Розроблення номенклатури справ

На практиці номенклатуру справ кадрової служби розробляє керівник цієї служби, а в разі його відсутності — інший працівник, до обов’язків якого належить ведення кадрового діловодства (інспектор з кадрів, старший інспектор з кадрів), або особа, на яку виконання таких обов’язків покладено наказом керівника підприємства (наприклад, якщо секретар суміщає посаду інспектора з кадрів зі своєю основною роботою). До розроблення номенклатури справ можуть залучатися інші фахівці підприємства.

Номенклатуру справ підписує відповідна посадова особа за погодженням з архівним підрозділом (загальним відділом, канцелярією), а в разі його відсутності — з посадовою особою, відповідальною за ведення архіву на підприємстві.

Номенклатуру справ кадрової служби складають на кожний календарний рік у трьох примірниках, на кожному з яких має стояти гриф «ПОГОДЖЕНО», заповнений керівником архівного підрозділу (посадовою особою, відповідальною за ведення архіву на підприємстві). Перший примірник зберігається в кадровій службі (у посадової особи, на яку покладено обов’язки ведення кадрового діловодства), другий — передається до архівного підрозділу, третій (робочий) — використовується для формування справ і пошуку потрібного документа.

Номенклатура справ кадрової служби розробляється відповідно до форми, встановленої постановою Кабінету Міністрів України «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» від 17 жовтня 1997 року № 1153 та затвердженої наказом Державного комітету архівів України «Про затвердження Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій» від 16 березня 2001 року № 16, що містить п’ять граф (додаток 1).

Перша графа «Індекс справи» складається з індексу кадрової служби за штатним розписом або індексу, закріпленого за напрямком управлінської діяльності, й порядкового номера справи, наприклад: 04–1, 04–10, 04–15, де 04 — індекс кадрової служби (напрям управлінської діяльності), 1, 10, 15 — порядкові номери справ.

У другій графі «Заголовок справи (тому, частини)» у стислій узагальненій формі заголовки справ відтворюють склад і зміст документів, включених до них після виконання. Основну частину заголовка справи становить виклад питання, з приводу якого її заведено, наприклад: накази з кадрових питань, протоколи засідань атестаційної комісії та документи до них.

Розміщення заголовків має відповідати ступеню важливості вирішуваних питань. Як правило, першою розміщують групу справ, що включає документи органів вищого рівня (укази, постанови, накази, доручення), далі йдуть такі групи:

• організаційно-нормативна документація підприємства (положення, інструкції, рішення тощо);
• розпорядча документація з кадрових питань (накази, розпорядження);
• планово-звітна документація і листування;
• документація з персоналу (особові справи, особові картки), обліково-довідкова документація (книги, журнали, картотеки).

Остання справа обов’язково має містити перший примірник номенклатури справ структурного підрозділу.

Зауважимо, що особові справи, особові картки та трудові книжки працівників включають до номенклатури справ як групи документів з присвоєнням кожній з них окремого індексу.

Третя графа «Кількість справ (томів, частин)» заповнюється наприкінці календарного року, коли стає відомо, скільки справ утворилося за рік.

У четвертій графі «Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком» напроти заголовка кожної справи проставляються строки зберігання і відповідні номери на підставі Переліку типових документів, що створюються у діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 року № 41 (далі — Перелік): 5 р./ст. 366; Постійно/ст. 679.

Для окремих справ встановлено строк зберігання 75 років. Тривалість зберігання таких справ після їх завершення дорівнює різниці: 75 років – «В», де «В» — вік особи на момент закінчення справи. Наприклад, особова справа працівника, закінчена діловодством тоді, коли йому виповнилося 60 років, має зберігатися в архіві підприємства 15 років (75 – 60 = 15).

Строк зберігання справи обчислюється з 1 січня року, наступного за роком закінчення справи.

У п’ятій графі «Примітка» роблять позначки про перехідні справи, про заведення і включення нових справ тощо.

Наприкінці року номенклатура справ має бути закрита підсумковим записом, в якому зазначають кількість фактично заведених за рік справ за відповідними категоріями. Підсумковий запис підписує посадова особа, відповідальна за кадрове діловодство (діловодство з персоналу).