Форматирование числовых и текстовых данных

Форматирование числовых данных в EXCEL имеет важную особенность, связанную с тем, что при форматировании изменяется только внешняя форма представления данных, а в файле данные хранятся без изменения формата.

По умолчанию в EXCEL включен общий формат числовых данных, суть которого состоит в том, что на экране число выглядит строго в том же виде, в котором оно введено пользователем. Это число бывает неудобно, так как таблица выглядит гораздо понятнее, когда одноименные десятичные разряды в вертикально расположенных ячейках, находятся строго друг под другом.

Для изменения формата числовых данных необходимо:

· выделить диапазон, в ячейках которого будет меняться формат данных;

· выбрать команду

Ø Формат Ø Ячейки…,

выбрать вкладку Число и выбрать формат Числовой (рисунок 4.1);

· установить на этой вкладке требуемое число десятичных знаков после запятой. Читабельность больших чисел увеличивается, если на этой вкладке еще установить флажок Разделитель группы разрядов.

Рисунок 4.1 – Вкладка для форматирования чисел

Ранее в пункте 3.2 уже были представлены некоторые форматы отображения числовых данных.

Для представления денежных единиц применяются форматы Денежный и Финансовый. Их выбор позволяет задать вид валюты и число десятичных знаков

Чтобы наглядно представить в таблице очень большие или очень малые числа, следует выбрать формат Экспоненциальный. В этом формате число записывается в виде двух компонентов: мантиссы (число, находящееся в диапазоне от 1 до 9) и порядка (определяет степень числа 10).

Формат Дробный позволяет представлять числа в виде обыкновенных дробей. С помощью категории Дополнительный в Excel можно представлять почтовые индексы и телефонные номера. На рисунке 4.2 продемонстрированы результаты применения различных форматов.