Регламентирование работы местной администрации

Основным документом, определяющим организацию деятельности местной администрации, является ее регламент, утверждаемый главой администрации.

Основные вопросы, регулируемые регламентом работы местной администрации, показаны на рис. 5.

Соблюдение регламента позволяет установить четкие границы между уровнями управления и горизонтальные связи между подразделениями. На основе регламента организуются документопотоки, распределяются обязанности, ответственность и права, формируется система единых требований к руководителям.

Рис. 5. Основные вопросы, регулируемые регламентом местной администрации

Наряду с регламентом работы администрации, важную роль в организации ее деятельности играют нормативные документы, регламентирующие деятельность отдельных структурных подразделений и исполнителей. К их числу относятся положения о структурных подразделениях и должностные инструкции работников.

Положения о структурных подразделениях предназначены для нормативно-правовой регламентации деятельности подразделений, распределения их функций, прав и ответственности в системе управления администрацией. Составлению положений предшествует анализ содержания и объема выполняемых работ. Положения для всех структурных подразделений должны составляться по единой методике и на основе современных технических средств.

В соответствии с положениями и профилем своей работы структурные подразделения администрации:

♦ курируют работу подведомственных предприятий, организаций и учреждений;

♦ осуществляют сбор информации, анализ состояния социально-экономической и экологической ситуации в муниципальном образовании;

♦ готовят необходимые справочно-информационные и аналитические материалы;

♦ по поручению главы администрации, его заместителя или по собственной инициативе готовят проекты постановлений;

♦ осуществляют экспертизу проектов постановлений главы администрации по профилю своей деятельности, визируют указанные проекты;

♦ организуют по профилю своей деятельности консультативную поддержку главы администрации, его заместителей, других структурных подразделений, выполняют иные работы и поручения.

Должностные инструкции разрабатываются на основе положений о структурных подразделениях и с учетом технологического и квалификационного разделения труда. Они должны содержать перечень конкретных обязанностей по каждой муниципальной должности в зависимости от функциональных особенностей данной должности. Должностные инструкции призваны содействовать правильному подбору, расстановке и закреплению кадров, повышению их профессиональной квалификации, совершенствованию функционального и технологического разделения труда между руководителями и специалистами. Они должны обеспечить целесообразную специализацию работников, их четкое взаимодействие и достижение намеченных результатов. Должностные инструкции используются также при оценке работы муниципального служащего во время аттестации, при приеме граждан на муниципальную службу.

2.3. Система планирования работы местной администрации

Система планирования работы позволяет согласовывать во времени все стороны деятельности руководства местной администрации и структурных подразделений. В администрациях принято разрабатывать годовые и квартальные (реже месячные) планы работы, а также недельные оперативные планы. Порядок их разработки должен определяться регламентом работы. Предложения по проекту плана вносятся главой администрации, его заместителями, структурными подразделениями и сводятся в единый проект аппаратом администрации. Наличие такого плана позволяет организовать работу наиболее эффективно. Обычно план работы администрации включает:

♦ вопросы, выносимые администрацией на рассмотрение представительного органа муниципального образования;

♦ вопросы, выносимые на рассмотрение коллегии администрации;

♦ вопросы, выносимые на рассмотрение главы администрации;

♦ вопросы, рассматриваемые у заместителей главы администрации;

♦ организационные мероприятия, проводимые администрацией в масштабе муниципального образования.

В планы включаются перечни конкретных мероприятий с указанием ответственных исполнителей, сроков исполнения и форм контроля. Ход реализации планов рассматривается еженедельно на аппаратных совещаниях, проводимых главой администрации или его заместителем. Особое внимание уделяется анализу причин, которые не позволили достичь планируемых результатов, по мере необходимости в принятые ранее планы вносятся коррективы.

Общий контроль выполнения всех мероприятий, предусмотренных планом работы администрации, возлагается на руководителя аппарата администрации.