначення цього поняття у свій час ви­словлювали й продовжують висловлювати відомі російські та українські науковці-дослідники: В.М. Автократов, В.Д. Банасюкевич, К.Б. Гельман-Виноградов, О.М. Зусьман, О.В. Єлпатьєвский, М.П. Ілюшенко, Т.В. Кузнецова, С.Г. Кулешов, Н.М.Кушнаренко, Н.С. Ларьков, Е.А. Плешкевич, А.М. Сокова, А.В. Соколов, Ю.М. Столяров, М.С. Слободяник, Е.І. Хан-Гіра, Г.М. Швецова-Водка.

Так, для розуміння обсягів зазначеного поняття проф. Т.В. Кузнецова пропонувала розглядати його в трьох площинах:

— як документ в цілому;

— як службовий документ;

— як документ відповідної галузі використання.

Російський науковець проф. Ю.М. Столяров вважає за необхідне визначати поняття «документ» залежно від мети його використання, наприклад:

— для практичної діяльності,

— для правового регулювання,

— для загальної науки про документ.

Проф. Г.М. Швецова-Водка у своєму посібнику «Документознавство» пропонує розглядати відношення між різними значеннями терміна «документ» за «принципом матрьошки», коли кожне більш широке значення поглинає менш широке: тобто розташувати їх, починаючи від будь-якого матеріального (субстаціонального) об'єкта, що вико­ристовується для передачі інформації в суспільстві (Доку­мент І), до запису про юридичні факти, що засвідчують особу (Документ ІІ).

Засновники інформатики приходять до висновку, що «документом у широкому значенні можна вважати не тільки рукописи та друковані видання, а й будь-який ма­теріальний об'єкт, що фіксує чи підтверджує будь-які зна­чення й може бути включений у певне зібрання». Та­ку позицію підтримує Г.Г. Воробйов, підкреслюючи, що «для науковця документом є всі піблікації, рукописи тощо, а для мистецтвознавця — всі твори живопису, прикладно­го мистецтва. А.В. Соколов в загальній типології на­зиває і документи трьох вимірів, тобто речові об'єкти, що виконують функції знаків.

Слід наголосити, що терміном взагалі вважається «суво­ро визначене наукове поняття», що повинне складатися кваліфікованими спеціалістами й бути «стандартизова­ним», тобто внесеним до відповідного стандарту. Пробле­мою на сьогодні є те, що галузь використання дефініції «документ» повсякчас все більш розширюється, відобража­ючись при цьому лише в деяких стандартах, що містять в основному управлінський характер.

Знову ж таки проф. Ю.М. Столяров пропонує два варіанти виходу з проблемної ситуації, що склалась:

1) найзагальніше визначення поняття «документ» дати в міждисциплінарному стандарті, а в стандартах, що відно­сяться до окремих дисциплін, лише конкретизувати за­гальне визначення, не заперечуючи його;

2)стандартизувати кілька визначень документа для кожної зацікавленої дисципліни.

За першим варіантом працює Міжнародна організація зі стандартизації (ISO). Стандарти, які вона приймає, погод­жуються Міжнародною федерацією бібліотечних асоціацій та закладів, Міжнародною організацією з інтелектуальної власності, Міжнародною радою архівів, Міжнародною фе­дерацією з інформації та документації (МФІД). Стандар­там та термінології, зазначеній в них, може бути надано статус національних.

Так, Україна офіційно визнає стандарти, прийняті Міжнародною організацією зі стандартизації, тому маємо ситуацію, коли в державі офіційно прийнято й діє кілька визначень документа, починаючи з найширшого, прийнято­го ISO, і завершуючи визначенням документа як основної одиниці в системі організаційно-розпорядчої документації. Деякі з цих визначень розміщені в таблиці 2.6.

Систематичний перегляд визначень поняття «документ» дозволяє запобігати неточностям їх уживання й довільно­го розуміння, що може призвести до небажаних юридич­них, економічних та інших наслідків.

Можна погодитись з думкою проф. Г.М.Швецової-Водки, що обговорювати визначення поняття «документ» можна лише тоді, коли співрозмовники однаково його ро­зуміють.

Важко не погодитись у ситуацій, що склалася, з думкою проф. Є.О. Плешкевича, який відмічає, що «цілковито вивчити феномен документа не під силу жодній кон­кретній дисципліні, хай це буде документологія чи загаль­не документознавство. Це під силу, такій науковій галузі, за визначенням науковця, як інформаційно-документологічна наука.

ЗМ 7. Властивості, функції й ознаки документа

Коло питань: Системний підхід до вивчення документа. Значимі властивості документа. Основні ознаки документа. Загальні та спеціальні функції документа

Системний підхід до вивчення документа

Пояснити сутність документа — це завдання, котре можна вирішити за допомогою теорії системного підходу — методологічного напряму в науці, що ставить своїм за­вданням розробку засобів та методів дослідження складно-організованих об'єктів-систем.

Згідно означеного теоретичного підходу будь-яка сис­тема (проста чи складна) конструюється з обмеженої кількості елементів, пов'язаних між собою певною метою функціонування. Проста система — це сукупність од­норідних елементів, що виконують необхідну для існуван­ня системи функцію. Якщо в системі кілька таких сукуп­ностей, то кожна з них набуває рангу підсистеми, а вся система стає складною.

Різновидом системного підходу є структурно-функціональний підхід, згідно якого об'єкт одночасно може входи­ти до декількох систем, виконуючи в кожній із них свої специфічні функції. Зазначені функції обумовлюються не стільки його суттю, скільки факторами зовнішнього сере­довища, наявними зв'язками в системі, до якої цей об'єкт відноситься.

Один і той самий об'єкт може мати властивості, які ви­користовуються в конкретній системі і які можуть бути зовсім не придатними для іншої. Маніпулюючи об'єктом, його можна застосовувати в різних аспектах, доки ті чи інші властивості не будуть виявлені максимально, що дасть можливість об'єкту посісти відповідне місце в сис­темі й наділити його необхідними функціями.

Потреба системного вивчення документа диктується, насамперед, необхідністю як ідентифікації того чи іншого матеріального (речовинного) носія інформації, яким вис­тупає документ, так і визначенням його властивостей та функцій як об'єкта тієї чи іншої сфери соціально-ко­мунікативної діяльності (бібліотечної, бібліографічної, ар­хівної, а також інформатики, документознавства тощо). Тому, з одного боку, документ виступає сам як проста система (у єдності матеріального носія та інформації), а з іншого — документ стає елементом більш загальної систе­ми — наприклад, того чи іншого виду управлінської, технічної, картографічної документації тощо, документного потоку або масиву.

Системний підхід до вивчення документа полягає в аналізі всіх його характеристик:

— властивостей, ознак і функцій;

— інформаційної складової (як основного призначення документа);

— видів інформації, що фіксується в документі;

— матеріальної (фізичної) складової документа, його основи, способу запису й форми носія;

— реквізитів, що є обов'язковими позначками для доку­мента;

— у термінологічних трактуваннях дефініції «документ» у його історичному генезисі.

Вищезазначене уможливлює віднесення документів як до категорії складноструктурованих систем, так і бути елементом системи вищого порядку, змушуючи його призвичаюватись під неї.