Первичные комплексы текстовых документов и их виды

Важной функцией службы ДОУ является систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации — это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела.

Национальный стандарт ГОСТ Р 51141—98 определяет дело как совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». На каждой обложке помещается этикетка-заголовок «Приказы ректора университета за 2006 г.», «Переписка с организациями о поставке комплектующих» и т. п. Систематизированный перечень наименований дел, заводимых организации, с указанием сроков их хранения, составляет номенклатуру дел.

Наличие номенклатуры дел в каждой организации обязательно. Она используется как схема распределения и группировки непол­ных документов в дела, в качестве указателя индексации документов и дел, а также как схема построения справочной картоте­ка исполненные документы. Номенклатура дел является основным документом в делопроизводстве и архиве организации для временного хранения (до 10 лет).

ведение дел вне номенклатуры не допускается. В номенклатуру включаются всевозможные платные издания и другие материалы, не отражающие вопросы основной деятельности организации.

Различают сводную номенклатуру дел организации и номенкла­туру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит из номенклатуры дел структурных подразделений.

В целях унификации группировки документов для организаций определенной категории существуют примерные и типовые номен­клатуры дел. Примерные и типовые номенклатуры дел являются методическими пособиями и служат основой для составления ин­дивидуальных (конкретных) номенклатур.

Индивидуальная номенклатура дел отражает документы конк­ретной организации или отдельного структурного подразделения.

В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура. Ее подготавливает секретарь-референт. Сводную номенклатуру большой организации составляет работник службы ДОУ (документовед, делопроизводитель) под непос­редственным руководством руководителя службы. Работа по подго­товке номенклатур дел структурных подразделений координируется службой ДОУ. Номенклатура дел структурного подразделения со­ставляется секретарем или лицом, ответственным за документа­цию, согласовывается с ведущими специалистами подразделения и службой ДОУ организации, подписывается руководителем под­разделения.