Условия и правила работы исполнителя с документами

Инструкцией по делопроизводству устанавливаются правила работы исполнителей с документами.

Инструкцией по делопроизводству должно быть установлено, что:

- организация работы с документами в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти осуществляется на основании указаний по исполнению документов (резолюций) руководителя федерального органа исполнительной власти, его заместителей, руководителя структурного подразделения, иных должностных лиц;

- подразделение - исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно;

- документы, поступившие в структурное подразделение с резолюцией руководства федерального органа исполнительной власти, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем подразделения.

Специалисты структурных подразделений федерального органа исполнительной власти в процессе исполнения документа осуществляют:

- сбор и обработку необходимой информации;

- подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в федеральном органе исполнительной власти;

- согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

- подготовку сводки отзывов (с комментарием "Принято", "Отклонено" с указанием причин, "Принято частично" с соответствующим пояснением);

- доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

- в необходимых случаях - подготовку списка (указателя) рассылки документа);

- представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

- определение места хранения документа (копии документа)

- проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

Инструкцией по делопроизводству должен быть предусмотрен порядок групповой работы над документом в случаях, если исполнение документа поручено нескольким лицам, в том числе:

- функция ответственного исполнителя и функции соисполнителей в

подготовке проекта документа;

- право ответственного исполнителя созывать соисполнителей для выработки совместного решения;

- порядок и сроки представления проектов ответственному исполнителю.

Инструкцией по делопроизводству должен быть предусмотрен порядок передачи документов в случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) другому исполнителю, а также порядок передачи документов в случае увольнения работника или перехода на другой участок работы по акту приема-передачи руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному сотруднику.

Пример. Условия и правила работы исполнителя с документами четко показаны в Инструкции по делопроизводству в аппарате управления ОАО «Российские железные дороги». Предлагаем рассмотреть извлечение из данной инструкции.