Отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет)

1. Обязательность предоставления отпуска без сохранения заработной платы (за свой счет) соответствующим категориям работников

2. Продолжительность отпуска без сохранения заработной платы

3. Заявление на отпуск без сохранения заработной платы

4. Приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы

5. Составление записки-расчета

6. Оформление карточки по форме N Т-2

7. Учет продолжительности отпуска без сохранения заработной платы при расчете стажа для выплаты пособий и исчислении продолжительности основного ежегодного оплачиваемого отпуска

Согласно ст. 128 ТК РФ по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем.

Следует учитывать, что такой отпуск предоставляется работнику для удовлетворения возникших у него потребностей. Поэтому основанием для предоставления отпуска без сохранения заработной платы является волеизъявление работника и возникшие у него семейные или иные уважительные обстоятельства.

В связи с этим работодатель не может заставить работника уйти в такой отпуск из-за, допустим, отсутствия объема работ или финансовых трудностей в организации. Такие действия будут расценены как незаконные, поскольку в данном случае отсутствуют уважительные причины для предоставления работнику отпуска без сохранения заработной платы, а также отсутствует его личное волеизъявление.

1. Обязательность предоставления отпуска без сохранения заработной платы (за свой счет) соответствующим категориям работников

Частью 2 ст. 128 ТК РФ предусмотрены категории работников, которым работодатель обязан на основании их письменного заявления предоставить отпуск без сохранения заработной платы. Отпуск необходимо предоставить:

- участникам Великой Отечественной войны - до 35 календарных дней в году;

- работающим пенсионерам по старости (по возрасту) - до 14 календарных дней в году;

- родителям и женам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы, - до 14 календарных дней в году;

- работающим инвалидам - до 60 календарных дней в году;

- работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников - до пяти календарных дней;

- инвалидам войны - до 60 календарных дней в году (пп. 17 п. 1 ст. 14 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ "О ветеранах");

- ветеранам боевых действий - до 35 календарных дней в году (ст. 16 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ "О ветеранах");

- лицам, совмещающим работу с учебой (п. 2 ст. 17 Федерального закона от 22.08.1996 N 125-ФЗ "О высшем и послевузовском профессиональном образовании");

- членам избирательной комиссии на выборах и кандидатам (Федеральный закон от 18.05.2005 N 51-ФЗ "О выборах депутатов Государственной Думы Федерального Собрания РФ", Федеральный закон от 10.01.2003 N 19-ФЗ "О выборах Президента РФ", Федеральный закон от 26.11.1996 N 138-ФЗ "Об обеспечении конституционных прав граждан РФ избирать и быть избранными в органы местного самоуправления");

- гражданским служащим (Федеральный закон от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе РФ");

- муниципальным служащим (Федеральный закон от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в РФ");

- военнослужащим, проходившим военную службу в воинских частях, учреждениях, военно-учебных заведениях, не входивших в состав действующей армии, в период с 22 июня 1941 г. по 3 сентября 1945 г. не менее шести месяцев, военнослужащим, награжденным орденами или медалями СССР за службу в указанный период, - до 35 календарных дней в году (п. 9 ст. 17 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ "О ветеранах");

- лицам, работавшим в период ВОВ на объектах противовоздушной обороны, местной противовоздушной обороны, строительстве оборонительных сооружений, военно-морских баз, аэродромов и других военных объектов в пределах тыловых границ действующих фронтов, операционных зон действующих флотов, на прифронтовых участках железных и автомобильных дорог, - до 35 календарных дней в году (пп. 10 п. 1 ст. 19 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ "О ветеранах");

- лицам, награжденным знаком "Жителю блокадного Ленинграда", - до 35 календарных дней в году (пп. 9 п. 1 ст. 18 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ "О ветеранах");

- Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы - до трех недель в год (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 09.01.1997 N 5-ФЗ "О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы");

- Героям СССР и РФ - до трех недель в год (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 N 4301-1 "О статусе Героев Советского Союза, Героев РФ и полных кавалеров ордена Славы").

Также локальными нормативными актами работодателя или отраслевыми соглашениями могут предусматриваться другие категории работников и случаи предоставления отпусков без сохранения заработной платы.

К примеру, Федеральным отраслевым соглашением по угольной промышленности РФ на 2010 - 2012 годы (зарегистрировано Рострудом за N 147/10-12 (письмо от 30.04.2010 N 2100-ТЗ)) устанавливается отпуск без сохранения заработной платы сроком до пяти календарных дней в случаях свадьбы детей работников.

Предоставление отпуска без сохранения заработной платы может быть обусловлено наступлением конкретного события, с которым действующее законодательство связывает предоставление работнику такого отпуска. Так, например, отпуск без сохранения заработной платы должен быть предоставлен работнику в связи с наступлением следующих обстоятельств:

- рождение ребенка - до пяти календарных дней (ст. 128 ТК РФ);

- регистрация брака - до пяти календарных дней (ст. 128 ТК РФ);

- смерть близких родственников - до пяти календарных дней (ст. 128 ТК РФ);

- вступительные испытания в высшие учебные заведения - 15 календарных дней (ч. 2 ст. 17 Федерального закона от 22.08.1996 N 125-ФЗ "О высшем и послевузовском профессиональном образовании");

- выпускные экзамены в подготовительных отделениях при высших учебных заведениях для работников, совмещающих работу с обучением (ч. 2 ст. 17 Федерального закона от 22.08.1996 N 125-ФЗ "О высшем и послевузовском профессиональном образовании");

- сдача зачетов и экзаменов студентами высших учебных заведений очной формы обучения, совмещающими учебу с работой, - 15 календарных дней в учебном году (ч. 2 ст. 17 Федерального закона от 22.08.1996 N 125-ФЗ "О высшем и послевузовском профессиональном образовании");

- подготовка и защита дипломного проекта (работы) со сдачей государственных экзаменов студентами высших учебных заведений очной формы обучения, совмещающими учебу с работой, - четыре месяца (ч. 2 ст. 17 Федерального закона от 22.08.1996 N 125-ФЗ "О высшем и послевузовском профессиональном образовании");

- сдача государственных экзаменов студентами высших учебных заведений очной формы обучения, совмещающими учебу с работой, - один месяц (ч. 2 ст. 17 Федерального закона от 22.08.1996 N 125-ФЗ "О высшем и послевузовском профессиональном образовании");

- проведение выборов в Государственную Думу, Президента РФ - для кандидатов и членов избирательных комиссий - до момента официального объявления результатов выборов.

2. Продолжительность отпуска без сохранения заработной платы

Продолжительность отпусков без сохранения заработной платы определяется ст. 128 ТК РФ и федеральными законами, регламентирующими их предоставление отдельным категориям работников. По соглашению между работником и работодателем, а также локальными нормативными актами работодателя, коллективными договорами может быть определена иная продолжительность отпуска без сохранения заработной платы. В зависимости от обстоятельств работник и работодатель самостоятельно определяют продолжительность такого отпуска. Никаких ограничений относительно минимальной и максимальной продолжительности такого отпуска трудовым законодательством не установлено. Однако следует обратить внимание, что для некоторых категорий работников данные ограничения существуют. Так, гражданским государственным служащим и муниципальным служащим может предоставляться отпуск без сохранения денежного содержания продолжительностью не более одного года (п. 15 ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", п. 6 ст. 21 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в РФ"). Подробнее об этом см. п. 1 настоящего материала.

3. Заявление на отпуск без сохранения заработной платы

Для получения отпуска без сохранения заработной платы работник должен написать заявление и передать его работодателю. В заявлении следует указать причины (основания) предоставления отпуска без сохранения заработной платы и планируемые даты отпуска.

Работодатель может отказать в предоставлении отпуска, если сочтет, что причины не являются уважительными, за исключением случаев, когда такое заявление получено от работников по основаниям, указанным в ст. 128 ТК РФ.

Если же работодатель согласен предоставить отпуск работнику, то руководитель организации должен поставить свою визу на заявлении ("не возражаю", "согласовано" и т.п.) либо сразу же оформить приказ о предоставлении отпуска. Заявление должно быть зарегистрировано работником кадровой службы (ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28).

4. Приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы

Приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы издается по унифицированной форме N Т-6 или N Т-6а (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1). В приказе следует указать номер и дату его составления, табельный номер, ФИО, должность работника, структурное подразделение, в котором он работает, период работы, за который предоставляется отпуск. В разделе "Б" формы N Т-6 необходимо отметить - "отпуск без сохранения заработной платы", а также отразить количество календарных дней отпуска и даты, на которые он приходится. Если дополнительный отпуск оформляется вместе с основным, то также заполняется раздел "А" формы N Т-6. В разделе "В" формы N Т-6 следует указать общее количество дней отпуска и его даты (независимо от того, заполнен ли раздел "А"). Приказ подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом. С приказом работника необходимо ознакомить под роспись. Если работник отказывается ставить свою роспись, следует оформить соответствующий акт.

5. Составление записки-расчета

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) необходима для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска. Поскольку отпуск без сохранения заработной платы не предполагает оплату работнику времени нахождения в отпуске, составлять записку-расчет нет необходимости.

6. Оформление карточки по форме N Т-2

В раздел VIII личной карточки работника, оформляемой по форме N Т-2 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1), вносится запись о том, что отпуск предоставляется работнику без сохранения заработной платы, количество календарных дней, даты начала и окончания, а также основание отпуска (реквизиты приказа о предоставлении отпуска и заявления работника). С внесенной в личную карточку записью знакомить работника не нужно.

7. Учет продолжительности отпуска без сохранения заработной платы при расчете стажа для выплаты пособий и исчислении продолжительности основного ежегодного оплачиваемого отпуска

В стаж работы, который дает право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года (ст. 121 ТК РФ).

Таким образом, если у работника общая продолжительность отпусков без сохранения заработной платы в течение рабочего года составила, например, 16 календарных дней, то при расчете стажа, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, календарные дни начиная с 15-го дня не учитываются.