2015-06-30
326
Домовленість про ділову зустріч
Будь-яка зустріч, а тим більше ділова, проводиться з певною метою. Саме спілкування у діловій практиці, як правило, підтримується взаємною зацікавленістю. Щоб задовольнити зацікавленість сторін і організується зустріч.
Критеріями оцінки результатів взаємодії, окрім досягнення бажаної мети, виступають фактори, що відображають ресурсні витрати учасників; час, ступінь напруженості і характер відносин між ними.
Щоб ефективно провести ділову зустріч, до неї необхідно серйозно підготуватись і продумати все до дрібниць.
Про ділову зустріч прийнято домовлятися заздалегідь, при цьому відрізок часу між домовленістю і самою зустріччю залежить від конкретних обставин та її програми.
У межах одного регіону найбільш доцільно домовлятися за 2—3 дні. Запланована за десяток днів ділова зустріч часто буває підготовлена гірше лише через психологічні причини. Спочатку неначе є час для вирішення організаційних питань у наступні дні, а потім, з огляду на можливі непередбачені обставини, часу може просто не залишитись.
|
|
|
Особливої ретельності вимагає організація зустрічі з іноземцями. До такої зустрічі потрібно, безперечно, готуватися завчасно, передбачивши всі елементи програми їх перебування:
порядок зустрічі;
персональний склад учасників;
участь представників преси;
вручення квітів;
вітальні промови;
розміщення у готелі;
ділова частина;
відвідування культурних об'єктів;
поїздки по країні;
неофіційні прийоми;
проводи.
Про організацію ділової зустрічі можна домовлятися за допомогою електронної пошти, по телексу чи, найпростіше,— по телефону. Перед тим, як взяти в руки телефонну трубку, пропонується намітити всі важливі організаційні моменти зустрічі, бо якщо щось забути, виходити повторно на зв'язок буде не зовсім зручно.
Протоколом передбачаються такі основні моменти домовленості:
· Предмет ділової зустрічі.
· Місце проведення.
· Часові межі.
· Кількість учасників.
· Матеріали для обговорення та підсумкові документи зустрічі.
· Розглянемо кожний із вищезазначених моментів.
