2015-07-04
559
Служебные документы оформляются на бумаге стандартных форматов (см. табл. 3.2).
| Таблица 3.2. Основные форматы документов | |||
| Обозначение | Размеры, мм | Обозначение | Размеры, мм |
| А0 | 841х1189 | А6 | 105х148 |
| А1 | 594х841 | А7 | 74х105 |
| А2 | 420х594 | А8 | 52х74 |
| А3 | 297х420 | А9 | 37х52 |
| А4 | 210х297 | А10 | 26х37 |
| А5 | 148х210 | А11 | 18х26 |
Чаще всего используются форматы А4 и А5. Документы, содержащие большие таблицы и схемы, могут оформляться на бумаге формата A3. Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля. Согласно ГОСТу верхнее и нижнее поля составляют 20 мм, левое 20 мм и правое 10 мм. На практике левое поле иногда устанавливают размером 35 мм для удобства переплета.
Большая часть документов оформляется на бланках организации. Бланк - это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации.
Информацию в документе несут не только текстовые фрагменты, но и все элементы оформления текста, так называемые реквизиты. Для каждого вида документов существует свой набор реквизитов, предусмотренный ГОСТом. Реквизит (от лат. Requisitum - необходимое) - это обязательный информационный элемент документа, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе.
Схема расположения реквизитов на документе представлена на рис. 3.16., а пример бланка с реквизитами - на рис. 3.17. Отметим, что дата документа, равно как и регистрационный номер (реквизиты 11 и 12), обычно проставляется при регистрации документа, на бумажном носителе. А в электронном документе под них оставляется место.
Рис. 3.16. Схема расположения реквизитов
Рис. 3.17. Пример использования реквизитов в письме
Описание реквизитов, показанных на рис. 3.16, дано в табл. 3.3.
| Таблица 3.3. Описание реквизитов | |
| Государственный герб Российской Федерации | |
| Герб субъекта Российской Федерации | |
| Эмблема4) организации или товарный знак (знак обслуживания) | |
| Код организации | |
| Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица | |
| Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) | |
| Код формы документа | |
| Наименование организации | |
| Справочные данные об организации | |
| Наименование вида документа | |
| Дата | |
| Регистрационный номер документа | |
| Ссылка на регистрационный номер и дату документа | |
| Место составления или издания документа | |
| Адресат | |
| Гриф5) утверждения документа | |
| Резолюция | |
| Заголовок к тексту | |
| Отметка о контроле | |
| Текст документа | |
| Отметка о наличии приложения | |
| Подпись | |
| Гриф согласования документа | |
| Визы согласования документа | |
| Оттиск печати | |
| Отметка о заверении копии | |
| Отметка об исполнителе | |
| Отметка об исполнении документа и направлении его в дело | |
| Отметка о поступлении документа в организацию | |
| Идентификатор электронной копии документа |
Каждый документ имеет заголовочную часть (содержит реквизиты, расположенные до текста), основную (текст по сути документа) и оформляющую (реквизиты, расположенные после текста) (см. рис. 3.16).
В зависимости от типа и назначения, документ может содержать разный набор реквизитов. Однако есть группа обязательных реквизитов, необходимых для обеспечения юридической силы документа. Стандартная форма документов, как армейская форма, упрощает организацию учета и контроля (рис. 3.18).
Рис. 3.18. Унифицированная форма, имеющая стандартные элементы, необходима для организации учета и контроля
