2015-07-04
330
Пусть необходимо создать простой отчет, содержащий: список сотрудников предприятия с полями: Идент код, Фамилия, Имя, Отчество, Телефон, сгруппировать данные по 1-ой букве фамилии, вычислить количество фамилий в каждой группе.
Вид отчета представлен на рисунке 1.
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Рисунок 1 |
Для создания такого отчета необходимо выполнить следующие действия:
|
|
|
1. Открыть базу данных, для которой создается отчет;
2. Начать создание отчета в режиме Конструктор: выбрать вкладку Отчеты, нажать кнопку «Создать». Появляется окно Новый отчет, в котором выбрать Конструктор (для самостоятельного создания отчета), указать источник данных - таблицу Сотрудник (выбрать таблицу из раскрывающегося списка с перечнем таблиц и запросов). Нажать «ОК».
На экран выводятся окна, представленные на рисунке 2:
 Рисунок 2
|
a) Окно отчета в режиме конструктора с заголовком «Отчет1: отчет» и со следующими областями: Верхний колонтитул; Область данных; Нижний колонтитул.
b) Панель элементов, содержащая кнопки для создания элементов управления, которые можно включить в отчет. Панель элементов можно закрыть или вывести, выполнив щелчок по кнопке «Панель элементов» на панели инструментов или выполнив команду Вид -> Панель элементов;
c) Список полей базовой таблицы или запроса (список полей таблицы Сотрудник). Список полей можно вывести или закрыть, выполнив команду Вид -> Список полей или выполнив щелчок по кнопке «Список полей» на панели инструментов.
|
|
|
Перемещая окна (отбуксировав мышкой за заголовок) можно расположить их в удобном для работы порядке, например: Окно отчета - слева, Список полей в правой области экрана, ниже - Панель элементов.
Дополнительно можно вывести окно свойств создаваемого отчета (Вид -> Свойства) или выполнив щелчок по пиктограмме Свойства.
3. Установить размеры отчета. Для этого переместить правую границу окна создания отчета с помощью указателя мыши так, чтобы на верхней линейке было видно число 19 (размер отчета 18 см). Выполнить Файл -> Параметры страницы: при выбранной вкладке Страница установить книжную ориентацию листа и размер А4 (210х297), при выбранной вкладке Поля установить размеры левого и правого поля по 10 мм; при выбранной вкладке Столбцы установить: количество столбцов-1; ширина столбца-18 см; высота - 3 см. Переместить правую границу области данных отчета до значения 18 на верхней линейке.
4. Добавить в бланк отчета области Заголовок отчета и Примечание отчета. Для этого выполнить Вид -> Заголовок/Примечание отчета.
5. Переместить из таблицы в Область данных список нужных полей.
В окне таблицы Сотрудник выделить в комбинации с клавишей Ctrl поля Идент код, Фамилия, Имя, Отчество, Телефон и отбуксировать их в Область данных. В Области данных появятся связанные элементы управления, т.е. элементы, связанные с полями таблицы Сотрудник (слева - подпись, справа - значение поля). Выполнить щелчок мышью на свободном пространстве в области данных, чтобы убрать выделение вставленных элементов управления (рисунок 3).
Рисунок 3
Можно просмотреть содержимое отчета на данном этапе, выбрав Файл -> Предварительный просмотр. В дальнейшем можно использовать эту команду для просмотра содержимого отчета после внесения каких-либо изменений.
Далее необходимо переместить заголовки столбцов в область Верхний колонтитул. Для этого нужно выделить подписи элементов управления (слева) в Области данных, для чего нажать клавишу Shift и выполнить щелчок на каждой подписи (или обвести их слева направо с нажатой левой кнопкой мыши). Выполнить команду Вырезать. Активизировать Верхний колонтитул щелчком мыши по заголовку и выполнить команду Вставить. Подписи будут вставлены в область Верхнего колонтитула.
Расставить заголовки столбцов следующим образом: подпись Идент код переместить в левый верхний угол области. Остальные подписи расставить так, чтобы расстояние между левыми границами подписей было равно 3см (рисунок 4).
Рисунок 4
Выполнить редактирование и форматирование заголовков столбцов (в соответствии с рисунком 1). Для этого выделить все подписи в строке (поместить курсор мыши слева от строки, чтобы курсор принял форму стрелки, направленной вправо и выполнить щелчок мышью), щелкнуть правой кнопкой мыши на выделении, в появившемся окне выбрать команду Свойства и установить во вкладке Макет следующие значения: Ширина 3см, Высота 1см, Тип границы Сплошная, Размер шрифта 12см. Для редактирования подписи выделить элемент, выполнить щелчок мышью на подписи и внести нужные изменения. Форматировать можно и отдельный элемент, выделив только его. При форматировании можно использовать пиктограммы панели форматирования на панели инструментов, или команды меню Формат -> Выровнять, Формат -> Размер, или установить соответствующие свойства для данного элемента.
Уменьшить размер области Верхний колонтитул по размеру высоты заголовков столбцов, добавив приблизительно 0,5 см, переместив границу следующей области Область данных вверх.
Разместить поля в Области данных в ряд под заголовками соответствующих столбцов. Уменьшить размер Области данных мышкой переместив нижнюю границу области вверх. Отформатировать каждое поле в соответствии с рисунком 1.
|
|
|
Просмотреть содержимое отчета на данном этапе, выбрав Файл -> Предварительный просмотр. Внести изменения, если есть несоответствия рисунку 1 или ошибки.
6.Определить поля, по которым будет производиться группировка и сортировка данных. Для этого выполнить щелчок по пиктограмме Сортировка и группировка панели инструментов или выбрать Вид -> Сортировка и группировка. Открывается окно Сортировка и группировка. В столбце Поле/выражение (левый столбец) открыть список полей и выбрать поле Фамилия; в столбце Порядок сортировки установить порядок сортировки (по возрастанию).
Выполнить установку свойств в области Свойства группы: для Заголовок группы и Примечание группы установить значение Да. При этом в окне отчета появляется дополнительная область Заголовок группы "Фамилия" перед Областью данных и Примечание группы после Области данных. Для группировки по первому символу установить в строке Группировка значение По первым символам. В строке Интервал установить число начальных символов, по которым хотим образовывать группы, для группировки по одному первому символу это значение равно 1. В строке Не разрывать установить значение Полную группу. Закрыть окно Сортировка и группировка.
7. Вставить в область Заголовок группы бланка отчета текст "Группа фамилий, начинающихся на букву ", а затем должна выводиться буква, по которой создавалась очередная группа:
Выделить область Заголовок группы в бланке отчета (щелкнуть на заголовке области);
Из окна Список полей перетащить поле Фамилия в бланк отчета в область Заголовок группы.. Поместить указатель с изображением руки с вытянутым указательным пальцем на маркер, расположенный в левом верхнем углу левого поля (подпись) и отбуксировать это поле в левый верхний угол области Заголовка группы, отступив 0,25см слева. Аналогично переместить правое поле вправо на 8см от левой границы области.
В левом поле набрать текст "Группа фамилий, начинающихся на букву" и нажать клавишу Enter. Установить параметры форматирования: курсив, размер 10. Затем выполнить действия: Формат -> Размер -> По размеру данных. Изменить размеры правого поля, перемещая маркер правой границы влево так, чтобы видна была одна буква Ф и немного следующая.
|
|
|
В окне Панель элементов щелкнуть по кнопке «Линия», переместить курсор в область Заголовок группы под набранный текст и провести линию, подчеркнув оба поля;
Просмотреть отчет, выбрав Файл -> Просмотр. Если видны 2 буквы фамилии, то уменьшить поле Фамилия, если где-либо не видно буквы, то поле Фамилия увеличить (как описано предыдущем пункте).
9. Вставить в область Примечание группы бланка отчета текст "Количество в группе ", а затем должно выводиться количество фамилий, относящихся к данной группе. Для этого создать элемент управления. Для этого выполнить щелчок на Панели элементов по кнопке «ав|», а затем в области Примечание группы в месте расположения элемента. Появляется элемент, состоящий из 2-х частей. Переместить правую часть элемента вправо. В левую часть поля (подпись) ввести текст "Количество в группе". В правую часть элемента ввести формулу =Count([Фамилия]). Произвести форматирование.
10.Вставить рисунок в заголовок отчета:
Вставка -> Рисунок -> Из файла. В открывшемся окне выбрать подходящий графический файл, выполнить щелчок по кнопке «ОК».
11.Вставить текст заголовка отчета и рядом дату создания отчета:
На панели элементов выбрать кнопку «ав|», переместить курсор в область Заголовок отчета справа от рисунка. Отодвинуть правое поле ближе к правой границе области. В левое поле ввести текст заголовка. В правом поле с надписью Свободный ввести формулу =Date(). Отформатировать поля.
Вставить номер страницы в области Нижний колонтитул. Аналогично добавить элемент Номер страницы: в левое поле ввести текст "Страница", а в правое =Page. Сохранить отчет.
