Руководитель отдела Личная подпись И.А. Чернышева

Служебная записка также как и докладная записка относится к формам внутренней переписки. Направляют ее из структурных подразделений или от должностных лиц любому адресату внутри организации.

Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. Служебную записку подписывает руководитель подразделения, реже ее составитель.

Текст служебной записки состоит из двух частей. В первой излагают факты, послужившие причиной для ее написания. Во второй излагают просьбы, делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу.

Формуляр-образец служебной записки состоит из тех же реквизитов, что и формуляр-образец докладной записки. Изменится лишь наименование вида документа.

Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Объяснительные записки личного характера работники пишут от руки. Объяснительная записка должностного лица, поясняющая невыполнение поручения, оформляется, как официальный документ (по образцу докладной записки).

Еще одна разновидность – пояснительная записка, содержащая разъяснения отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета, проекта и т.д.).

Пояснительная записка, как приложение к основному документу оформляются на общих бланках. Подписывает такую записку руководитель.

Формуляр-образец объяснительной (пояснительной) записки в зависимости от назначения состоит из реквизитов: 08, 10, 11, 12, 14, 15, 18, 20, 21.

Заявление – документ, предназначенный должностному лицу и содержащий просьбу работника. Работниками организации заявления, как правило, составляются по кадровым вопросам: о принятии на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и т.д.

Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю. Заявление оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются: адресат (кому адресовано), адресант (от кого написано); адресные данные адресанта (где проживает, номер телефона, паспортные данные по требованию); вид документа; текст; подпись; дата.

Заявление оформляется либо от руки в произвольной форме, либо на трафаретном бланке.

Текст заявления начинается с изложения непосредственного существа вопроса («Прошу перевести», «Прошу предоставить»), затем излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники и копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.). Заявление подписывается автором.

Например:

Директору КБ НИИ

И. Ф. Федорову

Андреева Виктора Петровича,

проживающего по адресу:

ул. Ленина, д.15, кв. 25,

г. Омск, 644050

Заявление

Прошу принять меня на должность старшего научного сотрудника лаборатории пусковых механизмов с 25.09.2006

Личная подпись В. П. Андреев

20.09.2006

Служебное (деловое) письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте.

Существуют письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос. Они требуют ответа. Письма, содержащие извещение, информацию, рекламу, отказ, напоминание, ответа не требуют.

Письма могут быть адресованы в организацию, ее структурное подразделение, конкретному должностному лицу, руководителю организации. Способы оформления реквизита «Адресат» описаны в главе «Нормативные требования к составу основных реквизитов и их оформлению».

Для удобства восприятия элементы реквизита «Адресат» лучше отделять друг от друга 1,5 – 2,0 интервалами.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной или двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса и его краткая история. Если поводом для составления письма послужил документ, дается ссылка на него.

В основной части излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения.

В заключительной части формируется основная цель письма.

Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным, лишенным эмоциональности и описательной красочности.

Факты и события излагаются полно, объективно и ясно. Неточности, допущенные при оформлении письма, могут лишить его юридической силы и отрицательно сказаться на имидже его автора.

В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих чтение. Следует избегать ненужных сокращений. Употребление терминов должно быть обосновано необходимостью. Для правильного использования терминов следует обращаться к терминологическим словарям.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа («просим…», «направляем…»), от первого лица единственного числа – «Прошу Вас…». А также может излагаться от третьего лица единственного числа – «Организация сообщает…».

По современным традициям письмо часто начинают с именного обращения:

«Уважаемый Николай Петрович!», «Господин Петров!», «Уважаемый господин Петров!», «Уважаемые господа!», «Уважаемые коллеги!». Обращение «Глубокоуважаемый» применяется крайне редко, только по отношению к людям весьма преклонного возраста, снискавших всеобщий почет и уважение за свои заслуги.

Если письмо начинается с формулы вежливого обращения, то и завершаться оно должно фразой «С уважением, генеральный директор…». В письмах, в которых предполагается совместная деятельность, могут употребляться фразы типа: «Надеемся на дальнейшее сотрудничество!», «Будем рады видеть Вас в числе участников ярмарки!».

Письмо, оформленное на бланке письма формата А4 должно иметь заголовок к тексту, построенные по схеме «О чем», например:

«О нарушении договорных обязательств»

«Об оказании научно-технической помощи»

Если письмо не превышает десяти строк, то его оформляют на бланке А5.

Письмо оформляют в двух экземплярах, факс – в одном. Первый экземпляр, оформленный на бланке предприятия, отправляют адресату, второй подшивают в дело.

Если к письму прилагаются дополнительные материалы, то после текста через 2 интервала делается отметка о приложении.

Письма визируются руководителем подразделения, подготовившим письмо, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителями руководителя организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организации на хранение.

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями. Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.

Для оформления писем допускается применение бланков, как с продольным расположением реквизитов, так и с угловым расположением реквизитов.

Датой письма является дата его подписания.

Например:

ФИРМА «ЭКОНИКА» Рязанский пр-т, 99, корп. 1, Москва, 109542, т. 371-39-22, факс (095) 377-82-27 ОГРН 567954; ОКПО 5468 ИНН/КПП 243565780/555678 25.11.2005 № 154/13 На № __________от ____________

Директору павильона Всероссийского выставочного центра В.С. Турову Ул. Радищева, 123, г. Калуга, 234006

┌ ┐

О представлении выставочной площади

Уважаемый господин Туров!

Просим Вас предоставить в аренду нашей фирме 300-400 кв. м. выставочной площади для проведения с 13 ноября по 31 декабря 2006 г. Всероссийской рождественской ярмарки обуви.

Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты: ……

С уважением,

Исполнительный директор Личная подпись А.А. Кочеров

После подписи на границе нижнего поля помещают реквизит «Отметка об исполнителе», который содержит инициалы, фамилию и номер телефона человека, владеющего ситуацией и способного ответить адресату на возникшие вопросы или дать уточнения.

В. А. Порошина

26 58 10