Номенклатура дел согласовывается с экспертными комиссиями организации и государственного архива и утверждается руководителем организации

В конкретную номенклатуру дел включаются все до­кументы, которые образуются в деятельности организа­ции в текущем году (в номенклатуру дел не включаются печатные издания и техническая документация). В крупных организациях составляется сводная номенклатура дел, в которую включаются все дела структурных подраз­делений, общественных организаций и учреждения в це­лом.

Согласованная и утвержденная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе документационного обеспечения; второй — ис­пользуется этой службой в качестве рабочего; третий — находится в ведомственном архиве; четвёртый — в госу­дарственном архиве, куда документы поступают на посто­янное хранение.

Выписки соответствующих разделов номенклатуры дел используются в работе структурных подразделений.

По окончании календарного года в конце номенклату­ры дел составляется итоговая запись о количестве заве­денных дел (томов, частей), постоянного и временного (отдельно) сроков хранения.