Работа со структурой данных

Введение в списки данных

MS Excel позволяет создавать базы данных непосредственно на рабочем листе. Такая база данных представляет собой обычную таблицу, называемую списком. В MS Excel имеется набор средств, облегчающих обработку и анализ данных, содержащихся в списке. Например, для получения упорядоченной ин- формации мы можем отсортировать список по 1, 2 или 3 столбцам. В случае не- обходимости, можно скрыть неинтересующую часть информации, используя фильтрацию. Для подсчета итогов по группам информации удобно воспользо- ваться возможностью подведения промежуточных итогов.

Организация списка

Чтобы успешно использовать все перечисленные выше возможности ра- боты со списочной информацией, данные должны быть введены в список в соот- ветствии с приведенными ниже рекомендациями:

1. Избегайте создания более чем одного списка на листе.

2. Спроектируйте список так, чтобы каждый столбец содержал по- добные (однотипные) данные.

3. Между списком и другими данными листа необходимо оставить, по меньшей мере, одну пустую строку и один пустой столбец.

4. Перед внесением изменений в список убедитесь в том, что все скрытые строки и столбцы отображены.

5. Создайте подписи столбцов в первой строке списка. Оформле- ние заголовков столбцов списка должно отличаться от оформле- ния строк данных.

6. В списке не должно быть полностью пустых строк и столбцов.

7. В начале и конце ячейки не должно быть пробелов (они влияют на поиск и сортировку).

Чтобы при добавлении новых строк в конец списка MS Excel автомати- чески форматировать новые элементы: Кнопка Office → Параметры Excel →

Дополнительно → в поле Параметры правки установите флажок Расширять форматы и формулы в диапазонах данных.

Средства автоматизации работы со списком

Форма ввода данных

В MS Excel предусмотрено мощное, удобное и в тоже время простое средство для облегчения ввода информации в список – Форма ввода данных. Форма представляет собой окно диалога, отображающее сразу целую строку спи- ска. С помощью Формы также можно осуществлять поиск и удаление записей. Форма позволяет одновременно отображать до 32 столбцов списка.