Как избежать исправлений в проведенных документах

Еще одна трудность, с которой пришлось столкнуться, - это несанкционированное изменение документов задним числом. Иногда по просьбе клиента менеджеры корректировали уже созданные и отраженные в бухучете документы, проставляя в них другого контрагента, иную дату и пр. Это иногда приводило к несовпадению данных в первичных документах и данных бухгалтерской базы. Устранение путаницы отнимало много сил и времени как у бухгалтеров, так и у менеджеров.

Для решения проблемы программисту поручили написать программу по обработке данных, позволяющую закрывать для редактирования все вчерашние документы. Клиентам, желающим внести изменения, мы предлагаем иные пути. Например, сотрудник фирмы-покупателя привез документы с опозданием. Из-за этого клиент оприходовал товар не в том периоде, когда составлена накладная, а в следующем. На просьбу клиента исправить дату накладной и счета-фактуры мы отвечаем отказом. Но обещаем выслать по почте наш фирменный конверт. На нем будет стоять отметка о дате получения, что позволит покупателю провести покупку и вычесть НДС в текущем месяце.

Другой распространенный повод для исправления данных - отсутствие доверенности у представителя компании-контрагента. В такой ситуации поставку оформляют на частное лицо, в результате чего организация-клиент не может принять приобретенные ценности на баланс. Спустя некоторое время покупатель привозит доверенность и настаивает, чтобы мы переоформили отгрузку на юридическое лицо. Мы поступаем иначе: оставляем все как есть, но выдаем товарный чек на организацию. Правда, это не позволяет фирме-покупателю вычесть НДС (ведь счет-фактуру мы не оформляем), зато дает возможность оприходовать материалы.

Об авторе

Ирина Дубовая в 2002 году окончила с красным дипломом Тверской государственный университет по специальности «бухгалтерский учет и аудит», имеет дополнительную специальность референта-переводчика английского языка. Получила аттестат аудитора. С 2001 по 2004 год работала аудитором в АКГ ООО «Золотая подкова». С 2005 года занимает должность главного бухгалтера ООО «Форум Тверь». Является автором ряда статей по проблемным вопросам учета. В ноябре 2006 года Ирина стала победителем конкурса статей рубрики «Личный опыт» газеты «Учет. Налоги. Право».

Журнал "Двойная запись" №2, 2007 г.