Програма перебування в країні високої офіційної особи, основні правила та особливості її складання

Під час підготовки проекту програми візиту в обов'язковому порядку враховуються попередні побажання високого гостя, виходячи, звичайно, з ділових інтересів обох сторін. У процесі подальшої роботи над проектом програми в нього вно­сяться необхідні взаємоприйнятні зміни й доповнення. Після остаточного доопрацювання програми візиту готуються необхідні довідкові матеріа­ли: затверджена програма візиту, схеми зустрічі й проводів делегації, схеми кортежів, розсадки учасників переговорів й офіційних протоколь­них заходів, плани розміщення гостей з адресами, телефонами й номе­рами закріплених автомобілів. Одночасно готуються пропозиції щодо пам'ятних подарунків, сувенірів.

Приймаюча сторона розробляє два варіанти програми: загальну, при­значену для гостей, і детальну, що включає технічні деталі, необхідні для приймаючої сторони. Детальна програма віддзеркалює всі організаційні заходи, пов'язані з прийомом іноземної делегації. Кожен пункт детальної програми вимагає обов'язкового зазначення виконавців, відповідальних за проведення конкретних заходів під час візиту. У програмі візиту похвилинно розписані заходи, вказується персональний склад всіх учасників заходів, їхньої розсадки в автотранспорті, забезпечення перекладу тощо.

Загальна програма має вигляд брошури українською мовою і мовою країни гостя. Програма офіційного візиту містить наступні основні елементи: склад учасників візиту з обох сторін (офіційних делегацій, супро­воджуючих осіб, служби безпеки, представників ЗМІ); офіційна церемо­нія зустрічі (проводів); ділова частина програми (проведення перегово­рів зустрічей та бесід, підписання документів); покладення вінка до мо­гили Невідомого солдата; протокольний захід (обід або сніданок) на честь особи, яка очолює іноземну делегацію (на честь делегації); куль­турна програма; поїздка по країні; відвідання театру (на прохання глави іноземної делегації); приватний час. Додатки до програми містять схеми розміщення делегацій в резиденції та готелях, розсадок в автотранспор­ті, кортежів, номери корисних телефонів.

У разі прибуття високого гостя з дружиною для неї готується окрема програма. Дружина високого гостя бере участь в офіційних заходах -церемонії офіційної зустрічі (проводів), офіційному обіді. Програма дру­жини високого гостя включає відвідування виставок, бібліотек, музеїв, соціальних і медичних закладів, проведення прес-конференцій. Складо­вими програми дружини високого гостя є також культурні заходи (озна­йомлення з історичними, культурними центрами країни перебування) і приватний час, призначений для відпочинку. По дипломатичних каналах протокольні служби уточнюють коло інтересів дружини високого гостя, щоб врахувати це при складанні програми.

Програма візиту в Україну глави іноземної держави, голів парламен­ту, уряду, міністра закордонних справ затверджується відповідно Прези­дентом України, Головою Верховної Ради України, Прем'єр-міністром України, Міністром закордонних справ України.

У разі прибуття (від'їзду) іноземної делегації в Україну у вихідні, свят­кові дні або в нічний час допускається зниження протокольного рівня представництва офіційних осіб з української сторони, які беруть участь у зустрічі (проводах) глави іноземної делегації в аеропорту (на вокзалі).

У ході візиту дії протокольної служби зводяться до:• організації церемонії зустрічі, проводів;• протокольного забезпечення переговорів, підписання двосторонніх документів;• організації офіційного обіду (сніданку) на честь іноземного гостя;• організації заходів культурної програми;• супровіду високого гостя у його поїздці по країні (в наш час це одне з міст України) після завершення офіційної програми; надання експертної допомоги місцевим органам влади щодо організації прийо­му високого гостя.

Робота по прийому закордонних делегацій на високому та вищому рі­внях накладає виключну відповідальність на кожного службовця, який бере участь у їх підготовці та проведенні. У дипломатичному протоколі Дрібниць немає. При підготовці візитів іноземних делегацій на вищому рівні виключно важливе значення має організаційна складова, детальна схема розподілу обов'язків, яка передбачає всі аспекти практичної реалі­зації підготовленої програми та персональну розстановку сил співробіт­ників протокольної служби.

Схема підготовки візитів високих гостей повинна включати детально прописані елементи всіх заходів програми: підготовка проекту розпоря­дження відповідної установи щодо візиту та проекту програми; складан­ня списку учасників; забезпечення перекладу; своєчасна перевірка й замовлення необхідних атрибутів -державних прапорів країни гостя, нот гімну, стрічок до вінків; складання схем зустрічі, проводів, церемонії по­кладання вінка; транспортне забезпечення; підготовка пропозицій щодо подарунків і сувенірів, необхідної протокольної техніки. Готуються схеми проведення протокольних заходів, які передбачають такі елементи, як персональне оповіщення учасників зі зазначенням місця й часу, уточ­нення списків і розсилка запрошень, складання схем розсадки, підготов­ка необхідної протокольної техніки тощо.