Использование электронного архива

Использование электронного архива снижает эксплуатаци­онные расходы на работу с конструкторской и технологической документацией, облегчает автоматизацию управления проектами и принятие решений по основным задачам предприятия. Отпада­ет необходимость переписывания документов на свои бланки нормировщикам, специалистам плановых и других служб. По­вторный ввод данных неизбежно приводит к ошибкам. Элек­тронный архив помогает изготовителю улучшить качество своих изделий, повысить их конкурентоспособность, сократить время и сроки производства.

Применение электронного архива вместо бумажного позво­ляет заводам и проектным организациям по-новому организо­вать документооборот, обеспечить решение широкого спектра вопросов, связанных с созданием, согласованием, хранением эле­ктронных документов, разграничением прав доступа и управлени­ем информационными потоками. Поддержка работы канцелярии позволяет не только работать с документами, но и регистрировать входящие и исходящие документы, назначать регистрационные номера и др.

Для повышения производительности и возможности коллек­тивной работы современные компании стремятся создать еди­ный источник информации об изделии и процессах, обеспечить мгновенную связь между членами коллектива в защищенной от несанкционированного доступа среде в каком бы географичес­ком регионе они ни находились. Единый источник информации сокращает количество ошибок при проектировании из-за не­своевременно внесенных изменений или неверной информации о версиях, повышает эффективность управления на всех этапах жизненного цикла изделия (см. ниже раздел «Управление жиз­ненным циклом изделия»).

Несмотря на то, что большинство конструкторских доку­ментов создается с использованием компьютера, в настоящее время не существует единого формата, с которым бы работали САПР, разработанные различными изготовителями, например, AutoCAD, АДЕМ, «Кредо», SolidWorks, Pro/Engineer и т. д. От­сутствие единого формата данных для большинства САПР — большая проблема. Пользователи вынуждены работать в гетеро­генной среде.

В электронный архив помещают трехмерные модели, черте­жи, основные данные о проектируемом изделии, служебную ин­формацию: дату создания и внесения изменений, фамилии раз­работчиков и авторов, внесенных корректив, атрибуты изделий, номера версий, историю конструирования и другую документа­цию в электронном виде (например, электронные карточки бу­мажных документов). Авторизованные изменения, вносимые в модель изделия и отдельных деталей, отражаются во всех связан­ных с ней приложениях.

В архиве могут также храниться комментарии к чертежам. Их отображение может быть отключено от чертежа или вклю­чено. Каждый пользователь может давать свои комментарии, используя различные цвета и установки. Предусмотрены обмен информацией между штампом чертежа и поисковой карточкой в электронном архиве, печать необходимых документов. Новые документы создаются на основе шаблонов, что позволяет при­держиваться единых стандартов в рамках организации.

Разработаны системы электронного автоматического доку­ментирования проекта с формированием полнофункционально­го архива технологических процессов, включая автоматические расчеты норм, ведение полного комплекта чертежей, изменений технологических процессов, контуров и управляющих программ для станков с ЧПУ. Параллельно с архивом документов может вестись архив изделий, выпускаемых и используемых на пред­приятии, включая информацию о составе и применяемости этих изделий.

Структура электронного архива обычно соответствует органи­зационной структуре предприятия и сложившемуся документо­обороту. Он обеспечивает выполнение следующих функций:

• регистрация, хранение, выдача и учет состояния доку­ментации;

• проверка комплектности документации и наличия пре­дусмотренных на документах подписей;

• создание подлинников, дубликатов и копий документов;

• учет извещений об изменениях в документе;

• движение документации;

• поиск документов и объектов;

• доступ к просмотру и редактированию;

• интеграция с другими приложениями;

• импорт и экспорт информации;

• получение отчетов и спецификаций на изделие.

Объектный подход позволяет строить многоуровневую ие­рархическую модель архива предприятия в виде дерева и созда­вать перекрестные связи. Под объектом подразумевается доку­мент, чертеж, проект с документацией, изделие, пользователь, отдел, структурная единица предприятия и т. д.

Электронный архив может быть построен в архитектуре кли­ент/сервер и состоять из трех основных компонентов: сервера данных, предназначенного для хранения свойств документов, их взаимосвязей и структурного состава; сервера файлов, использу­ющегося для организации защищенного хранилища файлов и клиентского места, для работы пользователя с системой.

Архив предприятия обычно состоит из нескольких отдель­ных архивов, определяемых администратором системы (на­пример, архив отдела главного конструктора (ОГК), архив от­дела главного технолога (ОГТ), рабочий архив сектора и т. д.). Документы группируют по их статусу (утверждено/не утверж­дено), типу (конструкторские/технологические) и другим при­знакам.

В целях упорядочения документов электронный архив пред­приятия может быть разделен на необходимое количество архи­вов различного назначения (конструкторский, технологический, канцелярский и т. д.) и статуса. Статус определяет возможные со­стояния документов в процессе разработки: в разработке, разра­ботан, на проверке, на доработке, на согласовании, утвержден/не утвержден, в архиве и т. д. Возможность удаленного доступа поз­воляет работать над проектом членам группы, которые находятся в отъезде и внешним участникам проекта.

Для каждого архива администратор может определить раз­личные свойства и настройки, влияющие на правила работы с до­кументами из него, такие как:

• права доступа пользователей к документам архива;

• набор дополнительных (пользовательских) параметров, которые будут иметь документы, помещенные в архив. Например, в архиве ОГК может храниться информация о конструктивных признаках деталей, в архиве технологов — маршруты технологических процессов, а в архиве канце­лярии — входящие номера писем и адреса для ответов;

• минимальный набор подписей, которые документ дол­жен иметь для того, чтобы система разрешила поместить его в этот архив;

• правила изменения документов архива - необходимость выпуска извещения об изменении с последующим ут­верждением произведенных изменений и др.

Для минимизации временных затрат на подготовку нового проекта и дальнейшей работы с ним создается шаблон проекта, который включает шаблоны документов, права пользователей и групп пользователей на доступ к информации, маршруты про­хождения документов и т. п.

Документы и изделия можно группировать внутри проекта с помощью папок. Уровень вложенности не ограничен. Для объек­тов одного класса задается набор обязательных атрибутов. Для дочерних классов список атрибутов наследуется. Атрибуты слу­жат для осуществления поиска и определения характеристик объектов. Для большего удобства работы с конструкторской документацией возможны различные режимы отображения элементов изделия: в виде «дерева» сборочных единиц, иерархи­ческого или линейного списка, списка входимости или «как в спецификации».

Иерархическая информационная структура изделия может быть представлена в виде дерева связей, с помощью которого удобно отображать состав изделия. Информация об изделии мо­жет содержаться в документах различных форматов: растровых файлах, в файлах чертежей, конструкторских и технологических спецификациях, маршрутных картах, заказах на приобретение материалов и оснастки, в таблицах и ведомостях, аудио и видео­аннотации. Атрибутивный состав структурированных электрон­ных документов может определяться не только по заголовку, но и по содержимому. Данные, связанные с проектом, должны быть доступны всем пользователям, имеющим необходимые права: конструкторам, технологам, операторам станков и бухгалтерам. Для обмена информацией между приложениями все чаще ис­пользуется язык XML.

Доступ к архиву можно получить из локальной сети пред­приятия или с помощью веб-браузера (Internet Explorer, Netscape Navigator и др.) с любого компьютера, подключенного к Интернету (удаленный клиент). Возможность получить до­ступ к электронному архиву через Интернет позволяет работать с ним в других городах. Улучшается обмен данными как внутри предприятия, так и с партнерами. Вся документация пересыла­ется по электронным каналам, которые связывают различные подразделения. Отпадает необходимость в постоянных переме­щениях большой массы бумажных документов.

Для хранения больших объемов информации и работы с ни­ми большого количества пользователей в отечественных и в зару­бежных системах широко применяются специализированные файл-серверы. В качестве СУБД в российских разработках широ­ко используют MS SQL Server и Interbase, для систем зарубежно­го производства характерно применение Oracle (несколько реже — DB/2 и Sybase).

Внедрение электронных архивов на базе различных продук­тов создает определенные трудности для передачи электронных данных между различными организациями, но повышает опера­тивность принимаемых решений. В настоящее время около 95 % информации западных компаний хранится в электронном виде.