Тема: Документирование и документооборот

План.

1. Бухгалтерские документы и их назначение.

2. Классификация документов.

3. Формы и реквизиты документов.

4. Порядок составления и обработки документов.

5. Понятие документооборота. Порядок и сроки хранения документов.

- 1 –

Бухгалтерский документ — это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Хозяйственные операции отражаются на бумажных и машиночитаемых носителях информации. Следовательно, документ — это любой носитель информации, с помощью которого хозяйственные операции подвергаются первичной регистрации.

Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершаются. Это обеспечивает:

1. сплошной, непрерывный учет всех объектов бухгалтерского учета;

2. юридическое обоснование бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу;

3. использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организаций;

4. контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности;

5. укрепление законности, поскольку документы служат основным источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.

- 2 -

Для отражения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Существует следующая классификация документов по однородным признакам:

По назначению:

1) распорядительные – предписывающие совершить какое – либо действие либо ряд действий (приказ на выплату премии, платежное поручение на перечисление денежных средств с расчетного счета);

2) исполнительные (оправдательные)- подтверждают факт совершения определенных действий и служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций (авансовый отчет);

3) документы бухгалтерского оформления – составляются работниками бухгалтерии в случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов (бухгалтерская справка);

4) комбинированные – выполняют функции как распорядительного, так и оправдательного документа (расходный кассовый ордер, являющийся, с одной стороны, распоряжением на выдачу денежных средств, а с другой – распиской в их получении).

По порядку составления:

1) первичные – составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения (приходный кассовый ордер, акты на списание основных средств и др.);

2) сводные – оформляются на основе ранее составленных первичных документов (авансовый отчет и др.).

По способу отражения операций:

1) разовые – составляются отдельно по каждой операции (накладная на отпуск материалов);

2) накопительные – отражающие несколько операций за определенный период (лимитно – заборная карта).

По месту составления:

1) внутренние – составляются внутри организации.

2) внешние – полученные от других организаций.

По порядку заполнения:

1) ручные

2) с помощью вычислительной техники.

- 3 –

Форма документа определяется совокупностью показателей (реквизитов) и их расположением в документах. Наименование показателей и их количество в документах зависят в основном от содержания отражаемой хозяйственной операции.

Реквизиты бывают обязательные и дополнительные. Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1. наименование документа;

2. наименование организации, от имени которой составлен документ;

3. содержание хозяйственной операции;

4. измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

5. наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

К дополнительным реквизитам могут относиться: адрес и телефон организации и др.

Документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения операции, или непосредственно по окончании операции.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляют факты хозяйственной жизни, связанные с денежными средствами, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер или уполномоченные ими лица.

- 4 -

В документах должны быть заполнены все реквизиты. Документ должен быть оформлен четко, ясно, без помарок, производить записи в документах простым карандашом не разрешается. Итоговые записи, связанные с передачей ценностей, должны писаться прописью. Свободные строки должны быть прочеркнуты.

В первичные учетные документы можно вносить исправления (кроме кассовых и банковских документов). В тексте и цифровых данных первичных документов подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Ошибки в первичных документах, исправляются следующим образом: зачеркивается неправильная сумма или текст, пишется исправленный текст и (или) сумма. Зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено записью «исправлено», поставлена дата исправления, подтверждено подписью лиц, подписывающих документ. (например, если в документе ошибочно записано число 429 вместо 439, нельзя зачеркнуть только цифру 2 и написать над ней цифру 3. Полностью зачеркивается число 429, записывается 439, пишется «исправлено», ставится дата 29 мая 2009 г. и подписи: Свиридов.)

Федеральным законом «О бухгалтерском учете» определено, что внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В таком случае должен быть составлен новый документ.

Поступившие в бухгалтерию документы подвергаются обработке. Основным этапом обработки бухгалтерских документов в организации является проверка поступивших документов по существу, по форме, арифметически.

Проверка по существу - проверяется законность и целесообразность выполненных операций;

Проверка по форме – выясняется все ли реквизиты заполнены и правильно ли это сделано;

Арифметическая проверка – проверяется правильность арифметических вычислений и подсчетов.

После проверки бухгалтер обрабатывает документы. Обработка документов включает в себя следующие этапы: группировка, таксировка, контировка.

Группировка – подбор однородных документов в пачки, что позволяет делать записи общими итогами и составлять сводные документы.

Таксировка – это денежная оценка материальных ценностей, указанных в документах.

Контировка – это определение изапись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документах.

- 5 -

Движение документа, начиная с момента его составления или поступления в организацию до сдачи в архив, называется документооборотом.

А чтобы документооборот был оптимальным для предприятия, главным бухгалтером разрабатывается и составляется график документооборота, который утверждается руководителем.

В графике документооборота отражаются:

- наименования документов;

- перечень исполнителей;

- сроки поступления документов в бухгалтерию;

- сроки их обработки в бухгалтерии и т.д.

Перед сдачей документов в архив их необходимо соответствующим образом подготовить: однородные первичные документы формируют в дела, содержащие обычно до 250 листов при толщине не более 4 см.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие условия: документы постоянного и временного сроков хранения группируют в дела раздельно; подлинники отделяют от копий, а годовые планы и отчеты — от квартальных и месячных; в дело должно быть включено по одному экземпляру каждого документа.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

Сроки хранения отдельных первичных документов, ведомостей, отчетов и других материалов определены Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 06.10.2000 г.

Так, лицевые счета рабочих и служащих должны храниться 75 лет. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 75 лет. При прекращении деятельности организаций документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат обязательной сдаче в государственные архивы.

Отбор документов, образовавшихся в деятельности общества, для их дальнейшего хранения или уничтожения осуществляется экспертной комиссией, возглавляемой одним из руководителей организации.

Изъятие первичных документов у организации разрешается только органам дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судам и налоговым инспекциям на основе их постановлений в соответствии с действующим законодательством РФ. Изъятие документов оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку руководителю организации или главному бухгалтеру. С разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, главный бухгалтер или другое должностное лицо может снять копии с изъятых документов с указанием основания и даты изъятия.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает комиссию по расследованию причин их пропажи или гибели. Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждается руководителем предприятия.